وبلاگ محمدصادق صادقی (دانش ERP)

ERP و مرروي بر تجربيات پياده‎سازي سيستم‌هاي برنامه‎ريزي منابع سازمان در ايران ENTERPRISE RESOURCE PLANNING= ERP

محمدصادق صادقی | 08 January, 2015 21:51

 

چكيده :

مدتي است واژه هايي نظير ERP, MIS …   اذهان شركت هاي دولتي و خصوصي را به خود مشغول ساخته و برخي از آنها فعاليت هاي خود را براي پياده سازي اين سيستم ها آغاز نموده اند. اما پيش از آغاز هر حركت و تلاشي مي بايست اين مفاهيم در بستر كاري كشور به دقت مورد مطالعه قرار گرفته و شناخته شوند تا سيستمي مطابق با انتظارات و فرهنگ اداري كشور پياده شده و بهره وري از سرمايه صرف شده حاصل گردد . بدين ترتيب در اين مقاله به تعريف ERP و عوامل موفقيت ، دلايل شكست، مزايا ، معايب و...آن پرداخته است.

 

مقدمه

استفاده از سيستم هاي اطلاعاتي كه بتوان همه فعاليتها و وظايف موجود در يك سازمان را تحت پوشش قرار داده و اطلاعات لازم و ضروري را به موقع در اختيار استفاده كنندگان آن قراردهد از ابزارهاي حياتي در سازمان هاي امروزي است[1] .

ERP  يا برنامه ريزي منابع سازمان بعنوان ابزار مديريتي براي يكپارچه سازي منابع سازمان اهميت شايان ذكري دارد. در اين مقاله سعي شده است، تحقيقي جامع در اين مورد صورت پذيرد تا راهگشايي براي انتخاب و پياده سازي سيستم هاي  برنامه ريزي منابع انساني گردد.

 

طرح مساله

قبل از تعريف ERP و شفاف تر شدن بحث، بهتر است ابتدا منابع يک شركت يا سازمان را بشناسيم.

به‌طور کلي منابع شركت را به چهار منبع اساسي تقسيم مي کنند.

 

1.منابع انساني

2. تجهيزات و امكانات (Material)

3. ماشين‌‌آلات (Machine)

4. پول (Money)

در اين ميان باارزش ترين آنها منابع انساني (MAN) است كه دانش و مهارتهاي افراد را در برمي‌گيرد .

 

 

 

 دانش خود به دو نوع تقسيم مي‌شود.

 

·  .دانش واضح و قابل لمس (Explicit Knowledge)، مثل سخنراني ها، كتب و مقالات.

·  دانش غير قابل لمس(Tacit Knowledge) ، يعني دانشي که در حافظه انسان نهفته است.

 

اين دانش بايد از حافظه دريافت شود و در نهايت در قالب نوآوري و خلاقيت وارد سازوكارهاي اداري و سازماني گردد.

ضرورت برنامه‌ريزي منابع چيست؟
اگر برنامه ريزي ضروري است،
ERP نيز ضرورت خواهد داشت.
ما باتوجه به شرايط جهاني و به دليل گسترش فناوري اطلاعات و ارتباطات نياز داريم خودمان را به بهترين و پيشرفته‌ترين تكنيك‌ها، مدل‌ها و روشهاي مديريتي و برنامه ريزي تجهيز كنيم تا در نهايت جامعه به رفاه مادي و معنوي برسد و در جهان الگو باشد.

 

 

تعاريف مختلف از ERP

 

