جديدترين مقالات مرتبط با مدیریت فناوری اطلاعات IT
ارسال شده توسط احمد محمدی | 19 10, 2013 | بازدید‌ها (1373)
چارچوب ارزيابي آمادگي استقرار سيستم‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان

سيستم‌های برنامه‌ريزی منابع سازمانی را مي‌توان به عنوان نرم‌افزار يکپارچه‌اي تعريف نمود که داراي اجزا و يا ماژول‌هاي مختلفي در حوزه‌‌هاي عملياتي سازمان‌ها مانند برنامه‌ريزي، توليد، فروش، با زاريابي، توزيع، حسابداري، مديريت منابع انساني، مديريت پروژه، مديريت موجودي، مديريت خدمات و نگهداري و تعميرات، مديريت حمل و نقل و تجارت الکترونيکي هستند. معماري و ساختار سيستم‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان به گونه‌اي است که يکپارچگي و جامعيت اطلاعات سطح سازمان را فراهم نموده و جريان روان اطلاعات بين بخش‌هاي مختلف سازمان را فراهم مي‌آورد.

رقابتي‌شدن محيط كسب و كار، ضرورت ايجاد يكپارچگي درون سازماني و بين‌سازماني در محيط زنجيره تامين و تحول گسترده در حوزه فناوري‌ سيستم‌هاي اطلاعاتي، عوامل اصلي شكل‌گيري سيستم‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان بوده‌اند.  اين سيستم‌ها با ايجاد يكپارچگي مديريتي و عملياتي درون‌سازماني و بين‌سازماني و تسهيل و تسريع فرآيندهاي كسب و كار، كارايي و اثربخشي عملياتي سازمان‌ها را افزايش داده و آنها را براي حضور در بازار رقابتي آماده ‌مي‌نمايد. سيستم‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان در واقع نقطه اوج و تكامل سيستم‌هاي اطلاعاتي در عصر حاضر هستند. قابليت‌هاي اين سيستم‌ها باعث شده كه علاوه بر بخش‌هاي تجاري، سازمان‌هاي دولتي و غيرانتفاعي نيز جهت استفاده از آنها اقدام نموده و زمينه بهبود خدمات مشتريان را فراهم نمايند. مشكل بزرگي كه سازمان‌هاي دولتي و خصوصي كشور ما را درگير نموده و از چالاكي و چابكي آنها كاسته است، عدم وجود ارتباطات سريع و گسستگي در نظام‌ها و واحدهاي مختلف اين سازمان‌ها است. حال اگر يكپارچگي عمودي و افقي در اين سازمان‌ها شكل گرفته و ارتباطات درو‌ن‌سازماني و بين‌سازماني برقرار گردد، بسياري از مشكلات نظام اداري و حكومتي كشور كاسته شده و بخش خصوصي نيز مي‌تواند به خوبي به رقابت با رقباي داخلي و خارجي بپردازد.

يكي از مراحل اوليه براي استقرار سيستم‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان، ارزيابي آمادگي سازمان براي پذيرش و بهره‌برداري مناسب از اين سيستم‌ها است. طي اين مراحل، آمادگي سازماني از ابعاد ساختاري، مديريتي، انساني، فني، زيرساختاري و فرهنگي بررسي شده و مشكلات و مخاطرات احتمالي در جريان استقرار و پياده‌سازي سيستم شناسايي مي‌شود، تا با چاره‌انديشي براي رفع اين مشكلات، زمينه استقرار سيستم فراهم گردد. تاكنون در سطح بين‌المللي مطالعات و تحقيق‌هاي مختلفي براي ارائه چارچوب‌هاي ارزيابي آمادگي استقرار سيستم‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان صورت گرفته است. ارائه اين چارچوب‌ها با هدف شناسايي مشكلات و چالش‌هاي احتمالي در جريان استقرار سيستم و بهره‌گيري از تجربيات موفق ساير موارد پياده‌سازي براي رفع مشكلات صورت گرفته است.

 

ارزيابي آمادگي سازمان براي پذيرش سيستم برنامه‌ريزي منابع سازمان

ارزيابي آمادگي سازمان روشي است كه با بهره‌گيري از آن، ابعاد مختلف سازمان بررسي شده و آمادگي هر يك از اجزاي سازمان براي پذيرش سيستم برنامه‌ريزي منابع سازمان سنجيده مي‌گردد. از آنجا كه پروژه پياده‌سازي سيستم برنامه‌ريزي منابع سازمان يك پروژه بزرگ و كليدي در سازمان‌ها به شمار مي‌رود، بهره‌گيري از اين ابزار براي سنجش آمادگي سازمان جهت پياده‌سازي سيستم برنامه‌ريزي منابع سازمان ضروري است. در اين روش از ابعاد مديريتي و سازماني، نيروي انساني، ساختاري، فرآيندي، فني، زيرساختاري و فرهنگي آمادگي سازمان براي پذيرش سيستم‌ برنامه‌ريزي منابع سازمان تعيين مي‌گردد. با بهره‌گيري از خروجي‌هاي اين ابزار مي‌توان كاستي‌هاي موجود در زمينه پذيرش سيستم را شناسايي نموده و براي رفع آنها برنامه‌ريزي و اقدام نمود.

سيستم برنامه‌ريزي منابع سازمان يك اَبَرسيستم در حوزه سيستم‌هاي اطلاعاتي مي‌باشد كه پياده‌سازي آن مستلزم صرف هزينه‌ و زمان قابل توجهي است و بر ابعاد مختلف سازمان، تاثيراتي را بر جاي مي‌گذارد. تاثيرات اين سيستم بر سازمان‌ها به حدي بوده است كه زمينه رشد و ترقي برخي از سازمان‌ها در عرصه كسب و كار را فراهم نموده و براي برخي از سازمان‌ها نيز ورشكستي و پايان كسب و كار را به همراه داشته است. از اين رو انجام مطالعات ارزيابي آمادگي، قبل از پياده‌سازي سيستم بسيار حائز اهميت بوده و به عنوان يك عامل كليدي موفقيت براي پياده‌سازي سيستم مطرح مي‌باشد. در اين راستا ضروري است كه سازمان‌ها نيز قبل از هر اقدام براي پياده‌سازي سيستم برنامه‌ريزي منابع سازمان به ارزيابي و امكان‌سنجي پياده‌سازي اين سيستم بپردازند تا پياده‌سازي سيستم براساس واقعيت‌هاي موجود و منطبق بر مقدورات و محدوديت‌هاي سازمان صورت گيرد.

طي انجام مطالعات ارزيابي آمادگي، پيش‌نيازهاي لازم براي اجراي موفق پروژه تعيين شده و آمادگي سازمان براي پياده‌سازي سيستم سنجيده مي‌شود. آمادگي سازمان از ابعاد مديريتي و سازماني، فني، نيروي انساني و زيرساختاري قابل بررسي و سنجش است. در صورتيكه سازمان از جهاتي آمادگي لازم را براي پذيرش سيستم نداشته باشد، بايد راهكارهايي براي ايجاد آمادگي در حوزه‌هاي مذكور تعيين و تبيين گردد. مطالعات ارزيابي آمادگي پروژه با گردآوري اطلاعات اوليه، ايجاد چارچوب تحقيق، گردآوري مفصل اطلاعات مورد نياز و تحليل اطلاعات با استفاده از ابزارهاي مديريتي استاندارد صورت مي‌گيرد. خروجي اين مطالعات و تحليل‌ها بيان وضعيت آمادگي سازمان براي پذيرش سيستم برنامه‌ريزي منابع سازمان است. همچنين چالش‌ها، مشكلات و عوامل كليدي موفقيت پياده‌سازي سيستم نيز در اين مرحله تعيين مي‌گردد. در ضمن راهكارهايي براي ارتقاي وضعيت سازمان براي پذيرش سيستم نيز ارائه مي‌گردد.

يكي از خروجي‌هاي مهم اين مطالعات تعيين گزينه و راهبرد مناسب براي پياده‌سازي سيستم است. در اين مطالعات براساس وضعيت آمادگي اجزاي مختلف سازمان براي پذيرش سيستم، نقطه شروع  پروژه تعيين مي‌گردد. ماژول آغازين سيستم، ماژولي است كه بيشترين مقدار آمادگي را داشته باشد. مدون و مناسب بودن فرآيندها، آمادگي كاركنان واحد مذكور، حداقل بودن چالش‌ها و مشكلات در واحد مذكور براي پياده‌سازي سيستم و اولويت‌هاي سازماني و مديريتي از جمله عوامل تعيين‌كننده ماژول و يا ماژول‌هاي آغازين براي پياده‌سازي مي‌باشند.

يكي ديگر از خروجي‌هاي مهم مطالعات ارزيابي آمادگي سازمان، مجموعه‌اي از طرح‌هاي آماده‌سازي است. اين طرح‌ها براي آماده‌سازي اجزاي مختلف سازمان براي پذيرش سيستم ارائه مي‌گردند و قبل از پياده‌سازي سيستم اجراي طرح‌هاي مذكور آغاز مي‌گردند. طرح‌هايي براي آماده‌سازي افراد، داده‌ها و زيرساختار فني از جمله مهمترين طرح‌هاي آماده‌سازي مي‌باشند.

 

در اغلب سازمان‌ها افراد آمادگي لازم را براي پذيرش سيستم برنامه‌ريزي منابع سازمان ندارند. در اين موارد براي آماده‌سازي آنها طرح‌هاي آماده‌سازي كه شامل آموزش، مشاركت، فرهنگ‌سازي و مديريت تغيير مي‌باشد، تعريف شده و قبل از استقرار سيستم و در جريان پياده‌سازي اجرا مي‌گردد تا افراد آمادگي لازم براي استقرار سيستم را كسب نمايند.

 

داده‌ها خصوصاً اقلام پايه نيز از مواردي هستند كه به صورت ساختارمند در دسترس نبوده و سازمان‌ها اغلب پس از استقرار سيستم، در ورود داده‌هاي مناسب به سيستم با مشكلاتي روبرو هستند. از اين رو قبل از استقرار سيستم شناسايي داده‌ها و اقلام پايه و آماده‌سازي آنها براي ورود به سيستم ضروري است زيرا بدون در اختيار داشتن اين داده‌ها سيستم نيز نمي‌تواند فعاليت خود را آغاز نمايد.

زيرساختار فني نيز از ديگر مشكلات موجود در جريان استقرار سيستم است. راه‌اندازي و تجهيز شبكه ارتباطي، مراكز داده، تجهيز سخت‌افزاري كاربران و ارتقاء مباحثي همچون قابليت شبكه و امنيت از جمله اقدامات پيش‌نيازي براي استقرار سيستم هستند. طرح آماده‌سازي فني نيز از جمله طرح‌هايي است كه به عنوان خروجي‌هاي ارزيابي آمادگي سازمان به شمار مي‌رود.

 چارچوب ارزيابي آمادگي سازماني براي استقرار سيستم ERP

چارچوب ارزيابي آمادگي سازماني براي استقرار سيستم براساس مدل مكينزي ارائه شده است. در اين مدل ابعاد مختلف سازماني به ابعاد نرم و ابعاد سخت تعريف شده و در اين قالب هفت بعد اصلي در سازمان شناسايي و مدل شده است. چارچوب ارزيابي آمادگي سازماني براي پذيرش سيستم نيز براساس اين مدل تعريف شده است. در اين چارچوب، آمادگي ابعاد مختلف سازمان براي پذيرش سيستم برنامه‌ريزي منابع سازمان مورد ارزيابي و سنجش قرار مي‌گيرد. تاكيد عمده مدل مكينزي بر ابعاد انساني و اجتماعي سازمان‌ها است. در پياده‌سازي سيستم برنامه‌ريزي منابع سازمان نيز عمده مقاومت‌ها و مشكلات از سوي نيروي انساني و كاركنان سازمان مي‌باشد. از اين رو اين چارچوب مي‌تواند به خوبي توانايي و آمادگي ابعاد مختلف سازمان را براي پذيرش سيستم ارزيابي نمايد. براي ارزيابي آمادگي هريك از ابعاد هفتگانه، مجموعه‌اي از پرسش‌ها در قالب چك‌ليست‌ها، پرسش‌هاي چندگزينه‌‌اي و پرسشنامه‌هاي باز ارائه شده است تا بتوان با استفاده از سوالات استاندارد وضعيت آمادگي سازمان در هريك از ابعاد مذكور را مورد سنجش و ارزيابي قرار داد.

استراتژي: در سنجش اين بعد چشم‌انداز و اهداف پياده‌سازي سيستم و تقابل آن با اهداف و استراتژي‌هاي سازمان مورد بررسي قرار مي‌گيرند. نكته كليدي در ارزيابي اين بعد اين است كه آيا مديريت و ذينفعان سازمان درك روشني نسبت به سيستم، كاركرد و قابليت‌هاي آن دارند و چشم‌انداز بكارگيري سيستم در سازمان‌ها را ترسيم نموده‌اند؟ در ارزيابي اين بعد سوالاتي بدين صورت مطرح مي‌گردد: آيا اهداف و استراتژي‌هاي سازمان مشخص و مدون شده است؟ آيا پياده‌سازي سيستم در راستاي استراتژي‌هاي شركت است؟ آيا اهداف سازمان در خصوص پياده‌سازي سيستم مشخص و واضح است؟ آيا ذينفعان سازمان درك روشني نسبت به پياده‌سازي سيستم دارند؟

كاركنان: اين بعد به ارزيابي وضعيت نيروي انساني در سازمان خصوصاً از ديدگاه كاربران سيستم مي‌پردازد. در ارزيابي اين بعد چالش‌ها و مشكلاتي كه احتمالاً در مراحل پياده‌سازي سيستم سازمان در حوزه نيروي انساني با آن روبرو است، شناسايي شده و وضعيت نيروي انساني در سازمان پس از استقرار سيستم پيش‌بيني مي‌شود. برخي از سوالاتي كه در اين مرحله مطرح مي‌شوند، عبارتند از: چه تعداد كاربر براي كار با سيستم پيش‌بيني مي‌شود؟ آيا نيروي انساني كافي براي پياده‌سازي سيستم درون سازمان وجود دارد؟ آيا پس از استقرار سيستم با نيروي كار اضافي روبرو خواهيم بود؟

سبك مديريتي: در اين مرحله رفتار و سبك مديريتي سازمان ارزيابي شده و تطابق آن با نيازمندي‌هاي استقرار سيستم برنامه‌ريزي منابع سازمان بررسي مي‌شود. براي استقرار سيستم مديريت بايد انعطاف‌پذيري لازم را از خود نشان داده، تعهد و پشتيباني خود به سيستم را اثبات نموده و بتواند مشكلات و چالش‌هاي پيش آمده را مديريت نمايد از اين رو در اين مرحله سوالاتي به اين صورت مطرح مي‌شود: آيا مديران سازمان تاكنون هيچ فرآيند مديريت تغييري را تجربه نموده‌اند؟ سبك مديريتي سازمان تا چه اندازه انعطاف‌پذيري لازم براي تطابق با سيستم را دارا مي‌باشد؟

ساختار: سيستم برنامه‌ريزي منابع سازمان از آنجا كه با نگاه فرآيندي ايجاد شده است با برخي از ساختارهاي سنتي موجود در سازمان‌ها چندان مطابق نيست از اين رو تغييرات ساختاري يكي از ضرورت‌هاي اساسي براي استقرار موفق اين سيستم‌ها است. در اين مرحله انعطاف‌پذيري و تطابق ساختار موجود با نيازمندي‌ها و الزامات سيستم ارزيابي مي‌شود. در اين ارزيابي سوالاتي بدين شرح مطرح مي‌شوند: آيا ساختار سازمان انعطاف‌پذيري لازم براي تطابق با سيستم را دارد؟ آيا امكان تغيير ساختار براساس نيازمندي‌هاي سيستم وجود دارد؟

سيستم: سيستم مجموعه‌اي از اجزاي فرآيندي، رويه‌اي و فني است كه امور را در سازمان تسهيل مي‌نمايند. بنابراين ارزيابي سيستم‌هاي موجود در سازمان از جمله موارد اساسي ارزيابي در پياده‌سازي و استقرار سيستم است. در ارزيابي وضعيت سيستم‌ها، وضعيت ساختارمندي فرآيندها و رويه‌ها، ساختار و موقعيت داده‌هاي سازمان، وضعيت برنامه‌هاي كاربردي و نرم‌افزارها، زيرساختار فني و ارتباطي مورد بررسي قرار مي‌گيرد. از اين رو سوالاتي بدين شرح مطرح مي‌شود: آيا فرآيندهاي سازمان مدون، مستند و ساختاريافته هستند؟ آيا زيرساختار و فناوري موجود در سازمان توانايي برآوردن نيازهاي سيستم برنامه‌ريزي منابع سازمان را دارد؟ آيا داده‌هاي سازمان مشخص و مدون شده‌اند؟ آيا داده‌ها و اقلام پايه آمادگي لازم براي ورود به سيستم را دارند؟

ارزش‌هاي مشترك: وضعيت گروه‌هاي رسمي و غيررسمي، ارزش‌هاي مشترك و ساختار اجتماعي سازمان از عوامل موثر بر موفقيت و يا شكست پياده‌سازي سيستم‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان است. از اين رو ارزيابي اين عوامل و شناسايي محدوديت‌ها و مقدورات سازمان در حوزه ارزش‌هاي مشترك ضروري است. در اين مرحله سوالاتي بدين صورت مطرح مي‌شوند: آيا فرهنگ سازماني پذيراي تغييرات جديد مي‌باشد؟ فرهنگ مشاركت و كارگروهي تا چه اندازه در سازمان توسعه يافته است؟ آيا پياده‌سازي سيستم در راستاي ارزش‌هاي سازمان مي‌باشد؟

مهارت‌ها: براي استقرار سيستم بايد مجموعه‌اي از مهارت‌ها در سطوح مديريتي و سطوح فني در سازمان وجود داشته باشد. مهارت‌هاي مديريتي براي مديريت موثر پروژه، مهارت‌هاي فرآيندي براي شناخت و مستندسازي نيازمندي‌هاي سازمان، مهارت‌هاي فني براي پياده‌سازي و استقرار سيستم از جمله مهارت‌هايي است كه سازمان براي استقرار موفق سيستم بايد از آنها بهره لازم را اخذ نمايد. در ارزيابي مهارت‌هاي سازمان سوالاتي به اين صورت مطرح مي‌شود: آيا مهارت‌هاي مديريتي لازم (مديريت تغيير، مديريت پروژه، مديريت هزينه، مديريت مخاطرات و غيره) براي پياده‌سازي سيستم وجود دارد؟ آيا مهارت‌هاي فني لازم براي استقرار موفق سيستم وجود دارد؟

 

 

يكي از خروجي‌هاي مطالعات آمادگي ارزيابي سازماني براي استقرار سيستم يك نمودار عنكبوتي است كه وضعيت آمادگي ابعاد مختلف سازمان را در مقايسه با يكديگر نشان مي‌دهد. وضعيت آمادگي هريك از ابعاد اين نمودار نيز در قالب نمودارهاي جزئي‌تري قابل بررسي است. با استفاده از اين نمودار و تحليل‌هاي كارشناسي منطبق بر مطالعات مي‌توان مشكلات را شناسايي نموده و راه‌حل‌هايي را براي آنها پيشنهاد نمود.

 

طرح‌هاي آماده‌سازي سازمان براي استقرار موفق سيستم

پس از انجام مطالعات ارزيابي آمادگي سازماني براساس نتايج بدست آمده، مجموعه‌اي از طرح‌هاي آماده‌سازي در سازمان قابل تعريف است. اين طرح‌ها با توجه به نيازهاي سازمان تعريف شده و آمادگي لازم را براي استقرار سيستم در سازمان فراهم مي‌نمايد. مهمترين طرح‌هايي كه امكان تعريف و ارائه آنها در سازمان مي‌باشد، عبارتند از:

طرح آماده‌سازي افراد: در اين طرح اقدامات لازم جهت آماده‌سازي افراد براي پذيرش سيستم تعريف و تبيين مي‌شود. برگزاري دوره‌هاي آموزشي، فرهنگ‌سازي و اطلاع‌رساني، مشاركت و مديريت تغيير مهمترين اقداماتي هستند كه در اين طرح براي آماده‌سازي افراد پيشنهاد مي‌شود.

طرح آماده‌سازي داده‌ها: در اين طرح اقدامات مورد نياز جهت مشخص نمودن و تعريف اقلام پايه، مستندسازي داده‌ها و آماده‌سازي داده‌ها براي ورود به سيستم صورت مي‌گيرد. كدينگ انبارها، كدينگ نيروي انساني، قطعات و ماشين‌آلات از جمله مهمترين اقلام اطلاعاتي پايه هستند.

