مدیریت فناوری اطلاعات

طراحي و توليد محيط الکترونيکي مماس (مديريت منابع اطلاعات سازمان)

ارسال شده توسط عباس آبادی | 4 November, 2014 | بازدید‌ها (728)

     

    چكيده

    بررسي اطلاعات به عنوان يك روش براي ارزيابي چگونگي و كيفيت استفاده از اطلاعات ، منابع اطلاعات و جريان هاي اطلاعات به مديران سازماني كمك مي كند تا يك مسير راهبردي براي مديريت منابع اطلاعاتي سازمان داشته باشند.

    در اين مقاله که بر اساس ی  پایان نامه دوره کارشناسی فناوری اطلاعات نگارنده دوم مقاله به سرپرستی نگارنده اول مقاله نوشته شده است با شناخت و بررسي روشگانهاي موجود و معرفي شده براي اجراي اين فرآيند در سازمان ها به طراحي يك راه حل و مدل براي مديريت منابع اطلاعات پرداخته شده است . طراحي يک سامانه اطلاعاتي براي آن منجر به توليد سامانه اي رايانه اي شده است که حامي مديران در بررسي اطلاعات و مديريت منابع اطلاعات مي تواند باشد.

    دراين مقاله  ابتدا به تعريف مفاهيمي در حوزه مديريت منابع اطلاعاتي پرداخته شده و سپس با معرفي و مقايسه چند روشگان،مدلي براي مديريت منابع اطلاعات پيشنهاد شده و در پايان ضمن بيان طراحي اين مدل سامانه توليد شده با اين روش  را معرفي نموده گردیده است.نو آوري اين مقاله در کمّي سازي مفهوم گردش اطلاعات و پيگيري انطباق گردش کار بر گردش اطلاعات و نحوه رديابي اين انطباق و توليد ابزاري براي مديريت دسترسي به منابع اطلاعاتي است.

    كليد واژه ها : مديريت منابع اطلاعاتي سازمان (مماس)،بررسي اطلاعات،گردش اطلاعات، گردش كار،انطباق گردش کار و گردش اطلاعات.

    اطلاعات سرمايه اي راهبردي در مديريت منابع اطلاعات

      اطلاعات و مديريت برقراري ارتباطات جهت دسترسي به اطلاعات به عنوان يكي از منابع و داراييها و سرمايه هاي سازماني تلقي مي شود و تدوين راهبردهاي لازم براي مديريت اثربخش منابع اطلاعاتي ضروري به نظر مي رسد. زيرا وسيله ايست كه امكان استفاده بهتر ومناسبتر از منابع ملموس و غير ملموس سازمان را براي مديريت فراهم مي آورد.

    با توجه به اين جنبه ها  ، سازمان ها بخش يا واحدي را با مسئوليت "مديريت اطلاعات و ارتباطات" با هدف،مديريت منابع اطلاعاتي و ارتباطي تاسيس می كنند كه نقش اصلي آن يافتن روشهاي بهينه سازي،پردازش و در اختيار گذاردن اطلاعات برای به كارگيري توسط كاربران است.

    نگرش سازماني به مديريت منابع اطلاعاتي

    اطلاعات سازمان نه تنها به عنوان نوعي منبع دارايي سازمان استفاده مي شود، (همچنانكه سازمانهايي مثل خطوط هواپيمايي يا بانكها اصولا بدون استفاده از اطلاعات و برقراري ارتباطات و سامانه هاي اطلاعاتي قادر به ادامه كار نيستند) بلكه به عنوان وسيله اي براي مديريت منابع و داراييهاي ديگر سازمان نيز به كار مي رود. و به اين ترتيب از هر دو جنبه ارزش ويژه اي در سازمان دارد.اما اين ارزش كاربردي نيست مگر اينكه اطلاعات لازم در زمان مناسب و در اختيار فرد مجاز قرار گيرد و ارتباطات به صورت مطلوب و لازم در سازمان برقرار شود.