  • سيستم يكپارچه اطلاعاتي برنامه ريزي منابع سازمان .
  • ERP ، يك علم و فن براي مديريت منابع است.
  • يک راه حل نرم‌افزاری است که تمام فعاليت‌های واحدهای مختلف سازمان را به طور يکپارچه در يک سيستم نرم‌افزاری واحد تعريف و ايجاد می‌کند.
  • مجموعه‌ای از سيستم‌های مکانيزه است که راه حل جامعی برای عملکرد اتوماتيک يک سازمان.
  • سيستم‌هاي ERP، سيستم‌هاي اطلاعاتي قابل تغيير و تنظيمي هستند كه اطلاعات و فرآيندهاي مبتني براطلاعات در سازمانها را در درون واحدهاي سازماني و بين آنها و روابط آنها با خارج سازمان يكپارچه مي‌كند .
  • ERP سيستم اطلاعاتي يكپارچه اي است كه فرايندهاي اصلي و فعاليتهاي عمده سازمان يا شركت  را پشتيباني كرده و امكان برنامه ريزي و كنترل منابع سازمان را فراهم مي آورد.
  • ERP ، با ابزارهاي كامپيوتري كه به كار مي‌گيرد، سرعت و دقت فرايند را تسريع مي‌كند.

 

 

ERP مناسب، منافع و دستاوردهاي موثري را در زمينه هاي استراتژي، فني، عملياتي و اقتصادي عايد سازمان مي كند و به نوعي همه سطوح  سازمان اعم از سطوح مديريت ارشد، مديريت مياني و مديريت عملياتي از آن بهره خواهندبرد .

 

انتخابERP  مناسب

براي انتخاب ERP مناسب  بايد فاكتورهاي زير مدنظر قرار گيرد:

·         ايجاد يکپارچگي در درون سازمان و موجوديت هاي برون سازمان

·         هماهنگي سازمان با تغييرات و شرايط برون ‌سازماني

·         ايجاد نگرش سيستمي

·         بهبود موقعيت از طريق بهبود فرآيندها

·         تطبيق با کسب و کار الکترونيک

·         ايجاد سازگاري در اطلاعات سازماني‌

·         كاهش هزينه‌هاي عملياتي‌

·         كوتاه نمودن زمان انجام فرآيندهاي عملياتي‌

·         افزايش راندمان کاري کارکنان

·         تقويت انجام صحيح كار و كاهش دوباره كاري

·  فراهم نمودن امکان شبيه‌سازي عمليات ومشاهده نتايج، قبل از اجراي فيزيکي

·         ايجاد ارتباط بين تامين‌کنندگان، توزيع‌کنندگان و مشتريان به صورت مستمر

·         تطبيق نمودن با ساير فناوريهاي نوين

 

در اين صورت ERP مناسب انتخاب يا تهيه شده است و مي‌توان به افزايش نرخ بازگشت سرمايه اميدوار بود.

 

نياز منديهاي استقرار ERP

       تصميم گيري هييت مديره

       تعريف پروژه نمونه

       ايجاد ساختار مناسب براي اجراي پروژه

       انتخاب ERP مناسب

       مهندسي مجدد فرآيند ها به ميزان تشخيص و صلاحديد سازمان

       ايجاد بستر مخابراتي لازم

       بومي كردن ERP

       بررسي نتايج

       تعميم

 

هزينه ERP

  1. 60% پياده سازي
  2. 20% هزينه ايجاد زير ساختهاي لازم
  3. 20% هزينه نرم افزار

 

هزينه هاي پنهان ERP

  1. آموزش
  2. آزمايش و يكپارچه سازي
  3. سفارشي سازي
  4. تبديل داده ها
  5. مشاوره
  6. جايگزيني بهترين ها

 

 

 

عوامل موفقيت ERP

 

       چشم اندازي را ايجاد كنيد

       برگشت سرمايه بكاررفته را درك كنيد

       تلاشهايتان را اولويت بندي كنيد.

       لازم و ملزومات يسستم را بشناسيد

       فرايند ها را يكپارچه كنيد

       اجرا را كنترل كنيد

       تغييرات را كنترل كنيد

 

دلايل شكست پروژه هاي ERP

  1. مقاوت افراد براي استفاده از نرم افزار
  2. تخمين نادرست سطوح منابع مورد نياز جهت اجراي سيستم
  3. نگرش نزديك بينانه به پروژه

 

مزاياي ERP

       نسبت هزينه هاي استقراربه منافع ايجاد شده در سازمان 1 به 10 است

       افزايش بازدهي سازمان در زمان كوتاه

  كنترل بهتر و موثرتر بودجه در نتيجه بهبود برنامه ريزي و فرآيند هاي ما لي

       فرصتي براي مهندسي مجدد سازمان

       ساده سازي و استاندارد شدن روشها

       رضايت مشتريان

 