طرح آماده‌سازي زيرساختار و بستر فني: در قالب اين طرح نيازمندي‌ها و الزامات بستر و زيرساختار فني براي استقرار سيستم تعيين شده و برنامه تهيه اين بستر ارائه مي‌شود. به روزرساني و توسعه شبكه ارتباطي، ارتقاء امنيت شبكه، تجهيز سخت‌افزاري و تجهيز سرورها و نرم‌افزارهاي پايه برخي از اقداماتي هستند كه در اين طرح ممكن است بدان‌ها پرداخته شود.



[1] ERA (ERP Readiness Assessment)

ارسال شده توسط احمد محمدی | 19 10, 2013 | بازدید‌ها (873)
چکیده:
یکی از آخرین فناوریهای اطلاعاتی در زمینه تحول سازمانها، سیستم برنامه ریزی منابع سازمان (ERP=ENTERPRISE RESOURCES PLANNING) است. هدف اصلی در این فناوری، نفوذ فناوری اطلاعات در تمامی مراحل فعالیتهای یک سازمان یا بنگاه اقتصادی است تا منابع مختلف بتوانند با یکدیگر و رعایت تبادلات منطقی بین هم، خروجی یکپارچه ای را ارائه کنند. در این مقاله به بررسی سیستم نقش فناوری اطلاعات در برنامه ریزی منابع سازمان می پردازیم. در مورد سیر تکاملی ERP توضیح مختصری می دهیم، در ادامه کارکردها و روشهای اجرا، مزایای پیاده سازی ، تعامل و سازگاری سیستم برنامه ریزی منابع سازمان با تجارت الکترونیک و جایگاه آن در لایه های نرم افزاری و سیستم های اطلاعاتی مطالبی ذکر می‌شود و سپس به بررسی توسعه برنامه ریزی منابع سازمان و نقش IT در توسعه ERP و شکل گیری ERP توسعه یافته (ERPII) می پردازیم. در خاتمه نیز به دلایل شکست پروژه های برنامه ریزی منابع سازمان و موانع اصلی موجود درپیاده سازی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان اشاره می شود.

مقدمه
سیستم های اطلاعاتی کارا و یکپارچه که بتوانند همه فعالیتها و وظایف موجود در یک سازمان را تحت پوشش قرار داده و اطلاعات لازم و ضروری را بموقع در اختیار استفاده کنندگان آن قرار دهند، از ابزار های مفیدی هستند که سازمانها برای افزایش قابلیتهای خود، بهبود عملکرد، تصمیم گیری بهتر و دستیابی به مزیت رقابتی از آن استفاده می کنند. در این میان سیستم‌های ERP از آخرین ابزارهای مدیریتی است که قادر است اطلاعات موجود در سازمان را با استفاده از IT در تمام حوزه های فعالیت سازمان به طور یکپارچه و منسجم جمع آوری کند و این اطلاعات و نتایج حاصل از آن را در اختیار استفاده کنندگان آن در سطوح مختلف سازمان قرار دهد. این سیستم ها را می‌توان جزء ثمره های جدید در زمینه IT در یک دهه گذشته دانست که با پیشرفت مداوم در این زمینه بسرعت در حال دگرگونی و تکامل است.
تعریف سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان
برای ERP تعاریف متعددی ارائه شده است که تقریبا همه یک مفهوم را بیان می‌کنند. برای نمونه در ادامه به چند مورد اشاره می شود:
ERP یک راه حل سیستمی مبتنی بر فناوری اطلاعات است که منابع سازمان را توسط یک سیستم به هم پیوسته با سرعت، دقت و کیفیت بالا در کنترل مدیران سطوح مختلف سازمان قرار می دهد تا به طور مناسب فرایند برنامه ریزی و عملیات سازمان را مدیریت کنند.
ERP ترکیبی از انسان، فناوری و فرایند هاست. یک فرایند پیچیده است که در کشورهای در حال توسعه مانند چین که دارای سرمایه های فراوان و همچنین دارای باز مهندسی (مهندسی مجدد) فرایند کسب و کار زیادی است، توسعه پیدا کرده است .
سیستم های ERP در واقع نرم‌افزار‌هایی هستند که داده های موجود در سراسر یک سازمان را یکپارچه می‌سازند و در زمان مناسب در اختیار کاربرانی قرار می دهند که به آن نیاز دارند. چنین سیستمی به تمامی افراد یک مجموعه اجازه می دهد تا با هماهنگی با هم کار کنند، حتی اگر میان آنها مرز های جغرافیایی وجود داشته باشد. به این ترتیب، ERP محیطی برای بهبود عملکرد تجاری و کسب مزیت رقابتی فراهم می کند.

تاریخچه برنامه ریزی منابع سازمان
ظهور ERP را باید دهه 1960 میلادی دانست که عمده تاکید آن در این دوران افزایش درآمد و تقویت کسب و کار از طریق یکپارچه سازی فرایند ها و عملکرد ها بود، ولی در سال 1972 پنج تن از مدیران IBM جهت تکامل و پیاده سازی مفاهیم ERP از سمت خود استعفا دادند و شرکتی با عنوان SAP را که به عنوان نخستین شرکت توسعه و اجرای نرم افزارهای خاص ERP بود، تاسیس کردند و هم اکنون نیز در این زمینه فعالیت دارند.
 
با ظهور برنامه ریزی منابع سازمان در حوزه تولید، تمامی سیستم های تولیدی تحت پوشش قرار گرفتند. بخشها، فرایندها و وظایف مختلفی از جمله کنترل کیفیت، نگهداری و تعمیرات، حسابداری و مالی و ... به سیستم های تولیدی متصل شدند و برنامه ریزی منابع سازمان به عنوان حد فاصل سیستم های مدیریت زنجیره تامین و مدیریت ارتباط با مشتری مطرح شد. این سیستم بیش از آنکه عنوان جدیدی برای MRPII باشد، به عنوان سطح بعدی در سطوح تکاملی سیستم های کامپیوتری طراحی شده برای پشتیبانی از عملیات سازمان مطرح است. این‌ سیستم‌ها، علاوه‌ بر ویژگیهای‌ اضافی، یکپارچه‌سازی‌ بهتری‌ از بخشهای MRPII دارند. ویژگیهای‌ اضافه‌ شده‌ به‌ برنامه ریزی منابع سازمان، معمولا‌ شامل‌ مدیریت‌ منابع‌ انسانی، سیستم های‌ پرداخت‌ حقوق‌ و دستمزد، کنترل‌ اسناد و مدارک، کنترل‌ کیفیت‌ و گاهی‌ نگهداری‌ و تعمیرات‌ می‌شود.
در سال 1995، مقوله اینترنت وارد ERP شد و در سالهای 1998 تا 2000، تبادل الکترونیک اطلاعات و ERP با یکدیگر پیوند خوردند. در سال 2000 سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان تحت وب توسعه یافتند که از فناوری چند لایه ای در معماری سیستم اطلاعاتی پشتیبانی می کردند .
امروزه هم سیستم های جدیدی با عنوان ERP II در حال توسعه هستند که اساس آنها وب است و تمرکز بسیار زیادی بر حمایت از بخش مدیریت زنجیر? تامین دارند و عملا در تعریف امروز ERP، آن را کاملا مرتبط و جدایی ناپذیر از مدیریت زنجیره تامین تعریف می کنند.

کارکردهای سیستم برنامه ریزی منابع سازمان
به‌طور کلی‌ نمی‌توان‌ استاندارد ویژه‌ای‌ برای‌ کارکردهای یک‌ نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمان ارائه‌ داد؛ چرا که‌ اغلب‌ به‌طور خاص‌ برای‌ هر سازمان‌ تهیه‌ می‌شوند و حتی‌ در صورتی‌ که‌ به‌فروش‌ برسند، نیاز به‌ تغییر و هماهنگ‌سازی‌ با موسسه‌ و کسب‌ و کار ویژه‌ آن‌ دارند. از این رو، ممکن‌ است‌ بعضی‌ از نرم‌افزارها که‌ به‌عنوان‌ بهترین‌ گزینه‌ برای‌ برخی‌ موسسه‌ها استفاده‌ می‌شوند، تنها بعضی‌ از کارکردهای مطرح‌ شده را در برداشته‌ باشند و یا اینکه‌ برخی‌ با داشتن‌ تمامی‌ کارکردهای مطرح، باز هم‌ در پاسخگویی‌ و برآورده‌ ساختن‌ نیازهای‌ یک ‌موسسه ‌ناتوان ‌باشند‌. با این‌ حال، عمده‌ کارکردهای‌ برنامه ریزی منابع سازمان را می‌توان‌ به‌ شرح‌ زیر دسته‌‌بندی‌ کرد:
1 - توزیع‌ و فروش: کارکردهای‌ توزیع‌ و فروش‌ به‌ دو گروه‌ کلی‌ زیر تقسیم‌ می‌شوند:
الف‌ - اتوماسیون‌ نیروی‌ فروش‌: کارکردهایی‌ را برای‌ انجام‌ فرایندهای‌ فروش‌ - مانند مدیریت‌ قرارداد، پیش‌بینی‌ فروش‌ و مدیریت‌ سفارش-‌ در اختیار سازمان‌ قرار می‌دهد تا با ارائه‌ دسترسی‌ بی‌درنگ‌ به‌ اطلاعات‌ فروش، وظایفی‌ چون‌ ورود سفارش، تحویل‌ و صدور صورتحساب‌ و...، همگی‌ بهبود یابند.
ب‌ - مدیریت‌ ارتباط‌ با مشتری‌: ارتباطات‌ میان‌ مشتری‌ و شرکت‌ را، شامل‌ انتخاب‌ محصول، خرید، دریافت‌ شکایات، خدمات‌ پس‌ از فروش‌ و بازاریابی،‌ به‌سوی‌ یک‌ سیستم‌ تحت مدیریت سوق می دهد.
2 - برنامه‌ریزی‌ تولید: این‌ بخش از نرم‌افزار با کاهش‌ دوره‌های‌ برنامه‌ریزی، ارائه‌ اطلاعات‌ به‌روز و افزایش‌ بهره‌وری‌ فرایندهای‌ کاری، قابلیت‌ تحویل‌ سریع‌ را برای‌ موسسه‌ فراهم‌ می‌کند. چنین‌ شیوه‌ای‌ قابلیت‌ به‌کارگیری‌ در صنایع‌ مختلف‌ را داراست. یکپارچه‌سازی‌ بخش‌ پشتیبانی‌ فروش‌ با سایر بخشهای‌ زنجیره‌ تامین، این‌ اطمینان‌ را ایجاد می‌کند که‌ کلیه‌ تبادلات‌ مربوط‌ به‌ فرایند پشتیبانی‌ - از تدارک‌ مواد و انبارداری‌ تا فروش‌ و توزیع‌ - به‌شکلی‌ بهینه‌ تنظیم‌ شوند.
3 - تهیه‌ و تدارک‌ مواد: بخش‌ پشتیبانی‌ تدارک‌ که‌ بعضاً‌ با عناوین‌ مدیریت‌ مواد یا مدیریت‌ انبار یا حتی‌ مدیریت‌ زنجیره‌ تامین‌ نیز شناخته‌ می‌شود، دامنه‌ای‌ وسیع‌ از توابع‌ یکپارچه‌ را در اختیار دارد که‌ سبب‌ بهینه‌سازی‌ خرید، مدیریت‌ موجودی‌ و عملیات‌ انبار می‌شوند. سطح‌ بالای‌ اتوماسیون‌ در این‌ بخش، انجام‌ فعالیتهای‌ زمانبری‌ همچون‌ تعیین‌ منبع‌ بهینه‌ تامین، تحلیل‌ و محاسبه‌ قیمت‌ خرده‌فروشها، صدور سفارشهای‌ خرید، مدیریت‌ فرایند واگذاری‌ اختیار برای‌ تقاضاهای‌ خرید و پردازش‌ صورتحساب‌ پرداخت‌ را بسیار ساده‌تر می‌کند.
4 - مدیریت‌ سازمان‌ و منابع‌ انسانی: ‌این‌ نوع‌ کارکرد در برگیرنده‌ توابعی‌ نظیر مدیریت‌ کارکنان، پردازش‌ وقایع‌ تجاری، پردازش‌ مدیریت‌ سازمان، پردازش‌ پرداخت‌ و مدیریت‌ حقوق‌ و دستمزد است. برنامه‌های‌ کاربردی‌ گوناگونی‌ در این‌ بخش، برای‌ تسهیل‌ وظایفی‌ چون‌ استخدام، برنامه‌ریزی‌ توسعه‌ کارکنان‌ و ایجاد مشخصه‌های‌ شغل‌ و سیاهه‌های‌ تایید صلاحیت، طراحی‌ می‌شوند.
5 - برنامه‌ریزی‌ و کنترل‌ تجاری: این‌ بخش‌ در برگیرنده‌ کارکردهای‌ کنترل‌ ‌هزینه، تحلیل‌ سودآوری، حسابداری‌ مرکز سود و مدیریت‌ هزینه‌‌ ‌ است. ‌بسته‌ به‌ نوع‌ موسسه، کنترل‌ هزینه‌ محصول‌ شامل‌ دو فرایند هزینه‌یابی‌ سفارش‌ محصول‌ و کنترل‌ موجودی‌ هزینه‌ است. هزینه‌یابی‌ محصول، دربردارنده‌ تخمین‌ هزینه‌های‌ مواد یا هزینه‌های‌ موجودی، پیش‌ از به‌جریان‌ افتادن‌ یک‌ سفارش‌ ساخت‌ است. این‌ بخش‌ کاربردی، ابزاری‌ برای‌ برنامه‌ریزی‌ هزینه‌ها و تعیین‌ قیمتهاست‌ که‌ هزینه‌ کالاهای‌ تولیدی‌ و نیز کالاهای‌ فروخته‌ شده‌ را برای‌ هر محصول‌ محاسبه‌ می‌کند.
‌موارد فوق، کارکردهای یک‌ نرم‌افزار نمونه‌ برنامه ریزی منابع سازمان بودند که‌ به‌صورت‌ خلاصه‌ شرح‌ داده‌ شدند.

روشهای اجرای پروژه‌ برنامه ریزی منابع سازمان
سه روش متداول برای اجرای یک برنامه ریزی منابع سازمان وجود دارد:
_ انفجار بزرگ :این روش بلندپروازانه‌ترین و سخت‌ترین راه ایجاد یک ERP است. در این روش موسسه یکباره همه‌ سیستم‌های قدیمی خود را کنار می‌گذارد و یک سیستم ERP در تمام موسسه راه می‌اندازد. هرچند روزگاری این روش بر ایجاد ERP ها حکم فرما بود، امروزه کمتر از آن استفاده می‌شود. واداشتن همه به پذیرش سیستم جدید به طور یکدفعه و همزمان، کاری مهیب است، چون سیستم جدید هیچ مدافعی ندارد. هیچ کس در موسسه تجربه‌ کار با آن را ندارد، بنابراین هیچ کس اطمینان ندارد که سیستم جدید کارش را درست انجام می‌دهد.
_ راهبرد انتخابی : این روش به شرکتهای بزرگ توصیه می‌کند خیلی از فرایندها را بین بخشهای مختلف به اشتراک نگذارند، بلکه در هر بخش نسخه ای مجزا از ERP نصب شود و تنها از طریق برخی فرایندهای خاص (مانند نگهداری اطلاعات مالی) مشترک باشند. این متداولترین راه است. در این حالت هر بخش از سازمان نسخه‌ خاص خودش از ERP را دارد که سیستمی جدا با پایگاه داده‌ای جداست. این سیستم ها تنها از طریق به اشتراک گذاشتن اطلاعات لازم برای به دست آوردن تصویری کلی از کار همه‌ واحدهای موسسه (مثلا سود واحدهای مختلف) به هم مربوط می‌شوند، یا از طریق فرایندهایی که در همه‌ بخشها تقریبا یکسان هستند. (مثلا مدیریت منابع انسانی) در این روش ابتدا یکی از بخشها که صبر و حوصله بیشتری دارد و درصورت پیش آمدن اشکال به اصل تجارت ضربه نمی‌زند، برای راه اندازی یک سیستم آزمایشی انتخاب و پس از رفع نقایص ERP در این بخش، کار روی بخشهای دیگر آغاز می‌شود. برنامه‌ریزی برای این روش بلند مدت است.
_ فروکوفتن: در این روش، ERP طراحی را دیکته می‌کند و تمرکز تنها روی تعداد کمی از فرایندهای کلیدی است. این روش بیشتر برای موسسات کوچکی مناسب است که می‌خواهند با ایجاد ERP رشد کنند. در این روش، هدف، راه ‌اندازی سریع ERP است و جدا شدن از روشهای پیچیده مهندسی مجدد، با استفاده از فرایندهای از قبل حاضر شده.‌ موسساتی که ERP را اینگونه به خدمت گرفته‌اند، نمی‌توانند ادعا کنند، برگشت سود زیادی از سیستم جدید برده‌اند. اغلب آنها از این سیستم به عنوان زیربنایی برای کوششهای بعدی استفاده می‌کنند. چنین سیستمی فقط کمی از سیستم ‌های قدیمی بهتر است، چون کارکنان را وادار به تغییر هیچ یک از عادات قدیمی‌شان نمی‌کند.
یکی از موثرترین روشهای اجرای ERP، استفاده از تجربیات شرکتهای موفق و پیشرو در این زمینه است. آشنایی با تجربیات صدها شرکت برتر در اقتصاد جهانی و به کارگیری هزاران روش و فرایند نوین، موجب گشایش بسیاری از گره های کنونی سازمانها و ایجاد روشهای جدید به منظور پیوستن به جمع پیشروان فناوری اطلاعات و استفاده کننده از فناوریهای مهندسی مجدد و سپس مدیریت روابط مشتری و برنامه ریزی منابع سازمان می‌شود.

مزایای پیاده سازی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان
نخستین مزیتی که در کوتاه مدت و پس از پیاده سازی می توان انتظار داشت، کاهش هزینه های عملیاتی نظیر کاهش هزینه های کنترل موجودی انبار، هزینه تولید، هزینه عملیات حسابداری و ثبت وقایع مالی، هزینه های بازاریابی و پشتیبانی است. از دیگر مزایای به کارگیری ERP می توان به موارد زیر اشاره کرد:
_ ایجاد یکپارچگی سازمانی از بعد اطلاعاتی و افزایش سازگاری در اطلاعات موجود در سازمان.
_ پیاده سازی برنامه ریزی منابع سازمان با ایجاد ستون فقرات قوی از انباره داده‌ها. این سیستم دسترسی بهتر و سریعتر به داده‌ها را برای مدیریت امکان پذیر می‌سازد و به این ترتیب مدیر می تواند برای تصمیم‌گیری بسرعت به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی داشته باشد.
_ افزایش شفافیت و ردگیری فرایند تولید برای مشتری، افزایش قابلیت متناسب سازی برای مشتری و تطبیق بیشتر با نیازهای وی و افزایش رضایتمندی مشتری در تمام فرایندهایی که وی با آنها درگیر است، از لحظه سفارش تا دریافت و حمل و نقل محصول از مزایای دیگر آن است.
_ مهمترین مزیت برنامه ریزی منابع سازمان بهبود هماهنگی بین بخشهای سازمان و افزایش کارایی فرایندهاست.
_ استاندارد سازی فرایندهای سازمانی بر اساس بهترین تجربیاتی که شرکتهای عرضه کننده نرم افزار از سازمانهای مختلف به دست آورده اند.
_ امکان و یا تسهیل توسعه سیستم ها و فناوری های جدید از جمله تولید بهنگام، و ... .
_ توسعه زیرساختهای لازم به منظور وارد شدن به بحث بازرگانی الکترونیک.
_ پشتیبانی از برنامه ریزی استراتژیک از مزیتهای دیگر است.