     ارزش و هزينه اطلاعات

    براي ارزش اطلاعات چهار ويژگي   كيفيت ، زمان ،كميت و پيوند بودن اطلاعات با تصميمات و فعاليتها قائلند :

    الف)كيفيت اطلاعات : هر اندازه كه تامين اطلاعات دقيق ، بيشتر ميسر باشد،كيفيت اطلاعات نيز افزايش مي يابد و در نتيجه شخص مي تواند تصميمات صحيح تري اتخاذ نمايد.بديهي است كيفيت مطلوبتر اطلاعات هزينه بيشتري دربر دارد.اما کيفيت اطلاعات تعاريف ديگري هم دارد و وابسته به عوامل بسياري از جمله نحوه ي جمع آوري،صحت و اعتبار منابع و زبان مناسب مصرف توسط مخاطب است.

    ب)زمان اطلاعات : اطلاعات فراهم شده در سامانه هاي اطلاعاتي مي بايست در زمان مناسب و از فعاليت تعيين شده براي شخص مسئول فراهم و در اختيار او قرار داده شود.در تعريف گسترده تر زمان جمع آوري ، زمان توليد، زمان مصرف و زمان بهنگامي وجوه ديگر اين ويژگي است.

    ج)كميت اطلاعات .

    اطلاعات و سازمان

    اگر داده ها روابط انتزاعي بين پديده ها را بيان ميكنند، اطلاعات معاني هستند كه به داده ها نسبت داده ميشوند و مجموعه هاي بزرگ تري را ميسازند .اين معاني ناشي از زيست بوم اطلاعات هستند و با ابرداده ها  توصيف ميگردند كه ويژگيهاي محيط و سازمان به كارگيري اطلاع را دربر دارند . به كمك اين ابرداده ها، توصيف موردي اطلاع كه دربردارنده پاسخ هايي در مورد اين كه اطلاع كي، كجا ، توسط چه كسي ، به چه بهايي و با چه هدفي و به چه شكلي قابل فرآيند(توليد، پردازش، به هنگامي، حذف، دسترسي)است، به دست مي آيد كه محاسبه ارزشهاي موردي هر اطلاع را ميسر ميكند. گردش كار سازماني كه فرآيند هاي كاري از آن زاده مي شود آن چنان به گردش اطلاعات در سازمان وابسته است كه انطباق اين دو مناسب ترين شكل انجام كار و زمينه ي لازم براي خودكاري سازماني را فراهم مي سازد. ابزارهايي كه توصيف کننده گردش كار و اطلاعات در سازمانها هستند، امكانات بالقوه و پايه براي فراهم سازي زمينه ي اين انطباق را دارند و فراروش معماري اطلاعات در قالب فرهنگ داده اي كه فراهم مي آورد، عملا اين امكان را به دست مي دهد]ابطحي 1383[.مي توان يك مدل اطلاعاتي از سازمان در اختيار داشت و از آن براي تدوين برنامه ي توليد سامانه هاي اطلاعاتي يكپارچه شونده و برنامه ريزي براي انطباق گردش كاري بر گردش اطلاعاتي سازمان نيز مي   بهره گرفت.

     رسيدگي و بررسي اطلاعات

    "بوچانان و گيب" براي تعريف بررسي اطلاعات مي نويسند : "فرآيندي براي كشف،پايش و ارزيابي منابع اطلاعاتي سازمان جهت پياده سازي،نگهداري يا ارتقاء مديريت اطلاعات سازمان"[Buchanan & Gibb1998].

    همچنين "گروه اسليب" بررسي اطلاعات را بدين گونه تعريف مي كنند : "يك ارزيابي و سنجش از استفاده اطلاعات ، منابع اطلاعات و جريان هاي اطلاعات با ارجاع هم به افراد و هم به مستندات موجود،كه براي رسيدن به اهداف سازمان با يكديگر همكاري مي كنند." بنابر تعريف اول هدف از بررسي اطلاعات  ، شناسايي منابع اطلاعاتي يك سازمان و شناسايي نيازهاي اطلاعاتي يك سازمان است.

