جديدترين مقالات مرتبط با مدیریت فناوری اطلاعات

فرآیند استقرار ERP در سازمان ها

ارسال شده توسط احمد محمدی | 15 January, 2014 | بازدید‌ها (2052)

    فرآیند استقرار ERP در سازمان ها

    پياده سازي ERP در سازمان همراه با مخاطراتي است كه در صورت عدم توجه و كنترل مي تواند باعث شكست يا ناكار آمدي استقرار گردد، كه اهم آن همراه با ضرايب وزني اهميت در ذيل بررسي مي گردد:

      وزن عنوان #  
      5

     عدم حمايت و التزام مديريت ارشد سازمان

    1  
      2

     عدم وجود زير ساخت مناسب

    2  
      4

     عدم شناخت فرآيندهاي سازمان

    3  
      3

     عدم انتخاب مشاور و ناظر مجرب

    4  
      5

     عدم انتخاب راه حل متناسب و بهينه

    5  
      4

     عدم استفاده از تيم مناسب براي استقرار

    6  
      5

     ايجاد تغييرات و بومي سازي به مقدار زياد

    7  
      4

     عدم توجه به فرهنگ سازي و آموزش در جهت كاهش مقاومت محيطي

    8  
      3

     عدم توجه به مهندسي مجدد فرايندهاي و كسب و كار

    9  
      4

     عدم الزام و اصرار بر راهبردي بودن تصميم به استقرار ERP

    10  
      4

     تغيير مديريت، ساختار يا اهداف و مأموريت سازمان در حين استقرار

    11  
      3

     عدم وجود مديريت دانش و مخاطرات ناشي از ريزش نيروهاي كليدي

    12  
      3

     عدم برنامه ريزي مناسب براي تحقق استقرار ERP

    13  
      3

     عدم وجود برنامه منسجم ITMP (برنامه كلي فناوري اطلاعات)

    14  

    شايان ذكر است كه ERP در مهندسي مجدد فرايندهاي سازمان (BPR) نقش Enabler يا تسهيل كننده دارد. ليكن در مورد اين كه ERP و BPR كدام يك مقدم بر ديگري هستند، بحث هاي زيادي مطرح است و مقالات مختلفي درباره آن وجود دارد. برخي ERP و BPR را دو فرايند لازم و ملزوم يكديگر دانسته اند و بسيار تأكيد بر اجراي كامل BPR همزمان با پياده سازي ERP و يا قبل از آن دارند، در حالي كه برخي ديگر بسيار تأكيد بر عدم اجراي BPR سنگين در فرآيندهاي سازمان به منظور افزايش احتمال موفقيت پروژه پياده سازي ERP در سازمان دارند. تأكيد گروه دوم بيشتر بر افزايش دقت در انتخاب ERP مناسب براي سازمان است، كه بيشترين انطباق را با فرايندهاي سازماني دارد.

    اما به هر حال بايد اشاره كرد كه در برخي موارد نرم افزار ERP خريداري شده، و منطبق با آن BPR صورت مي گيرد كه به آن Package Enabled BPR مي گويند. در نوع ديگر BPR استاندارد اعمال، و پس از آن ERP منطبق با استاندارد اعمال شده انتخاب مي شود.

    براي تعريف مدل چرخه عمر سيستم هاي ERP، از مدل ارائه شده به وسيله
    Esteves & Pastor در سال 1999، استفاده شده است. اين مدل در مراحل و ابعاد، ساخت يافته است. در ادامه مراحل مختلف اين چرخه و شرح مختصري از هر مرحله ارايه مي گردد:

    مرحله اول: تصميم براي انتخاب

    در اين مرحله مديران زمينه هاي نياز به يك سيستم ERP جديد را بررسي مي كنند و با انتخاب نگرش سيستم جامع اطلاعاتي، بهترين چالش هاي حياتي سازمان را عنوان خواهند كرد و راهبرد سازماني را بهبود خواهند بخشيد. مرحله تصميم گيري شامل تعريف نيازمندي هاي سيستم، اهداف و مزاياي سيستم و تحليل تأثير اين انتخاب در يك شركت و كليه سطوح سازماني است.