معايب ERP

       سرمايه گذاري اوليه نسبتا زياد

       ريسك بالا

       قسمتهاي زيادي از سازمان درگير مي شوند

       براي ERP منابع زيادي مورد نياز است

       زمان نسبتا طولاني براي پياده سازي در سازمان هاي بزرگ مورد نياز است

 

 تجربه جهاني و تجربه در ايران در مورد به‌كارگيري ERP چگونه است؟

 در ايران براي تهيه برنامه راهبردي، ضعف وجود دارد. کارها به صورت سليقه‌اي انجام مي‌گيرد. اهداف به طريقي تدوين مي شوند که مورد پسند مديريت سطح بالا باشند، غافل از اينكه توانايي‌ها وضعف ها چيست؟ فرصت ها و تهديدها کجاست؟ و هدف از كسب و كار چيست._
به نظر مي رسد در مجموع در شركتهاي پيشرو در جهان بازگشت سرمايه روند مثبتي دارد، ولي در ايران به دليل عدم توجه کافي به زيرساخت‌هاي اساسي، اگر
ERP را هم پياده سازي کرده باشيم، شايد نتوانيم نسبت به افزايش نرخ بازگشت سرمايه اميدوار باشيم. در بعضي از سازمانها در ايران ERP نصب شده، اما هيچ‌گونه ارزيابي از يک مرجع برون سازماني انجام نشده که نرخ برگشت سرمايه را براي آنها اعلام کند.

 

 

نقطه قوت راه حل‌هاي ERP

 

  • نقطه قوت راه حل‌هاي ERP معتبر خارجي، انسجام و سطح بالاي يكپارچگي فرايندها است.

 

  • نقطه قوت راه حل‌هاي ERP شركت‌هاي ايراني، شناخت فضاي كسب و كار در ايران و داشتن تجربه مناسب، در پياده‌سازي و استقرار ERP است.

 

مجري بايستي خاك نرم‌افزار را در ايران خورده باشد!!!

 

چالش‌هاي برنامه‌ريزي منابع در ERP

·         هنوز نيازهاي مديريتي شفاف نشده است.

·         هنوز رقابت جدي بر كسب و كارها حاكم نيست.

·         دانش برنامه‌ريزي در كشور ضعيف است.

·         محيط بيروني كسب و كار پذيراي برنامه‌ريزي نيست.

 

چالش‌هاي نرم‌افزاري ERP

·         معماري سازماني (وضع مطلوب يا مقدور)

·         تفكيك مراحل توليد از تطبيق و اجراء

·         امنيت اطلاعات

·         سيستم جامع، MIS، ERP، يا KMS

·         Work Flow

·         محيط اجراء

 

شرط موفقيت (ERP ايراني يا ERP خارجي)

 

با عنايت به مفاهيم روشن ERP به ندرت می‌توان يک سيستم منطبق با اين ويژگی را در ايران پيدا کرد. گزينش يک محصول خاص و تغيير و تطبيق سيستم با فرايندهای سيستم و اجرای پروژه به صورت فازهای پشت سرهم در ايران مناسب‌تر است.شانس موفقيت در هيچ پروژه‌ای تضميني و صددرصد نيست.

يك مشاور با تجربه مي‌تواند در كاهش هزينه‌ها، انتخاب مناسب، و در اجراي موفقيت‌آميز پروژه ERP نقش تعيين‌كننده‌اي داشته باشد.

       اگر بهترينERP  انتخاب شود اما پياده‌سازی کننده مناسبی برای آن انتخاب نشود، ممکن است اين پروژه به شکست منتهی شود.

       سازمان هاي مختلفي با شرکت‌های خارجی وارد بحث و مذاکره شده اند تا ERPهای آنها را بومی و متناسب‌سازی کرده و يا دست کم، از ماژول های توليدات آنها استفاده كنند.در نتيجه اين تحقيقات مشخص شد که بومی‌سازی نرم افزارهای ERP خارجی در ايران ناممکن است.