سازگاری سیستم برنامه ریزی منابع سازمان با تجارت الکترونیک
نرم افزارهای برنامه ریزی منابع سازمان پیچیده اند و برای استفاده‌ عمومی ساخته نشده‌اند. آنها فرض می‌کنند کسانی که سفارشها را پیگیری می‌کنند، فقط کارکنان موسسه شما هستند که برای استفاده از این سیستم آموزش دیده‌اند. اما اکنون مشتریان و کارپردازان شما هم خواستار دسترسی به همان اطلاعات از طریق وب سایت شما هستند. چیزهایی مثل وضعیت سفارش، فاکتور و ... . یکی از مهمترین مشکلات یکپارچه سازی برنامه ریزی منابع سازمان و تجارت الکترونیک این است که اینترنت هیچ وقت نمی‌ایستد. نرم افزارهای برنامه ریزی منابع سازمان بزرگ و پیچیده هستند و به نگهداری احتیاج دارند. وصل کردن مستقیم سایت وب به ERP راه خوبی نیست، چون باعث می‌شود در مواقعی که ERP برای نگهداری و تعمیرات غیر فعال است، وب سایت هم کار نکند. اغلب کهنه‌کاران تجارت الکترونیک ارتباط بین ERP و تجارت الکترونیک را طوری می‌سازند که قابل انعطاف باشد و در مواقعی که ERP برای نگهداری و تعمیرات غیر فعال است، برنامه تجارت الکترونیک به کارش ادامه دهد. برای حل مشکلات این ارتباط، نرم‌افزارهای میان‌افزار ایجاد شده‌اند. این ابزارها نقش مترجم را ایفا می‌کنند، یعنی اطلاعات را از ERP می‌گیرند و آن را به فرمتی تبدیل می‌کنند که نرم‌افزار تجارت الکترونیک بتواند از آن استفاده کند .


جایگاه ERP در لایه های نرم افزاری و سیستم های اطلاعاتی
ERPها برپایه استفاده از سیستم‌های مدیریت پایگاه داده‌ای رابطه‌ای، (RDBMS=relational database management systems) طراحی شده اند. این بدین معنی است که برای استفاده از ERP باید تمامی ساختارهای اطلاعاتی سازمان تعریف شده باشد و هیچ خلاء اطلاعاتی در لایه های‌ سیستم پردازش مبادلات سازمان وجود نداشته باشد. و علاوه بر آن پیوستگی اطلاعات نیز وجود داشته باشد، یعنی اینکه کلیه بخشهای اطلاعاتی ERP باید تدارک دیده شود. در آن صورت می توان گفت ERP جزء نرم‌افزارهای پایه برای تجارت الکترونیک است.
خلاصه اینکه پایه و اساس سیستم‌های درون سازمانی، RDBMS ها هستند و ERPها مجموعه فرایندهای سازمانی هستند که بر اساس RDBMS ها تهیه وتنظیم شده اند و از آنجا که این فرایند ها تقریبا در سازمانها و صنایع مشابه به صورت استاندارد و یکسان هستند، پس کمک بسزایی جهت رسیدن این سازمانها به سیستم های برون سازمانی SCM و CRM می کنند.
 
تفاوت سیستم های اطلاعات مدیریت با سیستم برنامه ریزی منابع سازمان
ERP را باید جدیدترین ابزار موجود و تکامل یافته سیستم های اطلاعات مدیریت دانست و مبنای کارکرد آن‌ را تفکر فرایندی به جای ساختارهای وظیفه‌ای، توجه و تبدیل خواسته‌های مشتری به داده‌ های کمی در جهت افزایش رضایت مشتریان عنوان کرد. ERP می‌کوشد تا تمام فرایندهای سازمان به صورت یکپارچه و با نگرش فرایندی با هم مرتبط باشند .
ERP علاوه بر یکپارچگی، گزینه‌های برتر را نشان می‌دهد، به همین دلیل غولهای نرم‌افزاری از تمامی مراحل همچون تولید و پخش و توزیع مثالهایی دارند که در نسخه ‌های خود به سازمانها ارائه می‌دهند و فناوری از طریق این سیستم های جدید نرم افزاری وارد سازمان می‌شود.
سیستم ERP به صورت کامل سطوح مختلف سیستمی سازمان را پوشش می‌دهد. به این صورت که هسته مرکزی، پوشش دهنده سطوح سیستم پردازش مبادلات و سیستم های اطلاعاتی مدیریت است و ابزار های تحلیل و تجزیه تجاری پوشش دهنده سطوح سیستم های پشتیبانی از تصمیم و سیستم های اطلاعاتی مدیریت اجرایی در سازمان هستند. البته لازم به ذکر است که این تقسیم بندی چندان شفاف نبوده و مرز مشخصی بین این سطوح و دو بخش اصلی ERP قابل ترسیم نیست و همپوشانیهایی در این بین وجود دارد.

توسعه سیستم برنامه ریزی منابع سازمان
توسعه اینترنتی تاثیر عظیمی بر جنبه‌های مختلف فناوری اطلاعات و از جمله سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان گذاشته است . بنابراین سیستم‌های ERP بیشتر مبتنی بر اینترنت شده اند. در چنین محیطی (اینترنت) که دسترسی به منابع سیستمی از هر جا و در هر زمان امکان‌پذیر است، فروشندگان ERP نیز توانسته‌اند سیستم‌های ERP خود را توسعه دهند و با بخشهای کسب و کار جدید از جمله مدیریت زنجیره تامین ، مدیریت ارتباط با مشتری ، اتوماسیون نیروی فروش، برنامه‌ریزی و زمان بندی پیشرفته هوش کسب و کار و قابلیتهای کسب و کار الکترونیک یکپارچه کنند .
راه حلهای مبتنی بر اینترنت سبب شده است که رضایت مشتریان فرصتهای فروش و بازاریابی افزایش و روشهای پرداخت بهبود یابد. شکل (2) مفهوم سیستم های ERP توسعه یافته را نشان می دهد.

نقش IT در شکست اغلب پروژه های برنامه ریزی منابع سازمان
در ساده ترین سطح، ERP مجموعه‌ای از بهترین عملیات برای انجام وظایف مختلف در سازمان است که این وظایف مثلا شامل مالی، تولید، انبار است. برای اینکه از نرم افزار چیز بیشتری به دست آورید، باید افراد داخل سازمان خود را متقاعد به انطباق با روشهای کاری نرم‌افزار کنید. اگر افراد در بخشهای مختلف (که از ERP استفاده خواهند کرد) قبول نداشته باشند که روشهای کاری که داخل نرم‌افزار گنجانده شده، بهتر از روشهای مرسوم و جاری است، در استفاده از نرم‌افزار مقاومت می‌کنند و بخش فناوری اطلاعات را مجبور به تغییر نرم افزار به منظور تطبیق با فعالیتهای مرسوم و جاری خواهند کرد. اینجاست که پروژه های ERP دچار شکست می شوند و جنگهای درون سازمانی پیرامون نحوه نصب نرم افزار شیوع پیدا می کند. بخش IT درگیر تلاشهای گرانقیمت و طولانی برای سفارشی سازی نرم افزار می‌شود تا خواسته های افراد قدرتمند تجاری را برآورده سازد. این سفارشی‌سازیها ماهیت اصلی نرم‌افزار را ناپایدار می‌کنند و نگهداری آن را نیز بعد از شروع به کار آن مشکل می سازند.
اما واحد IT بخوبی و بسرعت می‌تواند اشکالات را در بیشتر موارد حل کند و به علاوه تعداد کمی از شرکتهای بزرگ می توانند از سفارشی سازی ERP امتناع کنند. هر فعالیت تجاری متفاوت و مجبور به داشتن روشهای خاص خود است که این روشها را فروشنده به هنگام ایجاد نرم‌افزارش در نظر نگرفته است. اشتباهی که شرکتها می‌کنند این است که فکر می‌کنند عوض کردن عادات افرادشان از سفارشی سازی نرم افزار ساده تر است، در صورتی که چنین نیست. مجبور کردن افراد به استفاده از نرم افزار برای بهبود روشهای کاری‌شان چالش بسیار مشکلتری است. اگر شرکت شما نسبت به تغییرات مقاوم باشد، آنگاه در پروژه ERP شما بیشتر احتمال شکست وجود دارد.

نتیجه گیری
سازمانها در دنیای تجاری امروز، نیازمند برنامه ریزی برای منابع سازمانی خود در تمام سطوح مدیریتی هستند. با توجه به روند رو به گسترش جهانی شدن، پیشی گرفتن عرضه بر تقاضا و افزایش رقابت در بازارهای جهانی، شرکتها ناگزیر به پیوستن به بازارهای جهانی خواهند بود و برای انجام این کار وجود آمادگی لازم از جهات مختلف امری ضروری به نظر می‌رسد. از مهمترین ابزارهای مورد استفاده جهت کسب این آمادگی می توان به عامل فناوری اطلاعات و ارتباطات اشاره کرد که با استفاده از آن قادر خواهیم بود، هر چه سریعتر این مسیر را طی کنیم. IT به عنوان اصلی ترین زیر ساختار سیستم های تجاری توسعه یافته است ، از این رو لازم است صنایع مختلف برای پیاده سازی سیستم های برنامه ریزی پیشرفته اقدام به تبیین استراتژی های تجاری و سرمایه گذاری در زمینه توسعه IT کنند که نتیجه نهایی آن کسب مزیتهای رقابتی و دستیابی به استانداردهای جهانی کیفیت است. یکی از ابزارهای مهم فناوری اطلاعات و ارتباطات که نقش مهمی در یکپارچگی اطلاعات و عملیات موجود در موسسات دارد و نهایتا با استفاده از امکانات خاص زمینه را برای پیوستن به بازارهای جهانی فراهم می سازد، سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان یا ERP هستند که در حال حاضر به عنوان یکی از آخرین ابزارهای برنامه ریزی و مدیریت در جهان مطرح‌اند ERP با پوشش‌دادن‌ شکافهای‌ اطلاعاتی‌ در سراسر موسسه، فعالیتهای‌ اساسی‌ آن‌ را بهبود می‌دهد، به‌این‌ منظور که‌ بستر لازم‌ برای‌ یکپارچه‌کردن‌ کامل‌ درون‌ و برون‌ بخشها، شرکتها و کارخانه‌هایی‌ که‌ در قالب‌ یک‌ موسسه‌ از مدیریت‌ واحدی‌ برخوردارند، فراهم‌ آید. بدین‌ ترتیب، قابلیت‌ سازگاری‌ در محیط های‌ درحال‌ تغییر، تسهیل‌ شده‌ و موسسه‌ نسبت به واکنش‌ سریع‌ به‌ نیازهای‌ تغییریافته‌ و جدید، توانمند می شود. این سیستم ها قادرند با بهره گیری از فناوری اطلاعات، سیستم ها و عملیات موجود در سازمانها را یکپارچه کنند و در قالب یک پایگاه اطلاعاتی واحد در دسترس قرار دهند.

منابع:

1- Minahan, (1998), “Enterprise resource planning:strategies” , Web Journal.
2- O"Leary D.E, (2002), “Enterprise Resource Planning System: systems, Life cycles”.
3- Bozarth, (2006), “ ERP implementation efforts at three firms Integration lessons from the SISP and IT-enabled change literature”, International journal of operations
4- Poston et al, (2004), “Financial impacts of enterprise resource planning implementations”.
5- Patrice, Jon David, Mohammad a, Rashid. Iiaquuet, hossain, (2002), “the evolution of ERP system, anistorical perspective”.


ارسال شده توسط احمد محمدی | 15 10, 2013 | بازدید‌ها (663)

سعید امامی
سرپرست گروه تخصصی برنامه‌ریزی منابع سازمان انجمن انفورماتیك ایران
 

مقدمه

در حالی‌كه بهره‌گیری از راه‌حل‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان[1] به‌طور گسترده‌ای در كشور عزیزمان ایران، در حال گسترش می‌باشد، اما متأسفانه تاكنون یك تعریف جامع و تشریحی كه مورد قبول اكثریت دست‌اندركاران و مشتریان این راه‌حل واقع گردد، ارائه نشده است. در این مقاله بر آن شده‌ایم تا پس از طرح موضوع و دریافت دیدگاه‌های صاحب نظران این رشته، از طریق گروه تخصصی برنامه‌ریزی منابع سازمان انجمن انفورماتیك ایران، به جمع‌بندی این مهم بپردازیم.

در این مقاله كوتاه پس از ارائه یك تعریف جامع از ERP، به تشریح اجزاء آن پرداخته شده است و در ادامه با طرح یك سری سؤال از كلیه صاحب‌نظران، شركت‌های تولیدكننده یا شركت‌های فعال در پیاده‌سازی محصولات ERP (ایرانی یا غیرایرانی)، مشاوران و ناظران این‌گونه پروژه‌ها، و مشتریان و ذی‌نفعان راه‌حل‌های ERP دعوت شده است تا با پاسخ‌گویی به این پرسش‌ها، ما را در جمع‌بندی این تعریف تشریحی یاری رسانند.

واژه‌های كلیدی: برنامه‌ریزی منابع سازمان، راه‌حل مدیریتی، یكپارچگی، فرایند، بهروش[2]، بسته‌ نرم‌افزاری استاندارد، كسب‌وكار

 

تعریف برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP)

برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP) یک راه‌حل مدیریتی مبتنی بر فناوری اطلاعات است، كه در صورت مهیا بودن شرایط جذب آن در كسب‌وكارها، در جهت اثربخشی، ایجاد ارزش افزوده، رقابت‌پذیری و بلوغ سازمانی، از طریق بسته‌های نرم‌افزاری یكپارچه استاندارد و متكی بر بهروش‌های از قبل طراحی شده، ولی انعطاف‌پذیر و قابل تنظیم، با قابلیت برنامه‌ریزی انواع منابع سازمانی، كلیه فرایندهای داخلی كسب‌وكار، اعم از تولید، منابع انسانی، مالی، بازاریابی و فروش را پشتیبانی نموده و بهره‌گیری از آن منجر به یکپارچگی جامع اطلاعات، وظایف، فرایندها، تصمیم‌گیری‌های مدیریتی و دیگر موارد، در كل كسب‌وكار میگردد. بنابراین ERP را می‌توان از جنبه‌های زیر تعریف نمود:

  1. ERP یك راه‌حل مدیریتی است
  2. پیاده‌سازی ERP مستلزم یكپارچه‌سازی كل فرایندهای داخلی كسب‌وكار است.
  3. پیاده‌سازی ERP در ایران بایستی با تكیه بر بهروش‌های جهانی و ایرانی باشد.  
  4. راه‌حل‌های ERP اصولا" بایستی قابلیت برنامه‌ریزی انواع منابع سازمانی را داشته باشند.  
  5. ERP یك بسته نرم‌افزاری استاندارد، یكپارچه، از قبل طراحی شده و آماده راه‌اندازی است، لیكن قابل تنظیم و انعطاف‌پذیر می‌باشد.  
  6. كیفیت راه‌حل‌های ERP نسبی است.

 

1- ERP یك راه‌حل مدیریتی است

  • ERP یك راه‌حل است، نه یك سیستم یا نرم‌افزار كامپیوتری، لیكن یك راه‌حل مدیریتی متكی بر فناوری اطلاعات.  ERP استقرار دادنی است، نه خریدنی.
  • ERP یعنی سپردن خیلی از تصمیم‌گیری‌های مدیریتی به سیستم.
  • ERP با تكیه بر كار تیمی می‌تواند به گونه‌ای اثربخش به اجرا درآید.
  • ERP راهكاری برای افزایش اثربخشی و ایجاد ارزش افزوده در كسب‌وكارهاست.
  • اجرای اثربخش ERP منجر به رقابت‌پذیری بیشتر و بلوغ سازمانی می‌گردد.
  • بدون حمایت مستقیم و قاطع مدیریت ارشد كسب‌وكارها، ERP با موفقیت پیاده‌سازی نمی‌گردد.
  • ERP نه‌تنها یك راه‌حل مدیریتی، بلكه یك راه‌حل راهبردی مدیریتی بوده و اجرای آن در موفقیت و كسب‌ نتایج مثبت زیرساختی و بلند مدت كسب‌وكارها، تاثیر زیادی دارد.  

 

2- پیاده‌سازی ERPمستلزم یكپارچه‌سازی كل فرایندهای داخلی كسب‌وكار است

  • با اجرای ERP كلیه فرایندهای داخلی كسب‌وكار (نه بخشی از فرایندها) كه قابلیت مكانیزه شدن را دارند، با تكیه بر فناوری اطلاعات و به صورت یكپارچه به اجرا در خواهند آمد.
  • با اجرای ERP می‌توان فرایندهای بیرونی سازمان را نیز مستقیماً و یا با تكیه بر دیگر راه‌حل‌ها (همانند CRM و SCM) با فرایندهای داخلی سازمان یكپارچه نمود.
  • با یكپارچه‌سازی فرایندهای كسب‌وكار، مدیریت سیستمی بر كسب‌وكارها جاری می‌شود و نقش تصمیم‌گیری‌های فردی و سلیقه‌ای به حداقل ممكن كاهش می‌یابد.
  • همزمان با اجرای ERP می‌توان با بهره‌گیری از فرایندهای استاندارد (همانند فرایندهای استاندارد APQC)، با الگوبرداری از تجربیات موفق دیگران (Bench Marketing) و یا با مهندسی مجدد فرایندها، اثربخشی پیاده‌سازی ERP را افزایش داد.
  • به هنگام پیاده‌سازی ERP نبایستی با اعمال تغییرات زیاد، صرفاً فرایندهای موجود و احیاناً ناكارآمد كسب‌وكارها را مكانیزه و نهادینه نمود.

 

3- پیاده‌سازی ERP در ایران بایستی با تكیه بر بهروش‌های جهانی و ایرانی باشد

  • توجه به بهروش‌های استاندارد جهانی، و بهره‌گیری از فرایندهای بهینه استاندارد شده در راه‌حل‌های ERP، كسب‌وكارها را پس از اجرا و پیاده‌سازی ERP، در شرایط رقابت‌پذیر بهتری قرار می‌دهد.
  • دانش بهروش‌ها، همزمان با پیاده‌سازی ERP بایستی به كاربران اصلی ERP آموزش داده شده و توسط كسب‌وكارها جذب گردد.
  • به هنگام پیاده‌سازی ERP بایستی به بهروش‌های ایرانی (خصوصاً با تكیه بر قوانین و مقررات و رویه‌های عرف شده در ایران) توجه گردد.
  • توصیه می‌گردد كه به هنگام پیاده‌سازی ERP به انباره‌های دانش‌محور بهروش‌ها توجه گردد. به عنوان مثال توجه به انباره‌های دانشی سازمان حسابرسی به هنگام پیاده‌سازی مؤلفه‌های مالی.
  • برای بهره‌گیری از بهروش‌ها، بایستی از فناوران حرفه‌ای و باتجربه مرتبط با هر یك از گروه فرآیندهای اصلی كمك گرفته شود. همانند فناوران مالی، منابع انسانی، انبار، برنامه‌ریزی تولید، تعمیر و نگهداری، بازاریابی، فروش، خرید و...

 

4- راه‌حل‌هایERP اصولاً بایستی قابلیت برنامه‌ریزی انواع منابع سازمانی را داشته باشند

یكی از اصلی‌ترین ویژگی‌های راه‌حل‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان، همانا داشتن قابلیت برنامه‌ریزی انواع منابع موجود در سازمان است. همانند:

قابلیت برنامه‌ریزی مواد

قابلیت برنامه‌ریزی تولید

قابلیت برنامه‌ریزی منابع انسانی

قابلیت برنامه‌ریزی تعمیر و نگهداری

قابلیت برنامه‌ریزی مالی و بودجه‌بندی

و...

البته در ایران به دلیل مهیا نبودن شرایط رقابتی در كسب‌وكار‌ها، دانش برنامه‌ریزی در كشور ضعیف بوده و هنوز نیازهای مدیریتی شفاف نشده و شرایط رقابت‌پذیری جدّی بر كسب‌و‌كارها حاكم نشده است. از طرف دیگر محدودیت‌های محیط بیرونی كسب‌و‌كار نیز هنوز به طور جامع و كامل پذیرای برنامه‌ریزی‌های دقیق و سریع در كسب‌و‌كارها نمی‌باشد. لیكن ضروری می‌باشد كه مشتریان اینگونه راه‌حل‌ها با تكیه و آگاهی كامل بر مزایای انواع برنامه‌ریزی و با داشتن انتظارات بهینه و معقول از اینگونه راه‌حل‌ها بهره جویند. به‌علاوه اجرا و پیاده‌سازی ERP بایستی بستر مناسبی برای ایجاد هوش كسب‌و ‌كار (BI) و توسعه مدل‌های پشتیبان تصمیم‌گیری (DSS) را در كسب‌و‌كار‌ها مهیا ‌سازد.