    مرحله دوم: انتخاب يا فراگيري

    در اين مرحله يك سيستم ERP كه با احتياجات سازمان به بهترين نحو تناسب داشته باشد و نياز به تغييرات را به كمترين ميزان برساند، انتخاب مي شود. در مراحل بعدي چرخه عمر ERP، به ويژه مرحله اجرا يك شركت مشاوره در نظر گرفته مي شود. عواملي چون قيمت، آموزش و خدمات نگهداري بررسي و شرايط انعقاد قرارداد تعريف مي شود. در اين مرحله تحليل نرخ برگشت سرمايه هر محصول، بسيار با اهميت است.

    مرحله سوم: اجرا

    اين مرحله شامل ايجاد دوباره يا تطبيق و سازگاري نرم افزار سيستم ERP با نيازهاي سازمان باشد. به طور معمول اين وظيفه با كمك مشاوران براي تهيه روش هاي بسترسازي، اجرا و بهره برداري ايجاد مي گردد.

    مرحله چهارم: كاربرد و نگهداري

    اين مرحله زمان بعد از نصب را پوشش داده و منافع حاصل از سيستم هاي ERP و به حداقل رساندن بي نظمي ها را تعقيب مي نمايد. در طول اين مرحله بايد از جنبه هاي كاركردي، توانايي و شايستگي هاي سازماني و فرآيندهاي تجاري آگاهي داشته باشيم. يك سيستم اجرايي بايد به خوبي نگهداري شود تا خرابي سيستم قابل تصحيح باشد، پيشنهادهاي بهينگي برآورده شوند و يك سيستم جامع براي بهبود ايجاد شود.

    مرحله پنجم: تكامل

    اين مرحله يكپارچگي توانايي هاي جديد سيستم ERP در برآورده نمودن نيازهاي جديد را با عنوان زمان بندي و برنامه ريزي پيشرفته، مديريت زنجيره تأمين، مديريت ارتباط با مشتري و جريان كاري، بر عهده دارد.

    مرحله ششم: بازنشستگي

    اين مرحله زماني به وجود مي آيد كه فناوري جديد سيستم ERP نارسايي داشته باشد، يا به نيازهاي شركت، با نگرشي تازه پرداخته شود. در اينجا مديران نسبت به جايگزيني ديگر نگرش هاي سيستم هاي اطلاعاتي كه تناسب بيشتري با نيازهاي سازماني خواهند داشت، تصميم گيري مي كنند.

    هزينه هاي مربوط به چرخه عمر سيستم هاي ERP به دو دسته مشهود و نامشهود تقسيم مي شوند. هزينه هاي مشهود، هزينه هاي هستند كه به شيوه مستقيم قابل اندازه گيري هستند. از آنجا كه هزينه هاي نامشهود به مفاهيم نامحسوس نسبت داده مي شوند در اندازه گيري آنها به شيوه مستقيم، مشكلاتي وجود دارد. اين هزينه ها با مراحل مربوط، در جدول زير نشان داده شده است:

     

    هزينه هاي نامشهود

    هزينه هاي مشهود

    مرحله

     
     

    هزينه هاي تصميم گيري

    -

     انتخاب

     
     

    هزينه هاي تصميم گيري

    هزينه هاي فرصت از دست رفته

    مشاوره

    سخت افزار

    پروانه هاي نرم افزاري

     فراگيري

     
     

    ايجاد مجدد تبديل و تحليل داده ها

    زمان صرف شده به وسيله كاركنان

    مهندسي مجدد، فرايندهاي كسب وكار

    مشاوره

    آموزش

    منابع انساني

    مشخصات سيستم

     اجرا

     
     