موفقيت به معنی استقرار تمام موارد و مؤلفه‌های سازمان از يک نرم‌افزار ERP تاکنون اتفاق نيفتاده است.

 

بدون درگيری مديران سازمان در پياده‌سازی ERP، که يک تغيير فرهنگ بنيادی در سازمان است، محال است، که استقرار ERP موفق شود.

 

عوامل مؤثر در اجراي اثربخش پروژه‌هایERP

1- کارفرما

2- شرکت مجری

3- تيم ناظر و مشاورين

4- کاربران سيستم

 

كارفرما

 

1- نقش مدير قهرمان (Champion)

2- جايگاه و نقش مدير پروژه ERP از سوی کارفرما

3- روشن شدن حد تطبيق (بهبود يا تحول)

4- صبر و حوصله (قرن بيست و يکم قرن سرعت است، اما نه سرعت در تغيير مسئولين)

5- آگاهی کامل از اينکه قرار است به کجا برويم

6-عدم نااميدی در کنار عدم ذوق‌زدگی

7- توجه به سطح و درجه آمادگی سازمان کارفرما و درگير نکردن مجری برای ارتقاء سطح آمادگی کارفرما

 

شركت مجري

 

1- نقش مدير پروژه

2- داشتن تجربه در پياده سازی و استقرار در ايران

3- داشتن تعداد مناسب مشاور، تکنولوگ و ... در کنار تيم نرم‌افزاری

4- جداسازی محيط توليد از محيط تطبيق

5- قالب شدن تفکر ERP بر تفکر صرف نرم‌افزاری

(تفکر فرايندي، جذب دانش به روش‌ها، تفکر برنامه‌ريزی

 

تيم ناظر و مشاورين

 

1- تفکيک وظايف ناظر از وظايف مشاورين کافرما

2- کمک‌گيری از مشاورين متخصص برای مهياسازی شرايط جذب ERP

3- کمک‌گيری از انواع مشاوران آموزشی برای ارتقاء ميزان آمادگی کارفرما

4- کمک‌گيری از انواع مشاوران مديريتی و انجام طرح های بهبود

5- مديريت کامل پروژه با تکيه روش‌های استاندارد (BMBOK) توسط ناظر پروژه

6- ايجاد هماهنگی و يکپارچگی فکری بين تيم‌های کارفرما، مجری، ناظر و مشاورين

 

کاربران سيستم

 

1- ضرورت بسترسازی فرهنگی

2- برنامه‌ريزی آموزشی گسترده و قوی در زمينه‌های خدمات مديريتی، انفورماتيکی و انگيزشی

3- برنامه‌ريزی آموزشی تخصصی موضوعی (مثال: آموزشABC برای صاحبان فرايندهای مرتبط با فرايندهای مالی)

4- تعيين درست کاربران اصلی (Power User) و تعيين حداقل يک قائم‌مقام تمام وقت برای هر يک از آنان

5- آماده سازی کاربران سيستم‌ها و مهياسازی محيط کار برای حذف مقاومت در مقابل تغيير

 

جمع بندي

شرط موفقيت ERP در ايران يکپارچگی در تفکر شرکت‌های نرم‌افزاری، شرکت‌های خدمات مديريتی، مديران ارشد کسب و کارها، مؤسسات فرهنگی و مشاوران ارشد اين رشته است.

 

 

نظرات

ارسال نظر
Info

توجه: از ارسال پيام هاي خصوصي در حالت لاگين براي نويسنده وبلاگ اجتناب نماييد.
در صورتی که در فرم ارسال نظر، نام شما توسط سیستم شناسایی شده باشد(در حالت لاگین) نظر شما بلافاصله منتشر خواهد شد.


در غیر اینصورت نظر شما پس از تایید توسط مالک وبلاگ منتشر خواهد شد.

 authimage
 
Accessible and Valid XHTML 1.0 Strict and CSS
Converted to use with ITS. Powered by FUMblog