    طبقه بندي بررسي اطلاعات


    از سه ديدگاه راهبردي ، فرآيندي و منبعي به مسئله‌ي طبقه بندي بررسي اطلاعات نگريسته مي شود. ديدگاه راهبردي که در آن تمركز اين ديدگاه روي تحقق اهداف راهبردي از طريق نگاشت و تحليل ارتباط از ماموريت سازماني تا منابع اطلاعاتي است."بوچانان" يك سلسله مراتب ساده براي تعريف و نگاشت اين ارتباط پيشنهاد كرده است.

    15.00 800x600

    Normal 0 false false false EN-US X-NONE AR-SA

    مدل مد نظر او عناصر اصلي زير را شناسايي مي كند:

    ·        ماموريت، اهداف كلان، اهداف خرد ، عوامل كليدي توفيق، وظيفه / فعاليت، منابع اطلاعاتي

    در ديدگاه راهبردي منابع اطلاعاتي شناسايي مي شوند ولي فهرست نمي شوند.

    آن منابع اطلاعاتي كه داراي اهميت راهبردي بيشتري هستند در اولويت بالاتر بوده و تمركز روي آنها خواهد بود."بوچانان" يك نظام ارزش دهي به منابع پيشنهاد مي كند به اين صورت كه بر اساس اهميت راهبردي منبع اطلاعاتي براي فرآيند يك عدد صحيح بين يک و پنج به آن اختصاص دهيم.

    خروجي كليدي يك بررسي اطلاعات مبتني بر نگاه راهبردي مي تواند يك راهبرد سازماني اطلاعات باشد.

    تمركز ديدگاه فرآيندي بر روي جريان كار و جريان اطلاعات متناظرش مي باشد كه اين كار را از طريق مدل كردن فرآيندهاي سازماني انجام مي دهد. فرآيند يك مجموعه يا دنباله اي از فعاليت هاست كه منجر به اجراي يك وظيفه يا رسيدن به يك نتيجه مي شود.فرآيندها يك عنصر از سامانه هستند كه پاره اي از صفات آنرا به ارث مي برند

    فرآيندها ی سازمان را مي توان به چهار دسته فرآيندهاي اصلي، فرآيندهاي کليدي فرآيندهاي حمايتي و فرآيندهاي مديريتي تقسيم كرد .

    در جايي كه يك ساختار وظيفه مندي براي تعريف خطوط گزارش دهي و سازماندهي دارايي هاي فيزيكي ضروري است تاكيد بيش از حد بر وظيفه ها مي تواند محدوديت هايي براي جريان موثر اطلاعات ايجاد كند در نتيجه ارزشي كه توسط سازمان خلق مي شود را كاهش دهد.يك ديدگاه فرآيندي براين ديدگاه وظيفه اي فائق مي آيد آنجا كه سازمان را وامي دارد تا نگاهي به چگونگي جريان اطلاعات داشته و بنگرد كه چگونه وظيفه ها بايد با هم همكاري داشته باشند تا رضايت مشتري جلب شود [Gibb - 2006].

    تمركز در ديدگاه مبتني بر منابع بروي شناسايي ، دسته بندي ، و ارزيابي منابع اطلاعاتي مي‌باشد.برخلاف ديدگاههاي مبتني بر راهبرد و فرآيند،كه فقط منابعي را شناسايي مي كنند كه همراه يك هدف راهبردي يا يك فرآيند باشند،اين ديدگاه تمام منابع را كاملا شناسايي كرده و فهرست كاملي از آنان بدست مي‌دهد.