    هزينه‌هاي غير مستقيم خرابي سيستم

    هزينه از دست دادن رقابت جويي

    پيكربندي دوباره سيستم

    سازگاري سيستم

    هزينه خرابي سيستم

     كاربرد نگهداري

     
     

    -

    هزينه كاربردي جديد

     تكامل

     
     

    هزينه هاي فرصت از دست رفته

    هزينه هاي تصميم گيري

    -

     بازنشستگي

     
     

    روش هاي متفاوتي براي استقرار ERP در يك سازمان توسط شركت هاي مختلف تأمين كننده راه حل، استفاده مي گردد. در اينجا چند روش متداول معرفي مي گردد:

    روش راه حل جامع (Total Solution)

    «ارنست» و «يانگ» دو روش سيستماتيك جهت مهندسي مجدد سيستم ها ارائه كرده اند، كه راه حل جامع ناميده مي شود. اين روش شناسي 3 فاز عمده دارد:

    فاز 1) پيشنهاد ارزش (ايجاد يك مورد كاربردي كسب و كار براي يك راه حل SAP)

    قبل از شروع هر كاري بايد اطمينان حاصل كرد كه روش به كار رفته براي نوع كسب و كار مناسب است. براي اطمينان بايد به سوال هاي زير پاسخ داد:

    - آيا سرمايه گذاري انجام شده براي اين فناوري قابل توجيه است؟

    - آيا راه حل، با اهداف شركت سازگاري دارد؟

    - آيا مديريت شركت درك درستي از تغيير دارد و آيا اين تغييرات پشتيباني خواهد شد؟

    - ميزان پيشرفت فرآيند پروژه را كدام نقاط كليدي اندازه گيري مي كند؟

    فاز 2) ارزيابي آمادگي سازمان براي تغيير

    از آنجا كه تغيير به بسياري از افراد تحميل مي شود، ضروري است كه انتظارات تغيير در افراد قبل از تغيير ايجاد شود. در اين فاز بايد به سوال هاي زير پاسخ داد:

    - آيا سازمان براي تغيير آماده است؟

    - آيا هر كس در فضا و شرايط تغيير قرار گرفته است يا خير؟

    - تغييرات چگونه مديريت خواهد شد؟

    - انتظارات مديريت چيست؟

    پاسخ به اين سوالات، تعيين كننده رويكرد پياده سازي خواهد بود و آگاهي از پاسخ آنها نيز مي تواند به پيشرفت پروژه كمك كند و مانع انطباق ناپذيري عوامل تغيير با واقعيت هاي مشتري خواهد شد.

    فاز 3) رويكرد تعيين ارزش افزوده حاصل از پياده سازي

    در اين فاز انتظارات موجود و ارزش افزوده پروژه در دوره هاي زماني كوتاه و بلند، مهمترين عامل كليدي موفقيت پروژه به شمار مي آيد. چون اگر پيشرفت پروژه ملموس باشد، پذيرش آن براي افراد مقاوم در برابر تغيير آسان تر خواهد شد.

    روش Accelerated SAP

    روش ASAP يك طرح جزيي از پروژه SAP است كه تمام فعاليت هاي پياده سازي را در بر مي گيرد. پيمودن مراحل اين پروژه سريع تر از پروژه هاي ديگر است. اين روش شناسي شامل فازهاي زير است:

    فاز 1) آماده سازي پروژه

    در اين فاز برنامه ريزي مناسب و ارزيابي آمادگي سازماني انجام مي گيرد، تا اطمينان حاصل شود كه:

    - براي انجام پروژه در سازمان توافق كامل وجود دارد

    - اهداف روشن براي پروژه تعيين شده است

    - فرهنگ تغيير پذيري در شركت وجود دارد

    فاز 2) مدل سازي كسب و كار

    در اين فاز ابزارهاي كامل شامل فرايندهاي كسب و كار از پيش تعريف شده به كار مي روند كه با استفاده از پرسشنامه ها و الگوها، فرايندهاي جديد مدل سازي مي شوند. الگوهاي جديد شامل بهترين تجربيات هستند.