 

5- ERP یك بسته نرم‌افزاری استاندارد، یكپارچه، از قبل طراحی شده و آماده راه‌اندازی است، لیكن قابل تنظیم و انعطاف‌پذیر می‌باشد

  • ERP یك بسته نرم‌افزاری از قبل نوشته شده و آماده راه‌اندازی است.
  • ERP یك بسته نرم‌افزاری انعطاف‌پذیر است، به‌گونه‌ای كه مشتریان معمولاً می‌توانند راساً، یا از طریق شركت‌های پیاده‌ساز راه‌حل، و بدون نیاز مستقیم به تولید‌كننده محصول، سیستم را با شرایط رقابت‌پذیری بازار تنظیم نمایند.
  • ERP یك بسته نرم‌افزاری قابل تنظیم و قابل تطبیق با نیاز‌های مشتری (معمولاً مستقل از تولیدكننده نرم‌افزار) است.
  • ERP یك بسته نرم‌افزاری استاندارد است كه مستقل از نیاز یك مشتری خاص، براساس استانداردها و بهروش‌های جهانی، قوانین و بهروش‌های عرف شده در كشور و با توجه به نیازهای خاص هر صنعت طراحی شده است.
    لذا در راه‌حل‌های ERP برخی از مؤلفه‌ها عمومی بوده ولی برخی دیگر بر حسب هر صنعت متفاوت خواهد بود.
  • ERP یك بسته نرم‌افزاری یكپارچه (اطلاعات، وظایف، فرایندها) است و تمامی سیستم‌های داخلی سازمان (تولید، مالی، منابع انسانی، بازاریابی و فروش)، خصوصاً سیستم‌های محوری كسب وكار[3] را پشتیبانی می‌كند.

 

6- كیفیت راه‌حل‌های ERP نسبی است

كیفیت راه‌حل‌های ERP نسبی است و هیچ راه‌حلی نمی‌تواند به طور مطلق تمامی قابلیت‌های مورد انتظار را با تكیه بر بهترین بهروش‌های ممكن برای تمام كشورهای دنیا و برای تمامی صنایع و كسب وكار پوشش دهد.

لذا در بررسی محصولات ERP بایستی با تكیه بر انتظارات از قبل تعریف شده و با توجه جدّی به فعالیت‌های كلیدی كسب‌و‌كار، از منظرهای مختلف این‌گونه راه‌حل‌ها را مورد ارزیابی قرار داد.

علاوه بر آن از جنبه‌های مختلف میزان گستردگی، تعداد مؤلفه‌ها، تعداد كاركرد‌ها، كیفیت بهروش‌ها، سطح برنامه‌ریزی‌های سیستمی، هوشمندی، محیط اجرا، میزان انعطاف‌پذیری و خصوصاً از جنبه‌‌های مالی، می‌توان راه‌حل‌های ERP را در رده‌های مختلف (A, B, C, …) طبقه‌بندی نمود.

 

آنچه ERP نیست (فرق بین بسته‌های نرم‌افزاری با ERP)

  • راه‌حل ERP یك راه‌حل یكپارچه است. لذا سیستم‌های نرم‌افزاری جزیره‌ای ERP نیستند.
  • راه‌حل‌های ERP كل فرایندهای داخلی یك كسب‌وكار را پوشش می‌دهند. لذا نرم‌افزارهای مالی و اداری و امثال آن، حتی اگر یك مجموعه یكپارچه باشند، اگر نگاهی به كل فرایندهای داخلی كسب‌وكار نداشته باشند، ERP نیستند. هر چند كه برای پیاده‌سازی ERP در یك كسب‌وكار، در ابتدا می‌توان با یكی از این مؤلفه‌ها كار را شروع كرد، لیكن راه‌حل بایستی نهایتاً كل مؤلفه‌های داخلی كسب وكارها را پوشش دهد.
  • راه‌حل‌های ERP نیازهای اختصاصی سازمان را به رسمیت می‌شناسد و برای آن راه‌حل ارائه می‌نماید. لیكن بسته‌های نرم‌افزاری صرفاً در محدوده قابلیت‌های از قبل تعریف شده و مشخص فعالیت می‌نمایند.
  • نرم‌افزارهای خودکارسازی اداری ERP نیستند.
  • ابزارهای گردش‌كار[4] ERP نیستند، لیكن در راه‌حل‌های ERP می‌توانند مورد استفاده و بهره‌برداری قرار گیرند.

 

ارزیابی دیدگاه‌های صاحب‌نظران ERP

از كلیه صاحب‌نظران، مشاوران، ناظران، تولیدكنندگان و شركت‌هایی كه راه‌حل‌های ERP را پیاده‌سازی می‌نمایند، دعوت می‌گردد كه با پاسخ به سؤالات زیر و یا شركت در مصاحبه‌های خبری انجمن انفورماتیك ایران، ‌گروه تخصصی برنامه‌ریزی منابع سازمان این انجمن را جهت دقیق‌تر نمودن تعریف ERP یاری رسانند.

1.       نقد تعریف كلی ارائه شده از ERP و اصلاح یا احیاناً ارائه تعریف دقیق‌تر

2.       نقد شش مورد ویژ‌گی‌های تشریحی ارائه شده درخصوص تعریف ERP و اصلاح یا توسعه آن

3.       ارائه توضیحات تكمیلی در خصوص فرق بین ERP و دیگر بسته‌های نرم‌افزاری

4.    اولویت‌بندی ویژگی‌های راه‌حل‌های ERP و تفكیك ویژگی‌ها به دو گروه اصلی (آن‌هایی كه اگر در راه‌حل‌های ERP وجود نداشته باشد دیگرمحصول ERP نیست) و تكمیلی (كه معمولاً راه‌حل‌های ERP جامع‌ و در رده‌های بالاتر جهانی، آن‌را دارا هستند)

5.       هر گونه نقد یا مطلب تكمیلی كه بتواند جامعه فناوری‌اطلاعات كشور را برای دستیابی به یك تعریف تشریحی جمعی از ERP یاری رساند.

 


[1]  Enterprise Resource Planning

[2]  best practices

[3]  core business


ارسال شده توسط احمد محمدی | 13 10, 2013 | بازدید‌ها (745)
ماهنامه انجمن حسابداران خبره‌ی ایران (حسابدار) در شماره‌ی 223 مهرماه 1389 میزگردی را با عنوان سامانه‌های برنامه ریزی منابع بنگاه (ERP) و نقش مدیران مالی و با حضور امیرپوریانسب، کامبیز حقیقی، محمد عرب مازاریزدی، بهروز خدارحمی، سعید امامی و محمد ظاهری برگزار کرد. از آن زمان تاکنون نگاه سازمان‌ها و شرکت‌های ایرانی به‌ویژه بنگاه‌ها تفاوت چشم‌گیری کرده است و شاهدیم که شمار موسسات نرم‌افزاری در مقام تولید کننده یا پیاده کننده ERP به‌طور فزاینده‌ای رشد می‌یابد. بر این اساس، حسابدار به‌دلیل اهمیت‌یابی این مقوله در عرصه‌ی حسابداری بنگاه‌ها به‌عنوان مهمترین فناوری حسابداری در این شماره به بروزرسانی مبحث ERP می‌پردازد. در این میزگرد، علاوه بر اشخاصی که در میزگرد قبلی نیز حضور داشتند، سه چهره‌ی جدید حضور دارند.
بخشی از گزارش این میزگرد که مربوط به فرمایشات جناب آقای مهندس الیشایی مدیرعامل شماران سیستم است، در ادامه می‌خوانید:

سوال: آیا ERP های نسخه‌ی باز یا بدون مجوز می‌توانند بخشی از بازار ایران را بدست آورند؟

به تدریج شاهد هستیم که بعضی از شرکت‌های فناوری اطلاعات برای پاسخگویی به نیازهای بنگاه‌ها، به سوی ERP های متن باز یا Open Source روی آورده‌اند. این کار دو علت دارد: اول عدم امکان تولید ERP توسط این گونه شرکت‌ها به دلیل هزینه گزاف تولید و نگهداری آنها، دوم به دلیل گرانی نرم‌افزارهای خارجی که برخی مشتریان توان تهیه آن را ندارند. بنابراین به دست آوردن مشتریان با استفاده از راهکار ERP متن باز، راه حل سوم است که قطعا می‌توان انتظار داشت که به همان صورت که بسیاری از نرم‌افزارهای قفل شکسته خارجی و حتی ایرانی در بازار وجود دارد و خرید و فروش می‌شود، این نوع نرم‌افزارها هم بخشی از بازار را به خود اختصاص دهند. خرید و فروش نرم‌افزارهای قفل شکسته به دلیل عدم توجه جدی به موضوع کپی رایت یا صیانت از حقوق پدیدآورندگان نرم‌افزار توسط مدیران نظام است و پروژه تدوین و تصویب صیانت از حقوق پدیدآورندگان نرم‌افزار هنوز در مرحله تدوین اولیه است. البته ذکر این نکته در اینجا لازم است که نرم‌افزارهای متن باز به طور کلی می‌توانند بخشی از نیازها را برآورده کنند اما در سطح کارهای بزرگ نمی‌توانند همپای مشتریان طی طریق کرده و دقیقا در جاهای حساس قادر به پاسخگویی به مشتریان نیستند اصطلاحا نرم‌افزار به بن بست می‌رسد و آنجاست که برای انجام یک تغییر کوچک یا انجام یک خواسته جدید مشکلات شروع می‌شود که معمولا یکی از سه راه حل زیر انتخاب می‌شود:

1- کنار گذاشتن نرم‌افزار و چشم پوشی از هزینه پرداخت شده برای آن نرم‌افزار و جایگزینی آن با یک محصول دیگر
2- پرداخت هزینه‌های سنگین برای انجام تغییرات به تولید کننده که بعضی از اوقات هزینه‌های پرداخت نشده قبلی را نیز تلافی می‌کند
3- صرف نظر کردن از تغییرات و ادامه کار

سوال: آیا ERP های ایرانی می‌توانند محیط تولید را از محیط پیاده‌سازی جدا سازند؟

اگر منظورتان اینست که امکان تطبیق سازی نرم‌افزار در محیط مشتری وجود داشته باشد قطعا این موضوع در ذاتERP نهفته است و اگر ERP نتواند در محیط مشتری توسعه یافته و با نیازهای او انطباق یابد و علاوه بر آن مشتری نتواند متناسب با نیازهای خود فرآیندهایش را تعریف کند بنابراین صحبت از ERP گزافه خواهد بود. تطبیق سازی و پیاده‌سازی نرم‌افزار ERP توسط کاربران و یا اجرا کنندگان (Implementor) یکی از پایه‌ای‌ترین امکانات نرم‌افزارهای ERP است. ولی در صورتیکه منظورتان اینست که شرکت‌های تولید کننده ERP یعنیDevelopers از اجراکنندگان یعنی Implementor به لحاظ شخصیت حقوقی تفکیک گردند موضوع دیگری است که باید ابتدا به پیشینه آن پرداخت و سپس وضعیت فعلی و آتی آن را مورد بررسی قرارداد.
با توجه به عدم توسعه یافتگی ERP های ایرانی و به طریق اولی پایین بودن سطح فروش این گونه نرم‌افزارها، بدیهی است که نمی‌توان انتظار داشت که شرکت‌های اجرا کننده و پیاده ساز ERP که تخصصشان صرفا پیاده‌سازی ERP است بطور کامل شکل گرفته و بتوانند به عنوان یک شرکت مستقل خود را در حوزه فناوری اطلاعات عرضه نمایند. ماهیت این گونه شرکت‌ها بررسی نیازهای مشتریان و انطباق آنها با امکانات ERP های موجود در بازار است. به همین دلیل هنوز تا چندسال آینده باید انتظار داشت که شرکت‌های تولید کننده ERP خودشان به پیاده‌سازی نرم‌افزارهای تولیدشده بپردازند. ولی تفکیک شخصیت تولید کننده و پیاده ساز امری ضروری است و به هر صورت انجام خواهد شد.

سوال: ERP های ایرانی چگونه می‌توانند به روش های ایران را با کیفیت مطلوب جذب کنند؟

علی الاصول ERP های ایرانی مهمترین مزیتی که نسبت به رقبای خارجی خود دارند این است که با تجربیات داخلی آشنایی بیشتری داشته و قادر به درک پیچیدگی‌های فرآیندهای کسب و کار و تجربیات بهینه یا "بِه روش"ها به سبک ایرانی هستند و می‌توانند این پیچیدگی‌ها را که بعضی از آنان فقط در ایران رخ می‌دهد در نرم‌افزار لحاظ کنند. بنابراین پتانسیل شرکت‌های فن آوری اطلاعات در این زمینه از شرکت‌های خارجی بیشتر است اما این موضوع برمی‌گردد به این که آیا شرکت‌های ایرانی می خواهند از این فرصت که ناشی از عدم جامعیت ERP های خارجی در مورد فرآیندهای اختصاصی مشتریان ایرانی است استفاده کنند و یا نه. از نظر من این فرصتی است که نباید از آن به سادگی گذشت. می‌توان به چند مثال در این زمینه اشاره کرد که بعضی از ERP خارجی اصلا به آنها نپرداخته‌اند یا برای تطبیق سازی با مشکلات جدی مواجه‌اند یا برای پیاده‌سازی به بن بست می‌رسند به طور مثال:

- پیچیدگی‌های سیستم محاسبه و پرداخت حقوق و مزایای ماهانه که تقریبا همه ERP های خارجی فاقد این پیچیدگی‌ها هستند و نمی‌توانند از پس آن برآیند.
- پرداخت چک مدت‌دار که در کشورهای دیگر رواج ندارد.
- خرج کردن چک مشتری به مشتری دیگر که یکی از فرآیندهای عادی در کسب و کار شرکت‌های ایرانی است.
- فرآیندهای اختصاصی هر یک از مشتریان نیز یکی از مشکلات دیگر ERP های خارجی است.

بنابه دلایل فوق از نظر من شرکت‌های ایرانی تولید کننده ERP توانایی بیشتری در درک "به روش‌ها" یا تجربیات برتر که بیشتر جنبه بومی دارد هستند اما این نکته نیز غیر قابل انکار است که ERP های خارجی به دلیل تعدد تجربیات بدست آورده که ناشی از پیاده‌سازی آن در سازمان‌های مختلف است به تجربیات برتر یا "به روش‌های" بیشتری دست یافته و در نرم‌افزار های خود بکار برده‌اند.

سوال: برای جذب ERP در شرکت‌های ایرانی چگونه می‌توان شرکت‌های ایرانی را تشویق کرد و با ERP آشتی داد؟

می‌توان دوره ظهور ERP در ایران را که از ابتدای سال‌های 80 شروع می‌شود و الان حدود 10 سال از آن می‌گذرد بنام "دوره قبل از ERP" نامگذاری کرد هر چند تاکنون چند ERP در ایران راه اندازی شده ولی این تعداد آنقدر اندک است که می‌توان از آن صرف نظر کرد. بنابراین گزافه نخواهد بود که آن را دوره قبل از ERP بنامیم. این دوره را نیز می‌توان به سه دوره کوچکتر تقسیم کرد. دوره اول که ظهور ERP است و بیشتر از آنکه مفهوم ERP در ایران مطرح شود نام آن به عنوان یک داروی شفابخش و حلال همه مشکلات مطرح شد تا جایی که شرکت‌های که هیچ برداشت درستی از آن نداشتند خواهان آن بودند تا این آب حیات را بدست آورند بدون آنکه بپندارند که آیا سازمان آنها آمادگی پذیرش آن را دارد و یا نه و حتی مهمتر از آن، گاهی اوقات چنان شیفته آن می‌شدند که فکر می‌کردند که اگر از این راه حل استفاده کنند مشکلی بنام مدیریت نخواهند داشت و همه کارها به طورخودکار انجام خواهد شد. مرحله دوم تردید در این راه بود. به دلیل شکست‌های بوجود آمده در تعجیل برخی از شرکت‌ها و جذب این راه حل، فضایی بوجود آمد که بدبینی شدید را در استفاده کنندگان دامن زد. البته بعضی از شرکت‌های فناوری اطلاعات که قادر به تولید این راه حل‌ها نبودند به این بدبینی دامن زدند. دوره سوم که یکی دو سالی است شروع شده بازگشت به ERP است.

اکنون بسیاری از مدیران شرکت‌ها که خواهان ERP هستند می‌دانند که اجرا و پیاده‌سازی این گونه راه حل‌ها نیاز به آمادگی سازمانی و مدیریت تغییر برای اجرا ERP دارند. بنابراین شرکت‌های بیشتری در این سال‌ها خواهان استفاده از این راه حل شده‌اند. اکنون تصور اینکه ERP می‌تواند بخشی از مشکلات مدیریتی را حل کند کم کم به یک باور تبدیل می‌شود. پر واضح است که زدودن بدبینی‌های ایجاد شده به راحتی میسر نیست. برای آنکه بتوان شرکت‌های ایرانی را به سمت ERP هدایت کرد کارهای زیادی باید انجام شود که متاسفانه بار اصلی آن به دوش شرکت‌های ایرانی ارایه کننده این نوع راهکارها است. متاسفانه شرکت‌های فعال در زمینه پیاده‌سازی ERP های خارجی بیش از آنکه به فکر توسعه این نوع دانش باشند و استفاده کنندگان را به لحاظ نظری آماده پیاده‌سازی این راهکارها سازند و آنها را به انتخاب این شیوه تشویق کنند به فکر فروش مقطعی هستند. حداقل من فعالیت گسترده‌ای از این شرکت‌ها ندیده‌ام.

بدیهی است که این مهم با همکاری همه فعالین این حوزه میسر است به طور مثال برگزاری سمینارهای مختلف در خصوص اطلاع رسانی تجربیات موفق انجام شده در شرکت‌های ایرانی تا حدی می‌تواند ترس و بدبینی مشتریان بالقوه را کاهش دهد و به آنان اطمینان دهد که مخارج سنگین مربوطه، نتیجه خواهد داد.

سوال: روند آینده‌ی صنعت رایانه‌ای حسابداری و مدیریتی را چگونه می‌بینید؟

با توجه به نیاز جامعه در شفاف سازی اطلاعات مالی، از ابتدای دهه 60 فرآیند آموزش و تربیت حسابدار شتاب زیادی گرفت تا جایی که همیشه بخش مهمی از دوره‌های آموزشی دانشگاه‌ها و حتی آموزشگاه‌ها به این حوزه اختصاص یافت. اگر هنوز به روزنامه ها مراجعه کنید به راحتی میزان قابل توجه استخدام حسابدار را در میان آگهی‌های استخدام مشاهده می‌کنید. از طرفی بسیاری از ERP ها و حتی سیستم‌های یکپارچه قادرند که بخش مهمی از امور جاری حسابداری را خودکارسازی کرده و تسهیل نمایند. علاوه بر آن می‌توانند فرآیند تولید سند حسابداری تا مرحله اخذ گزارشات مالی اساسی و نسبت‌ها و صورتهای مالی را به طور خودکار و بدون دخالت حسابدار انجام دهند. بنابراین می‌توان انتطار داشت که علیرغم توسعه حرفه حسابداری و ایجاد اشتغال در این رشته، این حرفه با چالش جدیدی طی سال‌های آتی مواجه خواهد بود. بدین معنی که آن چه که نیاز نرم‌افزارهای فوق است داشتن حسابداران ساده نیست بلکه به حسابداران با تجربه که بتوانند فرآیندهای کسب و کار را از نظر مالی تحلیل مدیریتی کنند نیاز است. از نظر نیروی انسانی می‌توان انتظار داشت که به تدریج با کاهش نیاز مواجه خواهیم شد. رقابت نیروی انسانی در این حرفه شدیدتر خواهد شد و از طرفی حسابدارانی که قدرت تحلیل اطلاعات را دارند و با مفاهیم مدیریتی مانند برنامه‌ریزی استراتژیک آشنایی بیشتری دارند در بورس کار قرار خواهند گرفت. به طور خلاصه توسعه نرم‌افزارهای یکپارچه و ERP تهدیدی است برای حسابداران کم تجربه و فرصتی است برای حسابدارانی که دارای شم مدیریتی هستند. انتظار آنست که حسابداری مدیریت ارج و قرب بیشتری پیدا کند.

سوال: فناوری‌های جدید حسابداری و مدیریت چیستند؟

اگر بگوییم که ERP آخرین دستاورد بشر در فن آوری اطلاعات در سازمان‌ها است سخن درستی است و هنوز این نوع راهکارها تازگی خود را دارند و می‌توان گفت که حداقل تا ده سال آینده هنوز بهترین راه حل‌ها برای سازمان‌ها محسوب خواهند شد. هر پیشرفتی که امروزه در توسعه‌ی این دانش و فناوری‌های آن انجام می‌شود نیز بخشی از آن محسوب می‌شود. امروزه تمایل اکثر ERP ها آن است که در حوزه‌های مدیریتی وارد شوند و این راهکارها را به سمت هوشمند سازی هدایت کنند. هم از این روست که ابزارهای هوشمندی کسب و کار که معمولا تحت عنوانBusiness Intelligence (BI) نامیده می‌شوند طرفداران زیادی پیدا کرده است. این نوع نرم‌افزارها که برای سطوح مدیران میانی و ارشد کاربرد بیشتری دارد داده‌های سازمان‌ها را به صورت‌های مختلف جمع بندی کرده و به صورت نمودارهای قابل فهم درآورده و در اختیار مدیران قرار می‌دهد.