    راه حل پياده سازي سامانه مديريت منابع اطلاعات سازمان (مماس)

    ساختار كلي  مماس  آن از روشهاي بررسي اطلاعات اقتباس شده و در بخشهايي از جمله محاسبه ميزان تطابق گردش كار و اطلاعات از روشهاي ابداعي استفاده شده است. الگوی مماس شامل چهار گام اصلي : ترويج،شناسايي،تحليل و بهبود است :

      گام ترویج

    ابتدا  باید پرسش هاي زير  پاسخ داده  شوند:

    1.چه اطلاعاتي از داخل يا خارج سازمان در يافت مي شود و اين اطلاعات از چه تاريخي و با چه دوره ي زماني دريافت مي شود.

    2.چگونه آنچه دريافت مي شود منطبق بر نياز شغلي و اطلاعاتي زيرفرآيند است(مورد نياز است يا نيست).

    3.چه اطلاعاتي مورد نياز است ولي توليد كننده اي براي آن نمي شناسيم.

    4.چه اطلاعاتي و به چه زير فرآيندي از داخل يا خارج سازمان داده مي شود شود و اين اطلاعات از چه تاريخي و با چه دوره ي زماني توليد مي شود.

    5.آيا اين اطلاعات مصرف كننده دارد يا بي كاربرد است.

    گام تحلیل 

    اطلاعات در يافت شده و ارسال شده (مصرفي و توليدي) بايد مشخص شود که آيا داراي مبدا ويا مقصد مشخص و شناخته شده هستند يا خير همچنين آيا مورد نياز و كاربرد مي باشند يا نه.

    با گرد آوري اين اطلاعات مي توان به دو نوع ناهنجاري پي برد :

    ·        ناهنجاريهاي درخواست اطلاعات :

    1.       عدم وجود توليد كننده براي اطلاعات مورد نياز

    2.       عدم تاييد توليدكننده ي اعلام شده براي توليد اطلاعات

    3.       توليد ديرتر اطلاعات از دوره زماني مورد نياز

    ·        ناهنجاريهاي گردش اطلاعات : عدم دريافت به موقع و طبق برنامه اطلاعات توسط مصرف كننده

    گام شناسايي منابع اطلاعاتي سازمان

    يک فهرست مقدماتي از منابع اطلاعاتي در بخشهاي گذشته بدست آمده،هدف از اين بخش نهايي سازي فهرست و مصاحبه با کاربران اطلاعات است جهت ساختن يک تصوير با جزئيات بيشتر از منابع اطلاعاتي مربوط به فعاليتهايي که پشتيباني مي کند .

     گام تحلیل شکاف اطلاعاتي

    .بدين ترتيب با مقايسه وضع موجود (گردش اطلاعات موجود) و وضع مطلوب (گردش اطلاعات ناشي از گردش کار) به نقطه هاي شکاف اطلاعاتي (فقدان دانش مورد نياز در يک زيرفرآيند) و مسائل و مشکلات اطلاعاتي سازمان پي مي بريم.

    براي هر فرآيند يا زير فرآيند مي توان پنج مورد : تعداد و درصد اطلاعات دريافتي مورد نياز ،تعداد و درصد اطلاعات دريافتي غير مورد نياز ، تعداد و درصد اطلاعات مورد نياز غيردريافتي ، تعداد و درصد اطلاعات توليدي باكاربرد و تعداد و درصد اطلاعات توليدي بي كاربرد را را اندازه گرفت .مي توان با در نظر گرفتن چند فرآيند به عنوان يك گروه فرآيندي هر كدام از موارد پنجگانه بالا را در مورد اين گروهها نيز محاسبه نمود.

    بدين ترتيب مي توان به تفكيك گروه فرآيندي و فرآيند و زيرفرآيند معياري براي مشخص كردن ميزان انطباق گردش كار و اطلاعات بدست آورد.و با رفع مشكلات و كمبودها و ناهنجاريهاي درخواستي و گردشي اين مقادير به روز شده و اندازه پيشرفت بدست آيد.