    فاز 3) انطباق سيستم با واقعيت

    بر اساس مدل سازي كسب و كار يك فرايند دو مرحله اي براي پيكربندي يك سيستم 3/R آغاز مي شود. در اين مرحله خطوط كلي سيستم جديد تعيين شده و سيستم براي برآورده كردن نيازمندي هاي كسب و كار آماده مي شود. اين خطوط كلي به كاربري مدل هاي كسب و كار در دنياي واقعي كمك مي كند و يك ديدگاه از تبادلات سيستم در عمل ارايه مي دهد.

    فاز 4) تعيين اعتبار مدل (پياده سازي و آزمايش)

    در اين فاز سيستم طراحي شده، پياده سازي و آزمايش مي شود.

    فاز 5) آماده سازي نهايي

    در اين مرحله سيستم 3/R به خوبي منطبق شده و آزمايش نهايي براي پياده سازي انجام مي شود.

    فاز 6) پشتياني

    در اين فاز بازنگري هاي ضروري در سيستم 3/R انجام مي شود. SAP خدماتي را به صورت بر خط فراهم مي كند تا از پياده سازي موفق سيستم، اطمينان حاصل شود. نگهداري سيستم نيز در اين فاز انجام مي شود.

    روش شناسي Fast Track

    اگر براي رسيدن به اهداف كسب و كار، مهندسي مجدد كلي فرايندها ضروري باشد، روش شناسيFast Track پياده سازي ERP را تسريع مي كند. اين روش شناسي 5 مرحله دارد كه با فعاليت هاي مشخص در جهت رسيدن به اهداف ERP كمك مي كند:

    فاز 1- تعيين حوزه مسأله و برنامه ريزي

    در اين فاز تعريف پروژه و حوزه مسأله اتفاق مي افتد.

    فاز 2- تعيين آرمان ها و اهداف

    در اين مرحله آرمان ها و اهداف مشخص مي شود.

    فاز 3- طراحي مجدد

    در اين فاز طراحي و توسعه نرم افزار انجام مي شود.

    فاز 4- پيكربندي

    در اين فاز، نرم افزار ايجاد و برنامه ريزي، آزمايش و يكپارچگي نرم افزار، انجام مي شود.

    فاز 5- آزمون تحويل

    در اين فاز سيستم مورد آزمايش نهايي قرار مي گيرد.

    معمولاً سه روش براي نصب و پياده سازي ERP مورد استفاده قرار مي گيرد:

    الف) يكباره

    يكي از رويكردهاي جاه طلبانه و مشكل در پياده سازي مجموعه سيستم هاي برنامه ريزي منابع سازمان آن است كه به يكباره كليه سيستم هاي قديمي سازمان جمع آوري و به جاي آن يك سيستم ERP نصب شود. گر چه اين روش براي نسخ اوليه ERP ها مورد استفاده قرار مي گرفته است ولي يكي از دلايل استفاده از اين روش، رفع مشكلات مرتبط با سال 2000 بوده است. تعداد اندكي از شركت ها حاضر شدند براي رفع مشكل سال 2000 با سعي فراوان، شركت خود را آماده كنند تا تغييرات به يكباره صورت گيرد. اخبار رسيده از اواخر دهه 90 در رابطه با نصب و عملياتي شدن سيستم هاي ERP حاكي از آن است، كاركناني كه به اين شيوه همكاري كردند و سيستم هاي جديد را عملياتي نمودند، به دليل نداشتن تجربه بكارگيري سيستم هاي ERP، عدم شناخت نسبت به عملكرد صحيح سيستم ها و عدم وجود حمايت كننده خاص، كاري بس دشوار و عظيم انجام داده اند.