علاوه بر آن داشبوردهای مدیریتی که مونیتور کننده فعالیت‌های سازمانی هستند از نوسانات مداوم فعالیت‌های سازمان خبر می‌دهند و در هشیارسازی مدیران نقش مهمی ایفا می‌کنند. در سال‌های اخیر ارزشیابی عملکردها، فرآیندها، ارزیابی زنجیره ارزش سازمان و همچنین طرح ریزی برنامه‌های استراتژیک سازمان‌ها از حوزه‌هایی است که ERP ها در آن فعال شده‌اند. این بخش‌ها بیشتر در سطوح مدیران ارشد و مدیران استراتژیک سازمان کاربرد دارد.

در اینجا لازم است که به بخشی از فناوری‌های جدید که در شرکت ما به آن پرداخته شده و به عنوان فناوری جدید محسوب می‌شود اشاره شود. یک از این فناوری‌هاWorkFlow (IWF) Intelligence یا هوشمندسازی گردش کار است. این مکانیزم اجازه می‌دهد که گردش اطلاعات و ارجاع کار در حالت‌های پیچیده و افزودن شروط غیر عادی نیز به کار خود ادامه دهد و در واقع نیاز نیست که کاربر تشخیص دهد نفر بعدی برای دریافت فرم یا نامه چه کسی خواهد بود. یکی دیگر از فناوری‌های جدید که در آن تبحر ویژه‌ای پیدا کرده‌ایم مدیریت مدارک و مستندات از جمله صدور اتوماتیک اسناد حسابداری در لحظه رخداد است که بسیار هوشمند و به صورت پارامتریک طراحی شده و کاربران اصلی سیستم قاردند که به میل خود آن را تغییر دهند. البته فناوری‌های جدید دیگری را در دست تهیه داریم که پس از آماده شدن به صورت عمومی مطرح خواهد شد.

سوال: رابطه ERP با بلوغ سازمانی چیست؟

ابتدا اگر بلوغ سازمانی را معنا کنیم شاید بهتر باشد. بلوغ سازمانی یعنی رسیدن به مقطعی از رشد سازمان که پذیرای یک راهکار جدید باشد. عوامل این بلوغ شامل موارد زیر است:

- آمادگی مدیران برای پذیرش ریسک و مخاطرات تغییر در سازمان و توانایی آنان برای تغییر و مدیریت کردن بر آن
- نیاز به مونیتورینگ فعالیت‌ها
- نیاز به خودکارسازی فرآیندها
- پذیرش کارکنان برای کار در شرایط جدید و عدم مقاومت یا مقاومت ناچیز در برابر تغییر
- نیاز مدیران به اخذ اطلاعات تولید شده در سازمان و خارج از آن و تحلیل این اطلاعات به صورت فرآیندهای پشت سرهم
- وجود بازار پر رقابت داخلی و یا خارجی و نیاز به پیشی گرفتن از رقبا

قطعا ERP پس از بلوغ سازمانی می‌تواند اثر بخش باشد. سازمان‌هایی که به این بلوغ نرسیده‌اند و آمادگی پذیرش آن را ندارند نه تنها برایشان مفید نیست بلکه سبب از دست رفتن هزینه‌های هنگفت برایشان خواهد بود همانند زاغی که می‌خواست راه رفتن کبک را بیاموزد راه رفتن خود را نیز فراموش کرد. متاسفانه در سال‌های گذشته بدون توجه به آمادگی سازمانی، نسبت به خرید ERP اقدام شده است در صورتی که بعضی از آن سازمان‌ها به بلوغ نرسیده بودند. برخی دیگر نسبت به مفهوم ERP ساده انگاری کردند و پیاده‌سازی آن را همانند نصب و استفاده از یک نرم‌افزار ساده و جزیره‌ای قلمداد کرده و انتظار داشتند که به سرعت مورد استفاده قرار گیرد بدون آنکه زیرساخت‌های خود را مهیا نمایند. می‌دانید که هزینه‌های هنگفتی هم برای این کار پرداخت کرده‌اند که به بدبینی و حساسیت منفی بازار منجر شده است.

سوال: ERP و BPR کدام یک تقدم دارند؟

از نظر تئوری مهندسی مجدد فرآیندها مقدم بر ERP است اما درس‌هایی که در سال‌های گذشته و در عمل آموخته شده اینست که جدا سازی این مفاهیم از یکدیگر درست نیست و نمی‌توان آنها را از هم جدا کرد و یکی را بر دیگری تقدم داد. کاری که قبلا به طور عرف و تئوریک انجام می‌شده است. بعضی از سازمان‌ها برای آنکه وارد فضای ERP شوند یک دوره طولانی به بازشناسی فرآیندها و مهندسی مجدد آن روزگار می‌گذرانند و پس از طی این دوره به سمت ERP های مورد نظر می‌رفتند اما موضوعی که اتفاق افتاد این بود که هر ERP بر اساس تعاریف خود توسعه یافته بود و با فرآیندهای سازمان‌ها حتی آنها که باز مهندسی شده بودند کاری نداشت. عملا پیاده‌سازی فرآیندهای نرم‌افزار ارتباط زیادی با کار قبل از آن که مهندسی مجدد فرآیندها بود نداشت و سبب می شد که هزینه‌های انجام شده قابل استفاده نباشد. پیاده‌سازی ERP به همراه خود بهینه سازی فرآیندها را به ارمغان می‌آورد بنابراین اگر در یک سازمان پیاده‌سازی ERP و بهینه‌سازی فرآیندها به طور همزمان و با هم اتفاق بیفتند بهترین حالت خواهد بود. به صورتی که اگر در یک مقطع زمانی همراه با تعریف فرآیندها در نرم‌افزار، بهینه‌سازی آنها نیز انجام شود نتایج مناسب‌تری در برخواهد داشت اگر چه در این روش عموما مهندسی مجدد فرآیندها به شکل یکپارچه و به صورت انفجار بزرگBig Bang انجام نمی‌شود چرا که مهندسی مجدد می‌تواند ریسک‌ها و مخاطرات مختص خود را داشته باشد. شاید بتوانBPR را به یک انقلاب در یک کشور تشبیه کرد که می‌تواند هزینه‌ها و مشکلات زیادی را ببار آورد و به دلیل گرفتاری‌های داخلی مرتبط با آن حتی می‌تواند سازمان را از گردونه رقابت خارج کند.

سوال: ERP را به چه شرکت‌ها و یا بنگاه‌های اقتصادی باید توصیه نمود؟

همانطور که قبلا طرح شد اولین نکته آن است که سازمان‌ها بایستی به بلوغ برسند و خود را آماده پذیرش این راه حل نمایند چرا که محتمل ترین نتیجه ی عدم آمادگی، شکست و هدر دادن منابع سازمان خواهد بود. اصولا تاکنون ERP را راهکاری مناسب برای شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ دانسته‌اند اما امروزه ERP ها هم بدلیل زیاد شدن رقابت به سمت شرکت‌های متوسط تمایل پیدا کرده‌اند. در هر صورت شرکت‌هایی که می‌توانند به سمت ERP بروند که مهمترین مسئله سازمانی را حل کرده باشند و آن چیزی نیست جز آمادگی فکری مدیران و کارکنان سازمان برای جذب ERP. پارامتر دیگری که در این موضوع خودنمایی می‌کند دانش مدیران در استفاده از این نوع راه حل ها است. بسیاری از شرکت‌هایی که امروزه در ایران از این راهکارها استفاده می‌کنند آن را فقط تا سطح فعال سازی تراکنش‌ها راه اندازی کرده‌اند. این یعنی استفاده از بخش کوچکی از توانایی های ERP. اگر قرار است که ERP فقط تا این سطح بکار برده شود، نرم‌افزارهای ایرانی بسیار بهتر می‌توانند در محیط بومی کار کنند. جذابیت ERP در سطوح مدیریتی بیشتر نمایان می‌شود جایی که فعالیت‌های مختلف که همانند دانه‌های یک تسبیح هستند و ERP همانند یک نخ این دانه‌ها را به هم پیوند می‌دهد و امکان کنترل را تصحیح فرآیندها را فراهم می‌سازد.
ماهنامه انجمن حسابداران خبره‌ی ایران (حسابدار) در شماره‌ی 251 اسفند ماه 1391
ارسال شده توسط احمد محمدی | 12 10, 2013 | بازدید‌ها (4570)

ERP چيست و چه کاربردهایی دارد؟

ساليان متمادي برنامه هاي كاربردي مورد استفاده در سيستمهاي اطلاعاتي بصورت مجزا (functional)ارائه ميشد و هيچ ارتباطي با يكديگر نداشتند. چنين نرم افزارهايي مورد توجه و علاقه شركتهاي كوچك بود و براحتي نيازهاي خود را توسط اين برنامه هاي كاربردي (application) برآورده ميكردند. اما پس از مدتي با گذشت زمان و با شروع فرايند مهندسي مجدد فرايندها در سازمانها ، نياز به انواع مختلف سيستمهاي اطلاعاتي احساس شد و توليد سيستمهاي اطلاعاتي يكپارچه كه بتواند نرم افزارهاي حوزه هاي مختلف از جمله حسابداري ، توليد ، فروش ، انبار و ... را بصورت منسجم و همراه هم بكار گيرد آغاز گرديد . براي توليد چنين نرم افزاريهايي ، ارائه رويكرد هاي جديدي از جمله معماري مبتني بر client /server و همينطور نرم افزارهاي يكپارچه ضروري بنظر ميرسيد...

در سال 1992ساختار يك سيستم اطلاعاتي يكپارچه توسط دو نفر به نامهای Yakhou و Rahali توسعه يافت . در اين ساختار ، به اشتراك گذاري داده ها بين كاربران اين امكان را ايجاد ميكرد تا به سادگي و بسرعت داده هاي مورد نياز واحدهاي ديگر را در اختيارشان قرار دهند و همچنين مديران بخشهاي ديگر نيز قادر بودند بصورت يك سيستم جامع و يكپارچه با يكديگر در ارتباط باشند و گزارشات مورد نياز خود را از يك سيستم واحد استخراج نمايند. ERP چيست ؟ ( ERP ( Enterprise Resource Planning  سيستمي جامعي است كه سعي در يكپارچه سازي همه وظايف و بخشهاي موجود دريك سازمان با استفاده ازيك سيستم كامپيوتري واحد را دارد كه بتواند نيازهاي خاص و ويژه اين بخشها را برآورده سازد . اين كار با استفاده از يك نرم افزار كامپيوتري انجام ميشود كه بوسيله يك ديتابيس واحد ، امكان به اشتراك گذاري اطلاعات و ارتباط بخشهاي مختلف را با يكديگر برقرار ميسازد . اين نرم افزار از تعدادي ماژول نرم افزاري تشكيل شده است كه هر يك بخشي از وظايف موجود در شركت را بر عهده دارند . اغلب نرم افزارهاي ERP آنقدر منعطف هستند كه شركتهاي خريدار قادرند تعدادي از ماژولهاي مورد نيازو يا همه آنها را نصب و بكارگيرند . بعنوان مثال شركت خريدار قادر است فقط ماژولهاي منابع انساني (HR) و مالي را از اين بسته نرم افزاري ، خريداري ، نصب و مورد استفاده قرار دهد .

ERP چگونه قادر است عملكرد تجاري يك شركت یا سازمان را بهبود بخشد ؟ بطور كلي هدف اصلي و اوليه ERP آن است كه فرآيند دريافت سفارش از مشتري ( در بخش صنعت یا خدمات )و پردازش آن تا مرحله نهايي را بهبود بخشد . بعنوان مثال وقتي يك سفارش رسيده از سوي مشتري( و یا یک نفر مراجعه کننده به یکی از حوزه های شهرداری)  وارد سيستمERP ميگردد ، همه اطلاعات لازم جهت تكميل و ارائه اين سفارش (یا نیاز شهروند)، در آن موجود ميباشد . اطلاعات مربوط به اينكه آيا مشتري سفارش دهنده ، اعتبار كافي نزد شركت یا سازمان را دارد يا خير ، از ماژول مالي بدست ميآيد و به همين ترتيب اطلاعات لازم در مورد سطح موجودي انبار كالا و مواد اوليه مربوط به اين سفارش ، از ماژول انبار استخراج ميگردد . با بكارگيري اين سيستم ، كاربران تنها وارد كننده داده و اطلاعات به سيستم نيستند بلكه آنها از اين پس وظيفه سنگيني را بر عهده خواهند داشت زيرا در مورد سئوالاتي از قبيل اينكه "آيا مشتري حاضر بموقع بدهي خود را بابت سفارش دريافتي خود خواهد پرداخت؟" ، "آيا ما قادر خواهيم بود بموقع سفارش مورد نظر را تحويل مشتري دهيم ؟" و سئولاتي از اين قبيل ، كاربران سيستم بايد بتوانند سريعا تصميم گيري لازم را انجام دهند واين تصميمات بر روي كل فرايند ERP تاثير گذار خواهد بود . بعلاوه ساير كاربران در بخشهاي ديگر نيز لازم است اطلاعات را بروز وارد سيستم نمايند . بعنوان مثال اگر مسئول سيستم انبار در مورد سطح موجودي انبار اشتباهي مرتكب شود ، شركت ممكن است بسياري از مشتريان خود را بدليل اطلاعات نادرست درمورد كافي نبودن ميزان موجودي ، از دست بدهد.

يك پروژه ERP چه مدت بطول ميانجامد ؟ در شركتها سازمانهای  كوچك و آنهايي كه فقط بخشي از ماژولهاي ERP را خريداري و راه اندازي ميكنند ، اين پروژه ممكن است حدود شش ماه يا كمتر بطول انجامد ولي براي شركتها یا سازمانهای بزرگ و آنهايي كه تمايل دارند اين پروژه را بطور كاملتر به اجرا گذارند ، به اين دليل كه نياز به تغيير در بخشهاي مختلف سازمان متناسب با بسته نرم افزاريERP وجود دارد ، اجراي اين پروژه بطور ميانگين بين يك تا پنج سال بطول ميانجامد .

بكارگيريERP براي يك كسب و كار چه مزيتهايي راميتواند به همراه داشته باشد ؟ بطور كلي مزاياي عمده پياده سازي سيستمهايERP در شركتها را ميتوان بصورت زير بر شمرد :

·         الف ) يكپارچه سازي اطلاعات : بر خلاف سيستهاي ديگر كه ممكن است هر يك از بخشهاي مالي، فروش ، توليد و ... گزارشهاي ضد و نقيضي در مورد فعاليتها و سهم خود در افزايش ميزان درآمد شركت ارائه دهند ،ERP به شركت كمك خواهد كرد كه اطلاعات مورد نظر را بصورت جامع و كامل از يك سيستم بدست آورد .

·         ب ) يكپارچگي اطلاعات در مورد نیازهای  مشتريان : ERP كمك خواهد كرد تا سفارشات و نیازهای مشتريان از زمان دريافت سفارش یا اعلام نیاز یا مراجعه  ، دريافت مواد اوليه از تامين كنندگان كالا براي توليد آن سفارش تا تحويل كالاي توليد شده به مشتري و دريافت وجه آن بطور يكپارچه در يك سيستم نگهداري شود و به اين ترتيب شركتها قادرند براحتي سفارشات را رديابي كنند و هماهنگي لازم بين بخشهاي مختلف شركت را ايجاد نمايند .

·         ج ) استاندارد سازي و سرعت بخشيدن به فرآيند توليد : سيستمهايERP با استاندارد سازي فرايندهاو استفاده از يك سيستم كامپيوتري منسجم باعث صرفه جويي در زمان و افزايش بهره وري خواهند شد.

·         د ) كاهش موجودي انبار : ERP با بهينه سازي فرآيند انجام کار ، باعث كاهش گلوگاهها و رفع موانع احتمالی در مسیر انجام بسیاری از فرآیندها شده و باعث سبکتر شده حجم انبار داده ها می شود. به بيان ديگر ERP توانايي مديريت زنجيره عرضه محصول ( Supply Chain Management ) را نيز فراهم ميسازد .

·         ه ) استاندارد سازي اطلاعات مربوط به منابع انساني شركت ، صرفه جويي در زمان و جلوگيري از دوباره كاري

 آيا ERP با فرايندهاي موجود در شركت یا سازمان  تطابق دارد يا خير؟ نكته مهمي كه در اجرا و پياده سازي يك سيستمERP بايد مد نظر قرار گيرد آن است كه آيا اين مجموعه نرم افزاري با وضع موجود شركت خريدار نرم افزار ، تطابق دارد با نه ؟ اين يكي از دلايل مهمي است كه در روند اجراي فرآيند ERP در شركتهاي خريدار ، اختلال ايجاد ميكند و باعث ميشود گاها در اجراي پروژه چند ميليون دلاري ERP وقفه ايجاد شود . در چنين شرايطي دو راه وجود دارد: يا اينكه شركت خريدار بايد فرايندهاي موجود خود را تغيير داده و مطابق با سيستم ERP سازد و يا بسته نرم افزاري موجود بايد بر اساس شرايط خاص آن شركت تغيير داده شود . در حالت اول تغييرات عمده اي در مسئوليتها ، نحوه كار ، وظايف پرسنل و روشهاي انجام كار و ... ايجاد ميگردد و به عبارتي لازم است فرآيند مهندسي مجدد ( Reengineering ) در سطح شركت اجرا شود. در حالت دوم نيز احتمال بروز مشكلات ( BUGS ) در نرم افزار افزايش مي يابد و بعلاوه اشكالات خاصي را در بروزرساني نرم افزار ( UPGRADING ) در نسخه هاي بعدي ايجاد خواهد كرد زيرا نسخه هاي بعدي نيز بايد بصورت خاص و سفارشي توليد شوند.


ERP چه نوع هزينه هايي ميتواند به همراه داشته باشد؟

1.      هزينه هاي آموزش : از آنجا كه كاركنان در بخشهاي مختلف شركت با يك سيستم يكپارچه كار ميكنند ، لازم است درك بيشتري از فعاليتها و فرايندهاي موجود در ساير بخشها نيز پيدا كنند . زيرا هر داده اي كه آنها وارد سيستم ميكنند بر روي كل سيستم اثر گذار خواهد بود . بنابراين بايد ارتباط بين بخشهاي مختلف شركت از طريق اين سيستم براي كاربران كاملا تشريح گردد . علاوه بر اين ، برنامه اي براي آموزش شكل ظاهري ( INTERFACE ) سيستم نيز بايد تدارك ديده شود.

2.      هزينه يكپارچگي و تست نرم افزارها :براي حصول اطمينان از روند صحيح اجراي فعاليتها ، بايد ارتباط بين نرم افزارهاي ERP با يكديگر و احتمالا با ساير نرم افزارهاي بكاررفته در شركت مورد توجه قرار گيرد كه اين كار مستلزم هزينه هايي خواهد بود . به عنوان مثال يك شركت توليدي ممكن است نرم افزارهاي جانبي براي تجارت الكترونيكي ، سيستم باركد و ساير سيستمهاي مورد استفاده خود نيز داشته باشد. بنابر اين لازم است ارتباط درست و حساب شده اي بين اين نرم افزارها و بسته نرم افزاري ERP برقرار شده باشد .

3.      سفارشي كردن نرم افزارها ( Customization ) : اين كار در مواقعي انجام ميشود كه يكي يا چند مورد از نرم افزارهاي ERP نتواند با شرايط كاري و فرايندهاي موجود شركت خريدار تطابق داده شود و بنابراين ضروري بنظر ميرسد كه نرم افزار مزبور بر اساس شرايط خاص آن شركت باز سازي شود.

4.      تبديل داده ها ( Data Conversion ) : بطور يقين تبديل و انتقال داده ها و اطلاعات مربوط به مشتريان ، كالاها ، عرضه كنندگان ، طرفهاي تجاري و... از سيستم مورد استفاده قبلي به سيستم جديد مبتني بر ERP ، مستلزم هزينه هايي خواهد بود.