    Normal 0 false false false EN-US X-NONE AR-SA

    بر اساس مدل CRUD با يک قلم اطلاعاتي مي توان چهار عمل اصلي ايجاد، مشاهده، به هنگام رساني و حذف را انجام داد. به هنگام رساني شامل تاييد، تبديل، تصحيح، بازبيني و بطور کلي ويرايش اطلاعات خواهد بود. در يک جريان اطلاعاتي اگر مبدا آن جريان (ارسال کننده)، فقط مشاهده کننده آن قلم اطلاعاتي باشد (مورد نيازش نباشد) اين جريان بايد حذف شده و  مبدا آن را يک گام به عقبتر بازگردانيم.

    15.00 800x600

    Normal 0 false false false EN-US X-NONE AR-SA

    گسترش در آينده

     

    مديريت اطلاعات مشکل مديريت درخواست ها را دارد بدين معنا که ممکن است مجريان زيرفرآيندها در يک سازمان دچار زياده خواهي اطلاعات شده باشند و بدون در نظر گرفتن نياز واقعي خود درخواست اقلام اطلاعاتي اضافه داشته باشند.راه حل اين مسئله مي تواند محاسبه هزينه و قيمت براي اقلام اطلاعاتي دريافتي هر زيرفرآيند باشد.البته با ارتقاء و اتصال مديريت منابع اطلاعات به مديريت دانش شايد بتوان اقدام به استخراج سود حاصل از توليد يک قلم اطلاعاتي نمود تا ارزش واقعي هر اطلاع بدست آيد.در اين صورت دانش مورد نياز در هر زيرفرآيند نيز موضوعيت پيدا خواهد کرد.

    ما در اين سامانه مدل فرآيندي سازمان را در دوسطح فرآيند و زيرفرآيند محدود نموديم،حال آنکه ضرورتا در سازمانها اينگونه نيست و مي تواند چند سطحي و نامتقارن باشد.

    در جريان اطلاعات داخل يک فرآيند فقط تبادل و گردش اطلاعات با زيرفرآيندهاي  بي فاصله درنظر گرفته شده است و اينکه اطلاع توليدي يک زيرفرآيند در چند گام بعد مورد استفاده و نياز يک زيرفرآيند قرار گيرد بررسي نمي شود.

    در تعريف اقلام اطلاعاتي زيرفرآيندها فقط حالتي در نظر گرفته شده است که دوره هاي توليدي ومصرفي منظم باشند و حالت نامنظم آنها مغفول مانده است.

    همچنين مي توان به تبادل تهاتري اطلاعات در سازمان اشاره نمود که در آن به اندازه اطلاعات توليدي امتياز اطلاعات مصرفي داده مي شود به تبادل هزينه اي بايد ابنياع شود.قيمت تعيين شده تبادل هزينه هزينه توليد محايبه مديريت منابع اطلاعات و به شرط تاييد به صرفه بودن آن توسط مصرف کننده و بيان منبع تعيين هزينه بايد باشد.اجراي اين مدل هرچند نيا زمند سازمان بالغ مبتني بر محاسبه هزينه / منفعت فعاليت ها و تحليل به صرفه بودن آن است، اما اجراي نمادين آن توسط نرم افزار اشاره به هزينه هاي پنهاني دارد در سير مديريت اطلاعات سازمان تقبل مي شود و مصرف کننده آن نامعين است.

     

     

     

     


    15.00 800x600 Normal 0 false false false EN-US X-NONE AR-SA

ارسال نظر
Info

توجه: از ارسال پيام هاي خصوصي در حالت لاگين براي نويسنده وبلاگ اجتناب نماييد.
در صورتی که در فرم ارسال نظر، نام شما توسط سیستم شناسایی شده باشد(در حالت لاگین) نظر شما بلافاصله منتشر خواهد شد.


در غیر اینصورت نظر شما پس از تایید توسط مالک وبلاگ منتشر خواهد شد.

 authimage