    ب) تدريجي

    اين رويكرد براي شركت هاي بزرگ كه فرايندهاي تجاري مشترك زيادي بين واحدهاي سطح شركت ندارد، مناسب است. سيستم هاي ERP به طور مستقل در واحدهاي سطح شركت نصب مي شوند و سپس ارتباطات بين بخشي از قبيل برقراري ارتباط بين مالي و دفتر داري ايجاد مي گردد. به اين ترتيب به يك راهكار مشترك براي نصب ERP دست مي يابيم. در بيشتر حالات هر يك از واحدهاي تجاري مصداق يك ERP با پايگاه داده و سيستم مجزا است. سيستم ها به منظور به اشتراك گذاشتن نيازمنديهاي اطلاعاتي براي به دست آوردن كارايي بيشتر در سطح شركت، با يكديگر ارتباط برقرار مي كنند.

    معمولاً اين شيوه پياده سازي با يك برنامه نمايش و يا نصب آزمايشي در يكي از واحدهاي سازماني كه داراي شيوه كسب و كار بيمار است و ايجاد اشكال در آن سبب از هم گسيختگي زنجيره فرآيندهاي كسب و كار شركت نخواهد شد، آغاز مي شود.

    وقتي كه يكي از تيم هاي پروژه سيستم را در يك واحد نصب و اجرايي نمود و مشغول رفع خطاهاي آن است، تيم ديگر بازاريابي فروش براي ساير واحدهاي شركت آغاز مي كند و از اولين پياده سازي صورت گرفته به عنوان نمونه اي از اجرا در محل خود مشتري استفاده مي نمايد.

    برنامه ريزي براي اين راهكار بسيار طولاني خواهد بود. جالب است توجه شود كه بسياري از شركت هايي كه به اين شيوه ERP هاي اوليه خود را نصب كرده اند براي توسعه سيستم هاي موجود از راهكار اجراي همزمان براي كل شركت استفاده كرده اند.

    پ) فرآيندي

    در اين شيوه، طراحي فرآيندها از طرف ERP ديكته مي شود و بر روي تعدادي از فرايندهاي كليدي همانند فرايندهايي كه در ماجول مالي سيستم هاي ERP وجود دارد، تمركز ايجاد مي شود. اين شيوه معمولاً براي شركت هاي كوچك كه انتظار دارند درون ERP رشد و ترقي كنند، مفيد است.

    هدف در اينجا آن است كه ERP به سرعت نصب و عملياتي شود و به همين منظور بايستي از مهندسي مجدد فرايندها صرف نظر شود. تعداد اندكي از شركت ها كه از اين شيوه براي عملياتي سازي ERP خود استفاده كرده اند، مي توانند مدعي بازگشت مقدار زيادي از سرمايه به واسطه سيستم باشند. آمارهاي زيادي وجود دارد كه اين نوع ERP (ERP بسته) به دليل آنكه كاركنان را مجبور به تغيير عادات كاري نمي كند كمي از سيستم هاي قديمي بهتر است.

    در حقيقت كار اصلي و اساسي مهندسي مجدد فرايندها به زماني پس از اجرايي شدن ERP موكول مي شود كه به دليل بهره بردن برخي از كاركنان از مزاياي ERP به يك موضوع چالش انگيزي تبديل خواهد شد.


ارسال نظر
Info

توجه: از ارسال پيام هاي خصوصي در حالت لاگين براي نويسنده وبلاگ اجتناب نماييد.
در صورتی که در فرم ارسال نظر، نام شما توسط سیستم شناسایی شده باشد(در حالت لاگین) نظر شما بلافاصله منتشر خواهد شد.


در غیر اینصورت نظر شما پس از تایید توسط مالک وبلاگ منتشر خواهد شد.

 authimage

درباره من

  • 9163858398
  • جديدترين مقالات مرتبط با مدیریت فناوری اطلاعات (برنامه ريزي منابع سازماني ERP و..)
    احمد محمدی(کارشناس ارشد مدیریت - فناوری اطلاعات و مهندس نرم افزار)
    مشاور نظام مهندسی رایانه ای خراسان رضوی
    ahmad.mohammadi.a@gmail.com

آخرين مطالب بروز شده