5.      مدت زمان بازگشت سرمايه (ROI) : اغلب شركتها انتظار دارند پس از نصب و راه اندازيERP بتوانند منافع مورد نظر خود را سريعا از اين سيستم كسب كنند ولي چنين امري در بدو امر امكان پذير نيست و لازم است مدت زماني از نصب و اجراي سيستم ، گذشته باشد و بهبودهايي در فرآيند موجود نيز حاصل شده باشد تا زمان بازدهي اين پروژه آغاز گردد.

چه عواملي اغلب باعث ناكامي در اجراي پروژه ERP ميگردد؟ تجربه نشان داده است كه مهمترين عامل ناكامي در پياده سازي و اجراي اين پروژه ، كاركنان و پرسنل استفاده كننده از نرم افزارها در بخشهاي مختلف شركت ميباشند . اگر آنها نپذيرند كه ERP روند اجراي كارها و فعاليتهاي آنها را نسبت به سيستمهاي قبلي بهبود ميبخشد ، در برابر اجراي آن مقاومت نشان ميدهند و آن را با شكست مواجه ميكنند . بنابراين اجراي مديريت تغيير كه از مباحث عمده در مديريت بشمار ميرود قادر است روند اين ناكامي و شكست را متوقف سازد.

ERP چگونه با تجارت الكترونيكي تطابق پيدا ميكند؟ همانگونه كه كاربران سيستمهاي مختلف در بخشهاي متنوع شركت از سيستم يكپارچه ERP استفاده ميكنند و نيازهاي خود را از طريق آن برآورده ميسازند ، دو گروه عمده ديگر يعني مشتريان ( Customers ) و عرضه كنندگان ( Suppliers ) كه در خارج از محدوده شركت فعاليت ميكنند ، نيز نيازمند دسترسي به يكسري از اطلاعات موجود در سيستمERP از قبيل ميزان سفارشات ، سطح موجوديها و... ميباشند . پس لازم است دو كانال جديد براي اين دو گروه ايجاد شده و امكان دسترسي آنان را به بخشي از اطلاعات مورد نياز فراهم سازيم . اين كار امروزه از طريق تجارت الكترونيكي ( Electronic Commerce ) امكان پذير خواهد بود كه در مورد مشتريان بحث B2C و در مورد عرضه كنندگان ، بحث B2B مطرح ميشود . با توجه با آنچه گفته شد ، لازم است بسته نرم افزاري ERP بتواند ارتباط مناسبي با Web برقرار ساخته و از اين طريق امكان استفاده و بكارگيري تجارت الكترونيكي را نيز در شركت فراهم سازد . ازآنجا كه اينترنت هيچگاه با توقف مواجه نميشود و دائما در حال تغيير است ، در مواقعي كه لازم است اصلاحات ، نگهداري و بروز رساني درسيستمERP انجام شود ، فعاليت وب سايت شركت نيز متوقف خواهد شد . پس لازم است با انعطاف پذيري مناسبي كه بين ERP و وب سايت شركت صورت ميپذيرد ، ترتيبي اتخاذ شود كه برنامه هاي كاربردي تجارت الكترونيكي در مواقعي كه ERP متوقف شده است ، همچنان به فعاليت خود ادامه دهند .

براي حل اين مشكل از نرم افزاري استفاده ميشود كه قادر است اطلاعات مورد نياز را از ERP بدست آورده و به عنوان يك مترجم اين اطلاعات را به يك فرمت قابل درك در تجارت الكترونيكي و ساير برنامه هاي كاربردي تبديل كند .

 

Normal 0 false false false EN-US X-NONE FA MicrosoftInternetExplorer4
ارسال شده توسط احمد محمدی | 12 10, 2013 | بازدید‌ها (649)

خلاصه

 

استفاده از سيستم هاي اطلاعاتي كه بتواند همه فعاليت ها و وظايف موجود در يك سازمان را تحت پوشش قرار داده و اطلاعات لازم و ضروري را به موقع در اختيار استفاده كنندگان آن قرار دهد از ابزارهاي حياتي در سازمان هاي امروز است. بدون برخورداري از اين سيستم ها افزايش قابليت هاي سازمان، بهبود عملكرد، تصميم گيري بهتر و دستيابي به مزيت رقابتي غيرممكن است. در اين ميان سيستم هاي برنامه ريزي منابع سازمان (ERP) از جديدترين ابزارهاي مديريتي بوده كه قادر است اطلاعات موجود در سازمان را با استفاده از فناوري اطلاعات در تمام حوزه هاي فعاليت سازمان به طور منسجم و يكپارچه جمع آوري كرده و اطلاعات و نتايج بدست آمده از آن را در اختيار استفاده كنندگان آن در سطوح مختلف سازمان قرار دهد. اين سيستم ها را مي توان جديدترين فناوري هاي اطلاعاتي در يك دهه گذشته دانست، ثمره اي كه به سرعت در حال دگرگوني و تكامل است.
در اين مقاله با بيان ساده، مفهوم، ‌ويژگي ها و مزاياي برنامه ريزي منابع سازمان، سير تكامل و مراحل اجراي آن در سازمان را توضيح مي دهد.

 

مفهوم و مزاياي ERP

در بيشتر مراكز توليدي، مشكلات موجود ناشي از كمبود تلاش كاركنان نيست بلكه كمبود همكاري و هماهنگي در استفاده از منابع در دسترس كارخانه (كاركنان، اطلاعات، مواد، ابزار) و در نتيجه عدم مديريت موثر در كار، عوامل اصلي به وجود آورنده اين مشكلات است.

 

 سيستم برنامه ريزي منابع سازمان، ابزار نويني است كه رفع ناهماهنگي ياد شده را با تاكيد بر بهبود فرايندهاي سازمان و تصميم گيري صحيح تر و آسان تر مديران، هدف قرار داده است. به بيان ديگر:

- ERP يك راه حل سيستمي مبتني بر فناوري اطلاعات است كه به منظور ارتقاي مديريت فرايند و عمليات سازماني منابع سازمان را به وسيله يك سيستم به هم پيوسته، به سرعت و با دقت و كيفيت بالا در كنترل مديران سطوح مختلف سازمان قرار مي دهد.

- سيستم هاي ERP سيستم هاي مبتني بر كامپيوتر هستند كه براي فرايندهاي يك سازمان طراحي شده و برنامه ريزي، توليد و پاسخگويي به مشتريان را يكپارچه مي كند.

ERP دو مزيت عمده ارائه مي كند كه در سيستم هاي سازماني غيريكپارچه وجود ندارند:

1- يك نگرش يكپارچه سازماني از كسب و كار كه در برگيرنده تمام فعاليت ها (وظايف سازماني) و بخش ها است.

2- يك پايگاه داده اي سازمان كه تمام فعاليت هاي كسب و كار در آن، وارد، ضبط، پردازش، نظارت و گزارش مي شود.

اين نگرش يكپارچه مستلزم گسترش همكاري و هماهنگي بين بخش هاي مختلف است اما سازمان را در رسيدن به اهداف خود و ارتقاي قابليت پاسخگويي، توانا مي سازد.

ويژگي هاي سيستم هاي ERP

هدف اصلي و اوليه بسته هاي نرم افزاري ERP ، گردآوري بخش ها و حوزه هاي مختلف يك سازمان در داخل يك سيستم يكپارچه است، به گونه اي كه اين سيستم بتواند جوابگوي تمامي نيازهاي بخش هاي متفاوت يك سازمان باشد.

در يك جمع بندي مي توان گفت سيستم هاي ERP ، تنها حاصل اجتماع فرايندها و وظايف مختلف سازماني در قالب يك بسته نرم افزاري نيست بلكه حداقل بايد داراي چند مشخصه كليدي باشد تا بتواند به عنوان يك راه حل درست مطرح شود. اين ويژگي ها عبارتند از:‌

انعطاف پذيري: سيستم هاي ERP بايد بتوانند به نيازهاي متغير سازمان ها و شركت هاي  استفاده كننده پاسخ دهند.

همچنين اين سيستم بايد به گونه اي باشد كه هر جزيي از بسته نرم افزاري بتواند بدون تاثير در روش هاي ديگر در هر سازماني، تغيير كرده، اضافه يا حذف شود.

فراگير بودن: سيستم هاي ERP بايد وظايف سازماني مختلفي را پشتيباني كنند و متناسب با طيف وسيعي از سازمان ها مورد استفاده قرار گيرند.

فرا شركتي: اين سيستم ها بايد به صورت online به سازمان هاي ديگر و ساير شركاي تجاري از جمله تامين كنندگان و مشتريان متصل باشند.

بهترين روش هاي موجود: مجموعه اي از بهترين روش هاي مورد استفاده و تجربه شده در جهان بايد در اين نرم افزارها گردآوري شده باشد.

شبيه سازي واقعيت: بناي طراحي و استفاده از اين نرم افزارها، شبيه سازي اقدامات و فرايندهايي است كه در سازمان انجام مي گيرد.

ساير ويژگي ها: علاوه بر موارد كليدي مطرح شده، مي توان به ويژگي هايي همچون كاهش كارها، حذف دوباره كاري و بهينه سازي منابع‌، محيط كاربر پسند (شامل راهنمايي online و رابط گرافيكي مناسب)، انعطاف پذيري در انطباق با قوانين كشورها (در زمينه هاي مالي، مالياتي، فروش، صادرات و واردات)، دسترسي آسان به اطلاعات و نامحدود بودن در ثبت اطلاعات از نظر حجم ركوردهاي اطلاعاتي، اشاره كرد.

حروف اختصاري( MRP -Material Resource Planning) به معناي برنامه ريزي نيازمندي مواد، در سه مفهوم متفاوت ولي وابسته به هم به كار برده مي شوند. هر يك از اين مفاهيم، درجه اي از ميزان پيشرفت و تحول MRP را نشان مي دهند.

- MRPI برنامه ريزي نيازمندي مواد

- MRP با حلقه بسته

- MRPII برنامه ريزي منابع توليدي

MRPI اولين مرحله تكاملي در MRP بود. سيستم MRP يك سيستم برنامه ريزي مواد زمان بندي شده مشروح است. اين سيستم برنامه كلان توليد را به مجموعه اي مشروح از مواد مورد نياز كه مي تواندبراي برنامه ريزي،‌زمان بندي و كنترل توليد در سطح كارخانه به كار گرفته شود، تبديل مي كند.

MRP با حلقه بسته،‌ مرحله منطقي تحول MRP بود كه منجر به يك سيستم كنترلي توليد شد. يكي از اساسي ترين فرضيات يك سيستم MRP ، نامحدود بودن ظرفيت است. اين فرض در عمل،‌ ضعيف بود. بنابراين سيستم MRP با حلقه بسته برنامه ريزي احتياجات ظرفيتي خود، به عنوان كنترل كننده ميزان پيشرفت برنامه توليد محسوب مي شود. در اين سيستم، عملكردهاي واقعي توليد و تامين مواد، اندازه گيري و با برنامه مقايسه مي شوند (حلقه بسته مي شود.) اين عمل باعث مي شود تا مديريت تشخيص دهد كه آيا نياز به اقدامات اصلاحي وجود دارد يا خير؟

MRPII تركيبي است از MRP حلقه بسته به علاوه اجزايي براي برنامه ريزي مالي- تجاري. از MRPII مي توان براي برنامه ريزي ظرفيت، حمل كالا، نگهداري و تعميرات و غيره استفاده كرد. از سوي ديگر مي توان براي برنامه ريزي امور مالي نيز جريانات نقدينگي را پيش بيني كرد. همچنين مي توان به منظور برنامه ريزي نيروي انساني، نيروي مورد نياز در آينده را برآورد كرد. MRPII از طريق هماهنگ كردن فعاليت هاي انجام گرفته در بخش هاي كاري مختلف شركت و به كارگيري يك پايگاه اطلاعاتي مشترك، يكپارچگي داخلي را آسان مي سازد. اين موضوع اين اطمينان را مي بخشد كه همه از اطلاعات به روز يك نسخه مشترك استفاده مي كنند.

شركتها به دليل مسايل و مشكلات موجود در MRPII ، هنگام اجرا و پياده سازي سيستم برنامه ريزي خود، ناچار بودند از مشاوراني استفاده كنند كه در بيشتر مواقع حضور آنان غير مفيد و بي تاثير بود. بنابراين سيستم هاي برنامه ريزي منابع موسسه از اوايل دهه80 به وجود آمدند.

مراحل اجراي ERP در سازمان


- مرحله تصميم گيري براي انتخاب: اين مرحله اولين مرحله است كه در آن مديران نياز به سيستم ERP يا انتخاب يك سيستم اطلاعاتي عمومي را بررسي مي كنند.

مرحله تصميم گيري شامل: تعريف نيازمندي هاي سيستم، اهداف و فوايد آن و تجزيه و تحليل تاثير انتخاب در كسب و كار سطوح سازماني است.

2- مرحله اكتساب: اين مرحله شامل انتخاب محصولي است كه بهترين تناسب را با نيازمندي هاي سازمان دارد. بنابراين كمترين نياز براي سفارش يك نرم افزار ويژه سازمان را مدنظر قرار داده و در مرحله بعدي (مرحله اجرا) كمپاني مشاور نيز براي كمك انتخاب مي شود. مواردي مانند قيمت، آموزش و خدمات و نگهداري، تجزيه وتحليل شده و قراردادها بسته مي شوند. در اين مرحله مي بايست تجزيه و تحليلي درباره نرخ بازگشت سرمايه محصول انتخاب شده انجام شود.

3- مرحله اجرا: اين مرحله شامل تطبيق نرم افزار ERP بر طبق نيازهاي سازمان است. اين كار به كمك مشاوراني كه آموزش را به عهده داشته و با روش هاي اجرايي آشنا هستند، صورت مي گيرد.

4- مرحله استفاده و نگهداري: اين مرحله شامل استفاده از محصول است كه منافع مورد انتظار را تامين كرده و كمترين ميزان از هم گسيختگي را داشته باشد. در طول اين مرحله يك فرد بايد از جنبه هاي مختلف مانند عمليات، قابليت كاربرد و مناسب بودن براي سازمان و فرايندهاي كسب و كار به خوبي اطلاع داشته باشد. پس از اجراي سيستم مي بايست به خوبي نگهداري شود زيرا در صورت بد عمل كردن بايد آن را اصلاح كرد. درخواست هاي خاص براي بهينه كردن عملكرد بايد مطرح شود و بهبودهاي عمومي براي سيستم انجام شود.

5- مرحله تحول (تكامل تدريجي): اين مرحله به ايجاد قابليت هاي بيشتر در سيستم ERP مربوط مي شود. ايجاد منافع جديد از قبيل برنامه ريزي و زمان بندي پيشرفته، مديريت زنجيره عرضه، مديريت ارتباط با مشتري،‌ جريان كار و توسعه مرزها براي همكاري هاي خارجي با شركاي ديگر از موارد مختلف اين مرحله است.

6- مرحله بازنشستگي: اين مرحله در شرايط مختلفي مانند زماني كه تكنولوژي هاي جديد به وجود آمده اند يا در شرايطي كه ERP براي سازمان مناسب نيست و يا نيازهاي كسب و كار تغيير كرده است به اجرا در مي آيد. در اين مرحله مديران تصميم مي گيرند كه نرم افزار ERP را با ديگر سيستم هاي اطلاعاتي جا به جا كنند تا با نيازهاي سازماني متناسب شود.

توسعه برنامه ريزي منابع سازمان

گسترش شبكه هاي اينترنتي، تاثير شگرفي بر جنبه هاي مختلف IT و در كنار آن بر سيستم هاي ERP گذاشته است.

دسترسي آسان به منابع سيستم در هر جا و هر زمان به فروشندگان ERP كمك كرده است كه سيستم هاي ERP خود را توسعه داده و با روش هاي كسب و كار جديد از جمله مديريت زنجيره عرضه، مديريت ارتباط با مشتري، اتوماسيون نيروي فروش(SFA) ، برنامه ريزي و زمان بندي پيشرفته (APS) ، هوش كسب و كار (BI) و قابليت هاي كسب و كار الكترونيكي يكپارچه كنند.

در حقيقيت ERP در سازمان ها به عنوان پشتوانه اي براي كسب و كار محسوب مي شود و سازمان با كمك اين سيستم مي تواند كسب و كار را به صورت مستقيم از طريق اينترنت انجام دهد. اين قبيل روش ها سبب شده است كه رضايت مشتريان و فرصت هاي فروش و بازاريابي، افزايش و روش هاي پرداخت، بهبود يابد.

****

 

منبع : مقاله "   برنامه ريزي منابع سازماني ( ERP )  "نويسنده: رمضان يحيايي انتشار : مجله مديريت دانش سازماني، شماره11   برگرفته ازسایت  http://www.modiriran.ir     

ارسال شده توسط احمد محمدی | 9 10, 2013 | بازدید‌ها (1441)

شکل گیری سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان یک فرآیند تکاملی بوده است. این سیستم ها در واقع تکامل یافته سیستم های عملیاتی هستند که در دهه های ١٩۶٠ تا ١٩٧٠ میلادی توسعه یافتند. سیستم برنامه ریزی احتیاجات مواد ۴ یکی از سیستم هایی است که قبل از سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان بوجود آمد و مقدمه ای برای ظهور سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان بود. سرمنش اء سیستم های برنامه ریزی احتیاجات مواد، مکانیزاسیون فرآیندهای مدیریت موجودی می باشد. توانایی این سیستم ها در مدیریت موثر موجودی، باعث شد که محدوده فعالیت این سیستم ها تمامی منابع سازمان را تحت پوشش قرار دهد. به نحوی که امروزه فعالیت های مختلفی از جمله برنامه ریزی تولید، خرید و کنترل موجودی، مدیریت هزینه، برنامه ریزی ظرفیت و مدیریت لجستیک در قالب سیستم های برنامه ریزی احتیاجات مواد صورت می گیرد. بکارگیری سیستم های برنامه ریزی احتیاجات مواد باعث شد که جریان مواد در سازمان های تولیدی تسهیل شده و زمان های سیکل تولید و هزینه پشتیبانی مواد کاهش یابد. به علاوه ارتباطات بین واحد های سازمانی بهبود یافته و یکپارچگی برنامه ریزی نیز ایجاد گردد.


با توسعه مکانیزاسیون در کسب و کار، سیستم های برنامه ریزی احتیاجات مواد متحول شده و سیستم های برنامه ریزی منابع تولید ۵ را ایجاد نمودند. این سیستم ها به منظور برنام هریزی تمامی منابع مورد نیاز برای تولید مورد استفاده قرار می گرفت. با شکل گیری این سیستم ها بخش عمده ای از فرآیندهای کسب و کار از جمله برنامه ریزی کسب و کار، برنامه ریزی عملیاتی، برنامه ریزی فروش، برنامه ریزی تولید، زمانبندی تولید و برنامه ریزی ظرفیت به صورت یکپارچه مکانیزه شدند. این سیستم ها به منظور تهیه گزارش های مالی، گزارش های بودجه، گزارش های فروش با سیستم های مالی و حسابداری نیز مرتبط شدند. بسیاری از افراد معتقد هستند که یکپارچگی سیستم های کسب و کار در قالب سیستم برنامه ریزی منابع تولیدی سرآغازی برای شکل گیری سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان می باشد. به عنوان مثال مانتی سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان را، روشی برای برنامه ریزی و کنترل موثر تمامی منابع مورد نیاز برای تهیه، تولید، بارگیری و ارائه سفارشات مشتری تعریف نموده است. به روشنی می توان دریافت که خواستگاه این  تعریف، سیستم های برنامه ریزی منابع تولیدی می باشد. گرچه نمی توان روند شکل گیری سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان از سیستم های برنامه ریزی منابع تولیدی را انکار نمود، لیکن سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان محدوده وسیع تری از تولید و عملیات را شامل می شود. این سیستم ها در حال حاضر علاوه بر بخش های تولیدی در بخش های خدماتی نیز به صورت گسترده مورد استفاده قرارمی گیرند.

اولین سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان توسط شرکت های نرم افزاری بزرگ در آمریکا و اروپا از جمله سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان خود SAP توسعه یافتند.

شرکت Peoplesoft و SAP شرکت های را حول محور فعالیت های تولیدی و یکپارچگی این فعالیت ها با فرآیندهای مالی و حسابداری ایجاد نمود.

سایر تولیدکنندگان نیز محصولات خود را با تمرکز بر بخش های خاصی از کسب و کار توسعه دادند. به اولین محصولات خود را با تمرکز بر مدیریت نیروی انسانی ارائه نمود، که با Peoplesoft عنوان مثال مرور زمان سایر مدول های کسب و کار نیز به این محصول افزوده شد. شرکت اوراکل نیز قبل از ورود به عرصه سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان، تولیدکننده و عرضه کننده سیستم های مدیریت پایگاه داده بود.

سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان به یکی از مهمترین محصولات نرم افزاری در جهان تبدیل شده اند. شکل گرفت، به یکی از مهمترین محصولات نرم افزاری SAP ایده ای که در سال ١٩٧٠ توسط شرکتجهان تبدیل شد و رویکرد سازمان های بزرگ را نسبت به پیاده سازی و استفاده از سیستم های اطلاعاتیتغییر داد. رواج سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان به دهه ١٩٩٠ میلادی برمی گردد. در دهه ١٩٩٠ به خاطر قیمت بالای سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان و ریسک ناشی از پیاده سازی این سیستم ها،شرکت ها و سازمان های بزرگ تنها بخش ها و مدول هایی از سیستم برنامه ریزی منابع سازمان را نصب و راه اندازی می نمودند. فروش سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان در اواخر دهه ١٩٩٠ به اوج خود رسید.

زمانی که سازمان ها با مشکل خطای هزاره  روبرو شدند. در این زمان بود که بسیاری از سازمان های بزرگ با پیاده سازی سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان با یک تیر دو نشان زدند. اول اینکه سیستم های اطلاعاتی و عملیاتی خود را یکپارچه نمودند و دوم اینکه راه حل مناسبی را برای رویارویی با خطای هزاره بکار گرفتند. پس از گذار از خطای هزاره، فروش سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان با اندکی رکود روبرو شد. تولیدکنندگان این سیستم ها نیز به تولید مدول های متنوع تر و تخصصی تر روی آوردند. علاوه بر این، سیستم های مناسبی برای شرکت های کوچک تر تولید و عرضه شد. تولیدکنندگان همچنین با بهبود فرآیندهای پیاده سازی سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان، زمان پیاده سازی آنها را کاهش داده و برخی از مشکلات و معضلات فرآیند پیاده سازی را مرتفع نمودند. تولیدکنندگان به منظور جذب مشتریان بیشتر، قابلیت های پیشرفته تری از جمله مدیریت روابط مشتریان و مدیریت زنجیره تامین را درون سیستمهای خود توسعه دادند. با توسعه قابلیت های سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان، دامنه عملکرد این سیستم ها از محدوده شرکت های تجاری نیز فراتر رفته و بخش های دولتی و آموزشی نیز به استفاده از این سیستم ها روی آوردند.


ارسال شده توسط احمد محمدی | 30 09, 2013 | بازدید‌ها (791)
http://atalebi.com/articles/show.asp?ID=704
جهانی شدن رقابت سازمانها و شركتها جهت عرضه محصولات و خدمات خود، آنها را ناگزیر به پیوستن به بازارهای جهانی كرده است .یكی از ابزارهای مهم فناوری اطلاعات و ارتباطات كه نقش مهمی در یكپارچگی اطلاعات در سازمان دارد و از شروط اصلی پیوستن به بازارهای جهانی است، سیستم‌های برنامه ریزی منابع سازمانی ( ERP ) است. این سیستم هم اكنون به عنوان جدیدترین و موثرترین ابزار برنامه ریزی كل منابع سازمان مطرح بوده و شامل یك نظام بهم پیوسته اطلاعاتی، مهندسی و مدیریتی است كه همه نیازهای یک سازمان را با نگرشی فرایندی ( در جهت نیل به اهداف سازمان و یکپارچه سازی تمام عملیات ) برآورده می كند. ERP با یك نگاه متفاوت روند کلیه فعالیتهای شركتها را از حالت وظیفه گرایی به فرایند محوری تغییر جهت می دهد.
ERP

پیاده سازی ERP علاوه بر پرهزینه و وقت گیر بودن، با ایجاد تغییرات بنیادین در فرایندها باعث ایجاد تنشهایی در اکثر بخشهای سازمان می شود که اگر سازمان بدون توجه و اطلاع از مشکلات و چالشهایی كه هنگام پیاده سازی ERP با آنها مواجه خواهدشد، اقدام به پیاده سازی كند، قطعا با شكست مواجه خواهدشد.


این مقاله سعی كرده است با استفاده از یك دهه تجربه تحلیل ،طراحی و پیاده‌سازی سیستم های اطلاعاتی در یكی از صنایع بزرگ كشور ،به عمده مشکلات ، محدودیتها و چالشهای پیاده سازی سیستم های یكپارچه و یا به عبارتی برنامه ریزی منابع سازمانی(ERP) بپردازد و ضمن ارائه راهکارهای تجربی برای برخورد با مشکلات طرح شده، طرحی پیشنهادی برای پیاده سازی سیستم‌های یکپارچه در سازمانها ارائه كند.


● مقدمه


در عصر كشاورزی نیروی بازو عامل بقا و ماندگاری بشر در عرصه کار و زندگی محسوب می شده است. در انتهای این دوران كه حدود ۲۹۰۰۰ سال به‌طول انجامید ،ابزار به معنای واقعی اختراع و به دنبال آن دستورالعملهای كار با آن تدوین شد، كه همین عامل سرمنشاء اصلی ورود انسان به عصر صنعتی بود . ابزار، باعث تحول و رشد انسان در تمامی عرصه های علمی ،اقتصادی،پزشكی،كشاورزی ،اجتماعی و..... شد و در این دوره كه بیش از ۵۰۰ سال به‌طول انجامید هر دو مقوله اطلاعات و فناوری رشدی بسیار فزاینده ای داشتند. به‌طوری‌كه انسان را به اوج پیشرفت در عرصه صنعت رساند. در عصر انقلاب صنعتی، هم اطلاعات و هم فناوری عرصه رقابت را از هم ربوده بودند ولی جای خالی ارتباطات كاملا محسوس بود. نبود ارتباطات مناسب در طول دوران صنعتی با عث شد تعداد قابل ملاحظه ای از نوآوریها چندین بار وحتی با چند دهه اختلاف كشف و اختراع شوند . در این مقطع انقلاب ارتباطات رخ داد و اطلاعاتی كه هزاران سال در قالب كتاب در قفسه های كتابخانه ها محبوس بودند نفس راحتی كشیدند و خود را كمتر از چند ثانیه به دست جویندگان علم رساندند.


هم اكنون به لطف ارتباطات علم انسان هر دوسال یكبار دو برابر و به واسطه همین افزایش ، داناییش نیز فزون می شود، به‌طوری‌كه دیگر بدون تحقیق و مقایسه دست به ریسك نمی زند .مشتری امروز دیگر از تخت پادشاهی پایین آمده و شریك تولید كننده شده است . مشتری حق انتخاب پیدا كرده است و براحتی توسط تولید كننده شكار نمی شود. وی تنوع طلب است ،باید نیازمندیهای معقول و حتی غیر معقول او برآورده شود. دیگر مشتری، خودروی كارخانه فورد را كه رنگ آن بنا به سلیقه شخصی مدیرعامل آن شركت همیشه مشكی طراحی می شده است خریداری نمی كند وحق انتخاب، این قدرت را به او داده است كه تولید كننده را وادار كند هم بازار و هم نیاز وی را بصورت علمی مورد تحقیق و تفحص قرار دهد . هم اكنون ۷۰ درصد سازمانها و شركتهای مطرح دنیا در آمریكا و اروپا قادرند با استفاده مهمترین ابزار فناوری اطلاعات و ارتباطات یعنی سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی مراحل مختلف منبع و بازاریابی ، تولید ، توزیع و خدمات پس از فروش را بصورت كاملا مجزا و در یك گستره جغرافیایی وسیع و بعضا در دفترهای مجازی انجام دهند.


● وضعیت ایران


در ایران، سالانه شاهد برگزاری دهها همایش و سمینارهای معرفی ERPو مزایای آن هستیم ولی با استفاده از نتایج مقالات و تحقیقات صورت گرفته اقدام عملی خاصی انجام نداده ایم .آیا مشکل ، کمبود تجهیزات است و متخصص می دانیم كه به دلیل عبارت همیشه تکراری «پهنای باند ناکافی»_ واحد اطلاعات اكونومیست در رده بندی سال ۲۰۰۶ اعلام کرده است در میان ۶۸ کشوری که در گزارش آمادگی کشورها در زمینه ICT مورد ارزیابی قرار گرفته اند، ایران با شش پله سقوط نسبت به سال ۲۰۰۵ از مکان ۵۹ به ۶۵ تنزل پیدا کرده است و همچنین طبق گزارشهای معتبر جهانی كه هفتمین گزارش EIU در زمینه ICT ارائه نموده است، کشورهای در حال توسعه با سرعت بیشتری نسبت به کشورهای توسعه یافته در حال رشد هستند. به طوری که اگر رتبه بندی کشورها به سه دسته ۲۰ کشور بالا ، ۲۰ کشور میانی و ۲۰ کشور پایینی تقسیم شود مشاهده می شود که شاخص ۲۰ کشور اول تنها ۵/۲ درصد رشد داشته در حالی که ۲۰ کشور میانی ۰۶/۰ درصد پیشرفت داشته اند و ۲۰ کشور آخر به طور متوسط با رشد قابل توجه ۰۹/۰ درصد مواجه بوده اند . حال با توجه به گزارش فوق جایگاه ما در این رده بندی کجاست‌؟ و عامل اصلی سقوط ۶ پله ای کشور ما چیست و چه عواملی باعث اینهمه تنزل در توسعه فناوری شده است ؟_ متاسفانه سوالها بسیار است و پاسخها مبهم _


در ادامه ابتدا به بررسی عواملی پرداخته می شود که باعث بحران در سیستمهای اطلاعاتی موجود سازمانها شده است، سپس به چالشهای پیاده سازی ERP می پردازیم و بعد، طرح پیشنهادی تهیه سیستمهای یکپارچه سازمانها ارائه می شود.


۱) فناوری با كمترین احساس نیاز وارد كشور شد و مورد استفاده ناصحیح قرار گرفت .


ضرب المثل معروف نیاز، مادر اختراع است را همه شنیده ایم. آیا در سازمانها و شركتهای بزرگ كشور نیاز به داشتن فناوری واقعا بطور كامل حس شده بود كه بی حد وحصر وارد سازمانها شد؟ وظیفه فناوری در كجای فرایندهای قدیمی و دستی شركتها و سازمانهای كشور تعریف شده بود؟ آیا فناوری آمده بود كه همان سیستم های حتی مكانیزه دستی نشده را سرو سامان دهد یا اینكه تواناییهای دیگری هم داشت؟ كدام سازمان بر اساس توانمندی فناوری، سیستم‌های خودراتحلیل، طراحی و پیاده سازی كرد ؟ چه كسانی در سازمانها بطور کامل بر توانمندی فناورهای وارد شده واقف بودند ؟ استفاده از این فناوری بیشتر جنبه كاربردی داشت یا تبلیغاتی ومد‌؟_ و آیا مدیران ارشدی كه به زحمت قادر به خاموش و روشن كردن كامپیوترها بودند می توانستند توانمندی این سیستم را در فرایند تولید حس كنند؟ هنوز هم در بعضی از سازمانها هیچگونه نیازی به داشتن سیستم های برنامه‌ریزی حس نمی شود، ولی در برخی از آنها نیاز كاملا مشهود است. سازمانهایی كه احساس نیاز كرده اند، می توانند ابتدا باتشکیل یک تیم با تجربه از شرکتهای صاحب نظر ، گروهIT و کارشناسان مرتبط سازمان، به امکان سنجی پذیرش ERP اقدام كنند.


۲) در سازمانها سیستمهای موجود دستی، مكانیزه شد نه فرایندهای صحیح كاری


اكثرسازمانها و شركتهای بزرگ كشور، دهه‌های اخیر فقط توانسته‌اند برای سیستم‌‌های قدیمی و دستی خود بطور جزیره ای نرم افزار تهیه و آنها را مكانیزه كرده و در قالب رایانه‌های منفرد و یا تحت شبكه اجرا كنند .


تجربه نشان داده است در صورتی كه یكسری داده از چندین كانال ارتباطی وارد نرم افزارها شود، اختلاف عمیق در اطلاعات و گزارشهای حاصل شده به‌وجود خواهد آمدو به دنبال آن داده ها با افزونگی وناسازگاری مواجه خواهند شد. خلاصه اینكه سازمانها ، به‌جای تهیه سیستم بر مبنای توانمندی فناوری و فرایندهای بهینه ، برای همان سیستمهای قدیمی ،سنتی و دستی موجود، نرم افرار تهیه كردند كه این تغییر روند، بدور از هدف اصلی مکانیزه كردن سیستم ها بود و در عمل هیچ اتفاق خاصی جهت بهبود سیستم و یكپارچه كردن آنها صورت نگرفت.


۳) هزینه های اجرای این سیستم و مدت زمان بازگشت سرمایه زیاد است.


نظر به هزینه های بسیار بالای پیاده سازی ERP در سازمانها ، اغلب آنها انتظار دارند پس از نصب و راه اندازی ERP بتوانند منافع مورد نظر خود را سریعا از این سیستم كسب كنند و به دنبال آن كاهش چشمگیر هزینه ها را داشته باشند. ولی چنین امری در بدو امر امكان پذیر نیست و لازم است مدت زمانی از نصب و اجرای سیستم ، گذشته باشد و بهبودهایی در فرایند موجود نیز حاصل شده باشد تا زمان بازدهی این پروژه آغاز شود.


در اكثر سازمانهای بزرگ دولتی كشور به‌دلیل هزینه بسیار بالای تهیه سیستم های یکپارچه وبه تبع آن عدم برنامه ریزی كل منابع سازمان بطور یكپارچه، توانایی محاسبه قیمت تمام شده محصولات و خدمات وجود نداشته و بعضا سازمانها بدون داشتن قیمت واقعی وحتی با متحمل شدن ضرر به فروش مجصولات خود اقدام می كنند.


۴) ساختار سازمانی اكثر سازمانهای كشور غیر منعطف است.


ERP یك سیستم فرآیند نگر است و این نوع دیدگاه در تناقض با روند انجام فعالیتهای اكثر سازمانها و شركتهای كشور که بصورت وظیفه ای انجام می‌شود است. دید فرایندی به روند تولیدات یك شركت‌، بعضا باعث تغییر ساختار آن سازمان می‌شود كه در بیشتر مواقع در میان كاركنان و حتی مدیران ارشد آن سازمان تنش ایجاد می كند. بنابراین سازمانی موفق خواهد بود كه قابلیت تغییر ساختار سازمانی و فرایندهای كسب و كار را در جهت انطباق با فرآیندهای بهینه داشته باشد.


۵) فرایندهای موجود سازمان با فرایندهای بهینه ERP تطابق ندارد.


اگر نتیجه کارشناسی امكان سنجی پذیرش ERP در سازمان های بزرگ ایران ، خرید سیستم ERP را بر تهیه و ساخت آن ترجیح دهد آن‌وقت این سوال مطرح است كه آیا مجموعه نرم افزارهای ERP با وضع سیستم‌ها و فرایندهای موجود سازمان، تطابق دارد ؟ در صورت تطابق نداشتن، مطمئنا در روند پیاده سازی ERP اختلال ایجادمی شود که این اختلال می تواند عامل وقفه و یا شکست اجرای ERP باشد. در چنین شرایطی سه روش وجود دارد:


الف) سازمان یا شركت خریدار باید فرایندهای موجود خود را تغییر و تلاش کند فرایندهای خود را با سیستم ERP مطابقت دهد. در این حالت تغییرات عمده ای در ساختار سازمانی ، وظایف وجایگاه شغلی كاركنان ،مسئولیتها ، نحوه كار و روشهای انجام كار ایجاد می شود و به عبارتی لازم است فرایند مهندسی مجدد در سطح شركت اجرا شود كه به نظر می‌رسد اگر سازمانی واقعا تصمیم به پیاده سازی ERP گرفته است و می خواهد ریسك شكست را به حداقل برساند می بایستی یك انقلاب فرایندی به وجود آورد و ابتدا فرایند مهندسی مجدد را در سازمان خود اجرا كند، سپس به به پیاده سازی ERP اقدام كند.


ب) بسته نرم افزاری موجود باید بر اساس شرایط خاص آن شركت تغییر داده شود . در این حالت احتمال بروز مشكلات در نرم افزار افزایش می یابد و به‌علاوه اشكالات خاصی را در به‌روزرسانی نرم افزار در نسخه های بعدی ایجاد خواهد كرد، زیرا نسخه های بعدی نیز باید به‌صورت خاص و سفارشی تولید شوند.


ج) ERP و فرایندهای سازمان وبرای کم کردن فاصله انطباق به سمت هم حرکت کنند .تجربه نشان داده است اگر سازمانها بخواهند از روشهای بهبود مستمر استفاده كنند و همزمان هم فرآیندهای خود و هم سیستم ERP را طبق نیازمندیهای خود تغییر دهند هر دو مقوله (هم ERP و هم فرایندها) آسیب خواهد دید.


۶) تبدیل داده ها یکی از معضلات بزرگ در پیاده سازی ERP است.


انتقال داده ها از سیستم های جزیره ای قبلی به سیستم ERP ، علاوه بر تحمیل هزینه بر سازمان یكی از مراحل بسیار حساس پیاده سازی ERP است كه عموما منجر به شكست پروژه می شود، چرا كه به دلیل داشتن یک پایگاه داده مجتمع و سیستم های نرم افزاری كاملا یكپارچه، بین اجزای سیستم ERP، هم از نظر ارتباطات داده ای و هم نرم افزاری، ایجاد شده است و در مرحله انتقال داده ها ازسیستم های قدیم كه ساختاری كاملا متفاوت با ساختار نرم افزاری ERP دارند یكسری از فضاهای اطلاعاتی این سیستم بنا به متفاوت بودن ساختار سیستم جدید مقدار نمی گیرند(خالی می ماند) كه نتایج و گزارشات حاصل از اجرا دارای خطای بسیار زیاد و دور از واقعیت بوده كه همین موضوع سازمان را با مشكلات عدیده ای روبرو خواهد کرد. شكایات كاربران و نارضایتی مدیران ارشد از عملكرد سیستم در این مرحله بسیار مشهود است و اگر بطور منطقی وعلمی با اینگونه مشكلات برخورد نشود، شكست پروژه قطعی است. برای جلوگیری از بروز اینگونه مشكلات می بایستی یك تیم بسیار قوی از كارشناسان IT و كارشناسان مرتبط با عوامل اجرایی تشكیل، تا نسبت به نحوه انتقال داده ها بصورت صحیح تصمیم گیری شده و فضاهای بدون مقدار قبل از اجرای سیستم طوری ترمیم شوند كه روی عملكرد کلی سیستم كمترین تنش وارد شود .


۷) هزینه های جانبی تحمیلی بر سازمان هنگام اجرای ERP سنگین است.


▪ هزینه آموزش :


به‌دلیل یكپارچه بودن سیستم ERP و نظر به اینكه كابران در بخشهای مختلف شركت با یك سیستم یكپارچه كار می‌كنند ، لازم است درك بیشتری از فعالیتها و فرایندهای موجود در سایر بخشها نیز پیدا كنند . کاربران باید طوری توجیه و آموزش ببینند که درک کنند هر داده ای كه وارد سیستم می‌كنند بر روی كل سیستم اثر گذار خواهد بود . بنابراین باید ارتباط بین بخشهای مختلف شركت از طریق این سیستم برای كاربران كاملا تشریح شود . تجربه نشان داده است در صورتی‌که آموزش کار با سیستم های بزرگ به خود کاربران واگذار شود، نتیجه مطلوبی حاصل نخواهد داشت بنابراین باید طبق یک برنامه ریزی دقیق برای کاربران كلاس آموزشی برگزار كرده و پس از پایان دوره برای آنها گواهینامه کار با سیستم صادر کرد.


▪ هزینه آزمایش نرم افزار :


آزمایش سیستم در یک گستره وسیع عملیاتی یکی از مراحل اصلی پیاده سازی سیستم است که بعضی از صاحب نظران، ۲۰ درصد کل زمان چرخه عمر سیستم را به این امر اختصاص می‌دهند .حال برای حصول اطمینان از روند صحیح اجرای فعالیتها ، باید ارتباط بین نرم افزارهای ERP با یكدیگر و احتمالا با سایر نرم افزارهای خاص بكاررفته در شركت مورد توجه قرار گیرد.


▪ هزینه سفارشی کردن نرم افزار :


در صورتی‌که یك یا چند عامل از نرم افزارهای ERP نتواند با شرایط كاری و فرایندهای موجود سازمان منطبق شود، نرم افزار مزبور بر اساس شرایط خاص آن شركت بازسازی می شود. تجربه نشان داده است اگر ERP را به چهار بخش کلان تولید، بازرگانی، منابع انسانی و مالی تقسیم كنیم، اصولا بخش تولید هر سازمان قسمت خاص آن سازمان محسوب می‌شود و همیشه بیشترین اصلاح را نیاز دارد که بنا به درخواست كارفرما سفارشی سازی می شود .


۸) کارکنان، عمده ترین عوامل ناكامی اجرای پروژه ERP ، هستند.


تجربه نشان داده است كه مهمترین عامل ناكامی در پیاده سازی و اجرای ERP ، كاركنان و پرسنل استفاده كننده از نرم‌افزارها ( بخصوص كاربران عملیاتی سیستم ها ) در بخشهای مختلف سازمان هستند كه اگر آموزش فرهنگی و علمی مناسبی در خصوص تغییر روشهای سنتی خود نبینند و نپذیرند كه ERP روند اجرای كارها و فعالیتهای آنها را نسبت به سیستمهای قبلی بهبود می بخشد ، در برابر اجرای آن مقاومت نشان می‌دهند و آن را با شكست مواجه می‌كنند. و همچنین اگر مدیر ارشد سازمان بطور مستقیم از مجریان حمایت نكند و با تفویض اختیار به مدیران زیر مجموعه و كم رنگ كردن حضور خود در اجرای پروژه و همچنین تشكیل ندادن به موقع كمیته های مدیریت تغییر و مدیریت بحران كه از مباحث عمده در مدیریت بشمار می‌رود اقدام نكند، ناكامی ودرصد شكست پروژه را افزایش خواهد داد. طبق تحقیقات صورت گرفته تقریبا نیمی از پروژه‌های ناكام مانده ERP به این دلیل شكست خورده اندكه مدیران آنها تلاش لازم برای اعمال مدیریت تغییر صحیح و مناسب را در نظرنگرفته اند. بهترین پیشنهاد برای كاهش مقاومت، مشاركت دادن كاركنان در فرآیند تغییر است. تشکیل جلسه با کاربران صاحب نظر و استفاده از تجربه‌های آنها می تواند به میزان قابل توجهی مقاومت سایر کابران را کاهش دهد .


۹) مطالعات بسیار گسترده روی امكان سنجی ERP در سازمانها قبل از اجرای آن امری اجتناب ناپذیر است.


با توجه به اینكه تصمیم گیری جهت پیاده سازی چنین پروژه سنگینی كه از نظر مالی ، زمانی ، محدوده عملیاتی و منابع مورد نیاز، بحث برانگیز است، قبل از اجرا باید از منظرهای مختلف مورد ارزیابی قرارگیرد یا به عبارتی امكان سنجی دقیقی صورت گیرد‌. برای اطلاع از ضرورت انجام امكان سنجی ، بهتر است اینگونه تصور شود كه اگر پیاده سازی موفقیت آمیز باشد منافع بسیاری برای سازمان خواهد داشت و در صورت عدم موفقیت، شركت را به ورطه نابودی خواهد كشاند. حال توجه به نکته‌های زیر در زمان امکان سنجی سازمانها برای پذیرش ERP می تواند مفید واقع شود.


▪ بررسی بستر سخت افزاری و شبكه متناسب با نیازمندیهای پیاده سازی ERP و بررسی اینكه آیا سازمان برای پیاده سازی یك سیستم ایده ال و یكپارچه قصد سرمایه گذاری مناسبی را در دو بعد كسب و كار و فناوری اطلاعات دارد ؟


▪ میزان تعهد سازمان به مهندسی مجدد فرایندها در راستای فناوریهای نوین چقدر است ؟


▪ سیستم های جزیره ای در سطح سازمان پراكنده اند و به‌دلیل یكپارچه نبودن و فقدان یك بستر مشترك نرم افزاری و سخت افزاری ، قادربه حل مشكلاتی از قبیل مدیریت ارتباط با مشتری و فرایند پیچیده مدیریت زنجیره تامین نیستند.


▪ تهیه نرم افزارهای جزیره ای و ایجاد ارتباطهای الكترونیك كاذب بین قسمتها‌، ورود اطلاعات مجدد سیستم ها در چندین محل فیزیكی مختلف‌، یكسان نبودن بانكهای اطلاعاتی موجود و پراكندگی آنها‌، در معرض خطر بودن اطلاعات بدلیل ذخیره نساختن اطلاعات سازمان در قالب یك پایگاه داده امن ،و وجود نداشتن ارتباط سیستمی اثر بخش بین واحدهای سازمان از مسائل مهم امكان سنجی است.


▪ اصولا اجرا یا اجرا نكردن ERP برای كابران عملیاتی خیلی اهمیت ندارد و حاضر به تغییر روش کاری و ترک عادت خود نیستند. این موضوع به نظر منطقی می رسد ،چراكه كاربر در همان محدوه و سطح دسترسی كاری كه برایش تعریف شده است. اقدام به ورود اطلاعات می كند و نتیجه و گزارشهای به دست آمده برای ایشان خیلی مهم نیست . مدیران ارشد و مدیرعامل سازمان هستند كه باید با ایجاد یك عامل انگیزش قوی آنها را ملزم به تغییر روش كنند. مهمترین عامل در پیاده سازی موفق ERP كاربران سطح عملیاتی هستند كه اگر همكاری لازم با اجرا كنندگان سیستم نداشته باشند شكست در اجرا قطعی است.


▪ مدیران عالی سازمانها صرفا با برگزاری سمینار ، كنفرانس و همایش در زمینه معرفی و ارائه مزایای ERP ، برای پذیرش پیاده سازی این سیستم‌ها خطر نمی كنند. پس باید تدبیری اتخاذ كرد و با تدوین روشی كاملا ملموس این حس را در آنها ایجاد كرد كه تهدیدها و مزایای حاصل از پیاده سازی ERP را بااعداد و ارقام بصورت بصری مشاهده كنند. با تحقیقاتی كه در این زمینه صورت گرفته مدیران ارشد اظهار می‌دارند اگر شركت یا عاملانی كه توانایی اجرای ERP را دارند بتوانند با استقرار تیمی طی مدتی مناسب در سازمانها آنها را توجیه كنند و یك بخشی از ERP را بطور كاملا عملیاتی مورد آزمایش قراردهند، این، بهترین روش برای پذیرش مراحل مقدماتی این سیستم خواهد بود.


● نتیجه گیری

در چند سال اخیر سازمانها و شركتهای ایران استقبال قابل توجهی برای اجرای ERP كرده اند ولی بطور قطع می توان گفت كه اكثر آنها منتظرند نتیجه اجرای پیاده سازی را در شركتهایی كه این ریسك بزرگ را پذیرفته اند ، مشاهده کنند.

با اجرای ERP ، ساختار و فرآیندهای سازمانها مورد هدف قرار می گیرند، پس سازمانهایی موفق خواهند بود كه در مقابل تغییر ساختار سازمانی و انطباق فرآیندهای كسب و كار با سیستم ERP انعطاف مناسبی از خود نشان داده باشند .


طبق تحقیقات صورت گرفته بر روی عوامل تاثیر گذار بر آمادگی پیاده سازی ERP در چهار گروه (سازمانی –استراتژیكی) ، (سازمانی- تكنیكی)،(استراتژیكی) و (‌فنی و تكنیكی)، پس از استفاده از نظرات متخصصان و كارشناسان حوزه IT و ERP این نتیجه حاصل شد كه هرچهارگروه فوق برآمادگی سازمان برای پیاده سازی ERP اثر گذارند ولی اثرگذاری عوامل سازمانی بیش از عوامل فنی است .نتیجه اینكه این سیستم بیش از آنكه بعد فنی و تكنیكی داشته باشد بعدی مدیریتی و سازمانی دارد و اهمیت بیشتر به ابعاد سازمانی و مدیریتی می تواند ریسك شكست پیاده سازی سیستم در سازمان را كاهش دهد.


در یكی دیگر از تحقیقات صورت گرفته درخصوص ارائه چارچوبی در خصوص امكان سنجی آمادگی پذیرش ERP در ایران مدلی بنام مدل عنكبوتی پذیرش ERP ارائه شده است كه سازمانها می توانند با استفاده از چارچوب مذكور، وضعیت موجود را شناسایی كنند و با تعریف پروژه های بهبود در هر دو بعد كسب وكاروفناوری به افزایش تواناییها و قابلیت پذیرش سازمانی بپردازند و سپس بر طبق یك برنامه ممیزی دوره ای ، بهبود آمادگی و وضعیت جدید سازمانی را مجددا در همان بعد امكان سنجی و ارزیابی كنند. این چرخه ادامه پیدا می كند تا زمانی كه بصراحت و جسارت تمام بتوانیم بگوییم‌:


۱) كسب و كار سازمان آمادگی استفاده موفقیت آمیز از توانمندیهای ERP را دارد.


۲) بخش IT آمادگی راه اندازی و پشتیبانی از ERP را بطور كامل دارد.


طبق تجربه های به دست آمده به نظرمی‌رسد با نگاهی خوشبینانه شاید بتوان در بعد دوم به وضعیت مطلوبی رسید و ادعا كردكه بخش IT سازمانها بتوانند پشتیبانی ERP را انجام دهند ولی در بعد اول بافت سازمانها و شركتهای بزرگ ایران طوری شكل گرفته است كه هیچگاه به مرحله قابل قبولی از نظر امکان سنجی پذیرش بسته ERP نخواهند رسید كه بتوانند در تمامی ابعاد سازمانی ( استراتژی ، منابع انسانی ،ساختار سازمانی، اصلاح فرآیندها و ....) شرایطی فراهم آورند كه قادر باشند ERP را پیاده سازی کنند. ولی این بدان معنا نیست که منتظر معجزه ای باشیم که همه سیستمهای سازمانها یک شبه یکپارچه شوند. نداشتن سیستم پکپارچه برای برنامه ریزی کل منابع سازمان در دهه اخیر بصورت محسوسی همه سازمانها را آزار داده است .


منابع و ماخذ

۱ - عبدالحمید اشراق نیا ، «امكان سنجی آمادگی پذیرش ERPII در ایران ». دانشگاه صنعتی شریف، ۱۳۸۴

۲ - سید محمد بنی جمال، « ارائه چارچوبی به منظور ارزیابی آمادگی سازمانهای ایرانی برای پیاده سازی ERP‌». دانشگاه تهران، ۱۳۸۴

ـ علیرضا ابراهیمی: كارشناس ارشد فناوری اطلاعات

ارسال شده توسط احمد محمدی | 29 09, 2013 | بازدید‌ها (736)

در این متن 5 ماژول مختلف منابع انسانی(HR)  از محصولات شرکتهای مختلف مورد بررسی قرار می گیرند. در مقاله فوق محصولات به طور مستقیم مقایسه نمی شوند اما شما می توانید با در کنار هم قرار دادن خصوصیات آنها به تفاوتهایشان پی ببرید. اگرچه همیشه تلاش من این است که مقاله های جدیدتری در زمینه ERP منتشر کنم اما موضوع هایی این چنینی تا به حال در این وبلاگ معرفی نشده بود و به علاوه  در سایتهای فارسی ندیده ام که در موضوع تخصصیHR  ERP وارد شوند و با اینکه دو سال از تاریخ انتشار آن گذشته اما مقاله تازگی خود را حفظ کرده است. این مقاله توسط John Edwards نوشته شده که متاسفانه به توضیح بیشتری درباره ی نویسنده در اینترنت برخورد نکردم.

منبع مقاله

تاریخ انتشار: Apr 30 2009

تاریخ ترجمه: 1389/04/17

مقدمه

تعداد زیادی از کسب و کارها سیستم ERP شان را  بروز کرده اند تا اینکه سازمانشان اطلاعات به اشتراک گذاشته شده درست و در دسترس ارائه دهد. منابع انسانی  نیز از این حلقه بیرون نیست . در واقع ، بسیاری از تامین کنندگان بزرگ ERP در حال حاضر به مشتریانشان ماژولهای  HR بیشنهاد می دهند که به خودکار سازی تنظیم کارها در زمان ایجاد اطلاعات قطعی برای برنامه ریزی و بهینه سازی سازمان کمک می کند.

تجزیه و تحلیل

1- اجرای HCM ( مدیریت سرمایه انسانی)

برای استفاده همزمان با اجرای ERP طراحی شده ، HCM یک محصول قابل اجرا در محیط وب است که توانایی های گوناگونی را مطابق فهرست خود ایجاد  می کند – شاید حتی ویژگی هایی بیشتر از  نیازهای یک کسب و کار متوسط داشته باشد . این ماژول زبان های متعدد ، پولهای رایج ، تعاریف مالیاتی ، درآمدها و برنامه ها و پیکر بندی های امنیتی را پشتیبانی می کند. و سه جزء اساسی را شامل می شود :

  • مدیریت منابع : این ترکیب شامل سودهای مدیریتی ، صورت پرداخت ، امور خدمات مالی (FSA) و جبران خدمت می شود.
  • مدیریت نیروی کار : اهداف این بخش کمک به بخش HR در هزینه کردن موثر برای چالش های پیچیده در مدیریت نیروی کار است. این بخش شامل زمانبندی ، زمان حضور ، بررسی غیبت و پشتیبانی عملکرد می شود.
  • مدیریت استعداد : این بخش از ماژول ظرفیتهای توسعه نیروی کار را مهیّا می کند که روی استخدام ، آموزش ، کارایی نیروی کار و مدیریت شایستگی متمرکز شده است . برنامه ریزی توالی[1] استعدادها نیز فراهم شده است.
نتیجه : این یک ماژول با توانایی های زیاد و خوش ترکیب است که تقریبا برای هر کسب و کاری مناسب است.  اجرای HCM (مدیریت سرمایه انسانی) امتیازات فناوری وب را در بر دارد و یک ماژول ERP HR را ایجاد کرده که می تواند فوراً بروز شده و به آسانی هم مقیاس شرکت شود.

2- سیستم مدیریت منابع انسانی Sage Accpac[2]

بعنوان یک بخشی از نرم افزار  ERP شرکت Sage ، سیستم مدیریت منابع انسانی Sage پشتیبانی از وظایف گوناگون HR را مهیا کرده که شامل مزایا ، آموزش ، جذب نیروی تازه و هماهنگی می شود. این ماژول طراحی انعطاف پذیری را ارائه می دهد که به کاربران اجازه می دهد که پایگاه داده خودشان را انتخاب کنند ، که شامل  SQL یا MSDE[3] (موتور گرافیکی صفحه نمایش مایکروسافت)  است.

سیستم مدیریت منابع انسانی Sage Accpac همچنین ابزارهای گزارش دهی و تجزیه تحلیل قوی را در بر دارد که شیوه ای سفارشی شونده از تقریباً هر نوع HR را ارائه می دهد. صدها نمونه گزارش استاندارد در آن قرار دارد. یک پایگاه داده یکپارچه طراحی شده است تا جریان یکنواختی از اطلاعات مدیریتی و پرسنلی را ارائه دهد.

نتیجه :  این راه حل یک انتخاب خوبی است که به کارکنان رشد فکری در طراحی و عملیات میدهد . این محصول برای کسب و کارهای تولیدی متوسط مناسب است.

3- مدیریت سرمایه ی انسانیِ SAP ERP

بخش اصلی SAP که به طور کامل ERP را مورد توجه قرار داده ، SAP ERP HCM را ارائه کرده ، یک ماژول منابع انسانی تطبیق پذیر و بشدت مقیاس پذیر. این راه حل طراحی شده تا به شرکتهای موجود در همه ی صنایع یک توان انتخاب کاملی از ابزارهای ERP بدهد.

این نرم افزار می تواند تمام فرایندهای HR اساسی و بسیار پیشرفته موجود را خودکار کند که شامل مدیریت کارکنان ، صورت پرداخت و گزارش دهی می شود. این محصول انطباق پذیری با هردوی آیین نامه های جهانی و محلی را پشتیبانی می کند. دیگر خصوصیات شامل مدیریت استعداد ، اندازه گی ری عملکرد و دریافت فوری نسبت به تقریباً هر زمینه از HR.

نتیجه: مدیریت سرمایه انسانی (HCM) هدفی را برقرار می کند که هر ارائه کننده ماژول ERP HR دیگری فقط می تواند آرزوی آن را داشته باشد. از سوی دیگر این محصول برای بیشتر SMB ها (سازمانهای متوسط) بیشتر از نیاز است. در هر صورت به شکلی صادقانه این محصول رولز رویس (بهترین) ماژول برای ERP HR  است.

4- HRMS اوراکل

Human resource management system شرکت اوراکل در حقیقت برای خودکار کردن هر عملکرد سازمانی HR طراحی شده است. شرکت این ماموریت را به عنوان » فرایندی کامل برای بازیابی در برابر بازنشستگی » توصیف توصیف کرده است. یک ماژول اطلاعاتی یکپارچه یِ منحصر به فردی که قصد دارد یک چشم انداز سریع ، فوری و دقیق از فعالیتهای مربوط به HR را پشتیبانی کند؛ که شامل جذب نیروی تازه ، صورت پرداخت ، مزایا ، مدیریت عملکرد ، برنامه های آموزشی ، جبران خدمت ، مدیریت زمان و تجزیه و تحلیل بلادرنگ می شود.

محصول HR اوراکل از جنبه های زیادی با ماژول SAP از جنبه دامنه کاربرد و وسعت نظر قابل مقایسه است،  اگرچه اوراکل از این ادعای مورد نظرش حمایت می کند که نرم افزار برگزیده شان بسیار انعطاف پذیر و برای استفاده بسیار آسان است .

نتیجه : HRMS اوراکل کامل و بسیار صلاحیتدار است ، اما برای کسب و کارهای کوچک مناسب نیست.

5- سیستم مدیریت منابع انسانی مایکروسافت  III)  Axapta)

با مایکروسافت دینامیک AX ERP سازگار است و برای ایجاد پشتیبانی HR در کنار ورژن های  II و I Axapta  منتشر کرده است. این ماژول خصوصیاتی را فراهم می کند تا از توسعه مهارتهای  شغلی کارکنان هر یک از کارکنان پشتیبانی کند. یک قابلیت آینده نگری در کنار بسیاری ماژولهای دیگر .

اهداف نرم افزار کمک به کسب و کار ها است تا برنامه های توسعه ای حرفه ای ایجاد شوند  که بر اهداف و مهارتهای کارکنان متمرکز باشند. خصوصیاتی شامل یک «چارچوب شایستگی» به همراه یک فرایند توسعه است برای آنکه گفتگوهای پرسنلی را ثبت کند ، برنامه های آموزشی را رشد دهد ، مهارت ها را تطبیق دهد ، فاصله مهارتها را تجزیه و تحلیل کند و … . فرایندهای گوناگون نرم افزاری به صورت اشتراکی اداره می شود و اجازه پیگیری توسط کارکنان و مدیران را می دهد تا گفتگوی میان دو گروه بهبود یابد.

نتیجه: شرکت مایکروسافت برای نرم افزارهای کاربردی ابتکاری خود به درستی مشهور نیست ، اما مدیریت منابع انسانی مایکروسافت Axapta III یک استثنا دلپذیر در برابر قواعد است.

[1] Succession-planning  یک فرایند شناخت و آماده سازی کارکنان بوسیله ی مربی گری کردن ، کارآموزی و چرخش شغلی است ، تا جایگزین افراد کلیدی سازمان شوند – همچون ریاست کل – به عنوان سرآمدن دوره های انتصابشان. از جنبه مدیریت ریسک ، این مقررات برای مواردی که یک نامزد داخلی مناسبی نیست تا  جایگزین فرد کلیدی از دست داده شده شود نوشته شده اند.

[2] این مجموعه یک راه حل نرم افزاری قوی ERP است که به شما کمک می کند عملیات داخلی را ساده و موثر بکنید تا اینکه به فروش ، بازاریابی ، مالی و جریان کاری کمک کند تا هر یک بعنوان یک تیم واحد باشند.

[3] Microsoft Desktop Engine

درباره من

  • 9163858398
  • احمد محمدی (کارشناس ارشد مدیریت فناوری اطلاعات و مهندس نرم افزار)

    مشاور و عضو کمیسیون نظارت و ارزشیابی سازمان نظام مهندسی رایانه ای خراسان رضوی

    بنیانگذار و مالک سایت های SEOparsian.com و SMSparsian.com

    جديدترين مقالات مرتبط با مدیریت فناوری اطلاعات

    ahmad.mohammadi.a@gmail.com

آخرين مطالب بروز شده